Создание отчета сводной таблицы начинается с указания используемых данных и создания структуры отчета. Это делается с помощью мастера сводных таблиц и диаграмм. Затем с помощью панели инструментов Сводные таблицы можно поместить данные в эту структуру.
Например, можно выбрать категории включаемых данных (затененные синим цветом) и соответствующие значения данных для обобщения (затененные желтым цветом).
Затем выберите расположение категорий данных в строках и столбцах отчета сводной таблицы. По завершении создания отчета в программе Microsoft Excel автоматически происходит обобщение значений данных с вычислением итогов.
Создание отчета сводной таблицы является только первым шагом — достаточно вспомнить, сколько вопросов возникло по поводу данных. Отчет сводной таблицы не просто статический отчет. Его можно использовать для интерактивного поиска значимых данных. Просмотрите сведения подробно или вернитесь к обобщенным данным. Просмотрите суммы продаж по регионам или динамику продаж во времени. Выполните необходимую настройку.
Предполагается напечатать отчет сводной таблицы? Если отчет сводной таблицы содержит несколько страниц, можно настроить параметры печати для управления печатным представлением отчета.
Чтобы упростить переход с одной страницы отчета сводной таблицы на другую, нетрудно автоматически воспроизвести подписи в верхней части каждой страницы.
Для логичного распределения данных по страницам можно вставить автоматические разрывы страниц.
Например, разрыв страницы может разделять элементы в поле «Месяц».
На напечатанной странице можно повторить подписи из строк 1 и 2, а также повторить элемент внешнего поля строки «Апрель».
Следующие процедуры описывают настройку параметров печати для отчета сводной таблицы. Для предварительного просмотра печатного отчета после настройки параметров можно выбрать команду Предварительный просмотр (меню Файл). Если отчет готов к печати, нажмите кнопку Печать.
Если ни одно из сообщений об ошибке не задано, в программе Microsoft Excel используется пометка, указывающая, допустимы ли введенные пользователем данные, которая позволяет легко найти недопустимые записи. При этом пользователь не уведомляется о том, что введенные им данные недопустимы.
Тип диаграммы
Отображение
Примеры использования диаграмм в учебном процессе
|
Циклическая |
Непрерывный циклический процесс |
Возможность быстрого просмотра распределения обязанностей по уборке класса или графика дежурств. Изучение жизненного цикла различных животных. |
|
Целевая |
Шаги для достижения цели |
Ход сбора банок с консервами на благотворительные нужды. Создание списка для чтения, в котором каждая следующая книга сложнее предыдущей. |
Самым легким способом создания диаграммы
Создание диаграммы Ганта в программе Microsoft Excel 2002
Самым легким способом создания диаграммы Ганта является использование программы Microsoft Project вместо программы Microsoft Excel. Microsoft Project является программой планирования задач, что упрощает отслеживание временной шкалы проекта и составление диаграммы. Программа Microsoft Excel не содержит встроенный формат диаграммы Ганта. Тем не менее, можно создать диаграмму Ганта в программе Microsoft Excel, настроив линейчатую диаграмму с накоплением.
Эта статья описывает создание диаграммы Ганта, приведенной ниже.
Откройте новый лист в программе Microsoft Excel и введите следующие значения в ячейки от A1 до D6:
A
B
C
D
1
| |
Начальная дата |
Завершено |
Осталось |
2
| Задача 1 |
01.08.2000 |
205 |
10 |
3
| Задача 2 |
15.10.2000 |
200 |
120 |
4
| Задача 3 |
15.12.2000 |
140 |
200 |
5
| Задача 4 |
06.02.01 |
44 |
345 |
6
| Задача 5 |
06.05.01 |
0 |
380 | Примечание. Значения в столбцах C и D («Завершено» и «Осталось») представляют собой число дней. Выделите ячейку B2 и отформатируйте ее с помощью формата даты, который требуется использовать для диаграммы (команда Ячейки, меню Формат, вкладка Число). Выберите пункт Дата в списке Числовые форматы, а затем выберите используемый формат в списке Тип.
Выберите диапазон ячеек A1:D6 и нажмите кнопку Мастер диаграмм. На шаге 1 выберите пункт Линейчатая в поле Тип, а затем выберите подтип Линейчатая диаграмма с накоплением отражает вклад каждой категории в общую сумму (название каждого подтипа диаграммы отображается в нижней части диалогового окна). Нажмите дважды кнопку Далее, а затем кнопку Готово.
Дважды щелкните первые ряды на диаграмме. Это ряды для Начальная дата. Если в программе Microsoft Excel 2002 используются цвета, установленные по умолчанию, то эти ряды имеют голубой цвет. На вкладке Вид диалогового окна Формат ряда данных установите переключатель в положение Невидимая в группе Граница, а в положение Прозрачная в группе Заливка, а затем нажмите кнопку ОК. Дважды щелкните ось категорий (x), которая на линейчатой диаграмме расположена вертикально. На линейчатой диаграмме оси x и y поменяны местами. Перейдите на вкладку Шкала и установите флажок обратный порядок категорий. Перейдите на вкладку Шрифт, выберите цифру 8 в поле Размер, а затем нажмите кнопку ОК. Дважды щелкните ось значений (x), которая на линейчатой диаграмме расположена горизонтально. Поле выполнения последнего шага эта ось будет расположена в верхней части области диаграммы. Перейдите на вкладку Шкала и введите следующие значения в соответствующих полях: минимальное значение: 36739; максимальное значение: 37441; цена основных делений: 61; цена промежуточных делений: 1. Эти значения являются серийными номерами, представляющими даты, используемые для оси значений (y). Минимальное значение 36739 представляет дату 1 августа 2000 года. Максимальное значение 37441 представляет дату 4 июля 2002 года. Цена основных делений 61 представляет около двух месяцев, а цена промежуточных делений представляет один день. Чтобы просмотреть серийный номер даты, введите дату в ячейку, а затем примените к ячейке числовой формат Общий.
Также на вкладке Шкала установите флажок пересечение с осью X (категорий) в максимальном значении.
Перейдите на вкладку Выравнивание и в группе Ориентация введите число 45 в поле градусов. Перейдите на вкладку Шрифт и в группе Начертание выберите пункт полужирный. В поле Размер выберите цифру 8, а затем нажмите кнопку ОК. Щелкните легенду правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Формат легенды. Перейдите на вкладку Размещение и установите переключатель в положение внизу, посередине. Внутри легенды щелкните Начальная дата, чтобы выбрать, а затем нажмите клавишу DEL.
После завершения шагов, описанных выше, получится диаграмма, которая выглядит аналогично примеру. Может понадобиться изменить размер диаграммы, используя мышь, чтобы просмотреть все метки, представленные в диаграмме. При необходимости может быть добавлено дополнительное форматирование. |
Создание формы для ввода данных
Создание формы для ввода данных с помощью мастера шаблонов в программе Microsoft Excel 2002
Мастер шаблонов является программой-надстройкой, настраивающей базу данных для хранения данных, введенных из формы Microsoft Excel. После загрузки программы-надстройки в меню Данные будет добавлена команда Мастер шаблонов. Программа-надстройка «Мастер шаблонов» доступна на веб-узле Microsoft Excel. Мастер можно использовать с любой формой листа, имеющей ячейки для ввода данных. Мастер организует ссылки из ячеек в шаблоне формы (созданная книга, используемая как основа для других похожих книг) на поля в созданной базе данных. При создании новой книги на основе шаблона, вводе данных в ячейки с ссылками и сохранении книги Microsoft Excel создает новую запись в базе данных, содержащую данные из формы.
Например, предположим, что необходимо собрать данные о связанных с работой повреждениях с различных производственных узлов, соединенных сетью. Для этого сначала следует создать форму на листе, запрашивающую информацию, необходимую для каждого отчета о повреждении. Затем с помощью мастера шаблонов нужно создать шаблон из данной формы и связать его с основной базой данных. При заполнении нового отчета о повреждении, основанного на шаблоне, автоматически будет создаваться запись в базе данных.
Создание графика
Можно создать график на основе листа электронной таблицы или внедрить в виде объекта на другой лист. Можно также опубликовать график на веб-странице. Для создания графика необходимо сначала ввести его данные на лист электронной таблицы Excel. Затем нужно выделить эти данные или использовать Мастер диаграмм (в меню Вставка выберите команду Диаграмма) для выбора нужного вида графика и установки его параметров. Можно также использовать панель инструментов Диаграммы для создания основного графика, который можно отформатировать позже.
в отчетах, которые могут быть
Создание и печать отчетов, созданных с помощью диспетчера отчетов в программе Microsoft Excel 2002
Можно объединять листы, представления (наборы параметров отображения и печати) и сценарии (именованные наборы данных, используемые в моделях листов) в отчетах, которые могут быть выведены на печать с помощью программы-надстройки «Диспетчер печати». Добавленный отчет сохраняется вместе с книгой, поэтому отчет можно распечатать позднее.
Например, если существуют сценарий «Лучший случай», сценарий «Худший случай» и два различных пользовательских представления «Итоги» и «Подробности», то существует возможность создания отчета со сценарием «Лучший случай» и представлением «Подробности» и отчета со сценарием «Лучший случай» и представлением «Итоги».
Если в меню Вид нет команды Диспетчер отчетов, следует загрузить надстройку «Диспетчер отчетов». Программа-надстройка доступна на веб-узле Microsoft Excel.
В меню Вид выберите команду Диспетчер отчетов. Нажмите кнопку Добавить. В поле Имя отчета введите имя отчета. В поле Лист щелкните лист, который требуется использовать как первый раздел отчета. Выполните одно из следующих действий.
Если требуется выделить представление для первого раздела отчета, то в поле Представление установите флажок Представление, а затем выберите представление. Если требуется выделить сценарий для первого раздела отчета, то в поле Сценарий установите флажок Сценарий, а затем выберите сценарий.
Если требуется добавить раздел в список в поле Разделы в этом отчете, нажмите кнопку Добавить. Повторяйте эти действия, пока не будут созданы все разделы отчета.
Примечание. Программа Microsoft Excel печатает разделы отчета в том порядке, в котором они перечислены.
В меню Вид выберите команду Диспетчер отчетов. В поле Отчеты выберите отчет, который требуется изменить, а затем нажмите кнопку Изменить. Выполните следующие действия.
Чтобы добавить новый раздел, щелкните нужный лист, представление или сценарий в группе Раздел для добавления, а затем нажмите кнопку Добавить.
Чтобы удалить раздел, щелкните раздел в поле Разделы в этом отчете, а затем нажмите кнопку Удалить.
Чтобы изменить порядок разделов, щелкните раздел, который требуется переместить, а затем нажмите кнопку Вверх или Вниз.
Чтобы последовательно пронумеровать страницы отчета, установите флажок Последовательная нумерация страниц.
Примечание. Программа Microsoft Excel печатает разделы отчета в том порядке, в котором они перечислены в поле Разделы в этом отчете.
В меню Вид выберите команду Диспетчер отчетов. В поле Отчеты выберите отчет, который требуется распечатать. Нажмите кнопку Печать. В поле Копии введите число копий.
Создание макета отчета сводной таблицы
Создание макета отчета сводной таблицы
Перетащите кнопки полей из окна Список полей сводной таблицы в помеченные области на диаграмме сводной таблицы.
Если требуется поменять расположение полей, перетащите их из одной области в другую. Чтобы удалить поле, перетащите его за пределы отчета сводной таблицы.
В некоторых случаях не требуется создавать макет отчета сводной таблицы непосредственно на листе. Например, если исходные данные извлекаются из большой базы данных, создание макета на листе может занять много времени. В этом случае на шаге 3 мастера сводных таблиц и диаграмм нажмите кнопку Макет, чтобы создать макет отчета сводной таблицы.
Дополнительные сведения об отчетах сводных таблиц, включая настройку и печать, представлены в следующем разделе этой статьи.
Создание собственного веб-запроса
Создание собственного веб-запроса
Имея представление о работе веб-запросов, можно легко создавать собственные веб-запросы. Перед созданием веб-запроса необходимо знать веб-страницу, с которой требуется получать данные, и ее адрес.
Создание верхнего и нижнего колонтитула
Создание верхнего и нижнего колонтитула
. На предназначенный для печати лист можно добавить верхний и нижний колонтитулы с полезными сведениями об этом листе, например номерами страниц и заголовком листа. В меню Файл выберите команду Параметры страницы и перейдите на вкладку Колонтитулы. Можно использовать встроенные колонтитулы или создать их самостоятельно. Кроме того, в колонтитулах могут использоваться рисунки.
Список значений
Список значений
. Составьте для ячейки список допустимых значений, например, «маленький», «средний», «большой», и разрешите вводить в ячейку только указанные значения. Можно снабдить ячейку стрелкой с раскрывающимся списком, которая появляется при выделении ячейки и упрощает выбор значений из списка.
Способ представления данных листа электронной таблицы на графике
Способ представления данных листа электронной таблицы на графике
График связан с данными, на основе которых он создан, и автоматически обновляется при изменении данных на листе. Это свойство графика особенно удобно, если при вводе данных была совершена ошибка или часть данных была изменена.
Способы создания веб-запроса в программе Microsoft Excel
Способы создания веб-запроса в программе Microsoft Excel
Существует несколько различных способов создания веб-запроса в программе Microsoft Excel.
Сравнение диаграмм и графиков
Диаграммы и графики являются образным способом представления данных. Они используются для визуальной подачи материала и позволяют упростить его восприятие.Однако между ними существуют определенные различия.
Сравнение продавцов - Начало отчета сводной таблицы
Начало отчета сводной таблицы
. Начните с исходных данных, содержащих сведения о продавцах. Здесь приведены несколько записей исходных данных, использованных для отчетов в данном разделе. Чтобы отобразить весь исходный диапазон, загрузите книги, сопровождающие данную статью.
Выделите ячейку в исходных данных. В меню Данные выберите пункт Сводная таблица. Следуйте инструкциям мастера, выполняя шаги с 1 по 3. Обратите внимание на то, что можно создать макет сводной таблицы, нажав кнопку Макет на третьем шаге мастера, либо можно создать макет отчета прямо на листе.
Сравнение товаров - Начало отчета сводной таблицы
Начало отчета сводной таблицы
. Начните с исходных данных, содержащих сведения о товарах. Здесь приведены несколько записей исходных данных, использованных для отчетов в данном разделе. Чтобы отобразить весь исходный диапазон, загрузите книги, сопровождающие данную статью.
Щелкните ячейку в исходных данных. В меню Данные выберите пункт Сводная таблица. Следуя инструкциям мастера, выполните шаги с 1 по 3. Обратите внимание на то, что можно создать макет сводной таблицы, нажав кнопку Макет на третьем шаге мастера, либо можно создать макет отчета прямо на листе.
Структура отчета сводной таблицы
В программе Microsoft Excel для обозначения частей отчета сводной таблицы используются специальные термины. Если вы не знакомы с этими терминами, прочтите этот раздел в качестве краткого введения.
Поле строки. Поле из исходных данных, которым в отчете сводной таблицы задана ориентация по строкам. Например, «Регион» и «Продавец» являются полями строк. Поле столбца. Поле из исходных данных, которым в отчете сводной таблицы задана ориентация по столбцам. Например, «Тип» является полем столбца. Поле страницы. Поле из исходных данных, которым в отчете сводной таблицы задана ориентация по странице (фильтр). Например, «Год» является полем страницы. Можно использовать поле «Год» для отображения обобщенных данных за 2003 год, 2004 год и т. д. Элемент. Подкатегория поля строки, столбца или страницы. Например, поле «Тип» содержит следующие элементы: «Напитки», «Молоко» и «Мясо», а поле «Продавец» — элементы «Кротов», «Белова», «Ясенева» и «Попов». Поле данных. Поле из исходных данных, содержащее значения для обобщения. Например, «Сумма продаж» является полем данных. Для большинства типов исходных данных можно выбрать способ обобщения (например «Сумма», «Среднее» и «Количество значений»). Поле данных обычно обобщает числа, но может обобщать текстовые данные. Например, нетрудно подсчитать, сколько раз упоминается указанный фрагмент текста (например, «Да» или «Нет») в каком-либо поле.
Область данных. Ячейки в отчете сводной таблицы, содержащие обобщенные данные. Например, значение в ячейке C5 обобщает продажи напитков Кротовым в восточном регионе в 2003 году. Другими словами, это отчет по суммам продаж для каждой строки в исходных данных, содержащих элементы: «Кротов», «Напитки», «Восточный» и «2003».
в программе Microsoft Excel 2002.
Сведения о картах в программе Microsoft Excel 2002
Компонент Microsoft Map недоступен в программе Microsoft Excel 2002. Карты можно открывать в более ранних версиях программы Microsoft Excel, однако нельзя создавать новые карты или изменять уже существующие.
Создать карту для использования в программе Microsoft Excel 2002 можно с помощью специальной программы, такой как Microsoft MapPoint®. Дополнительные сведения можно получить на веб-узле Microsoft MapPoint.
Типы баз данных, поддерживаемые мастером
Типы баз данных, поддерживаемые мастером
База данных может представлять собой список Microsoft Excel или базу данных Microsoft Access, Microsoft FoxPro, dBASE или Paradox, для которой установлены необходимый драйвер ODBC и другие компоненты доступа к данным. Сохраните базу данных в сетевой папке, к которой имеют доступ все пользователи, работающие с формой.
Типы данных, которые можно использовать
Типы данных, которые можно использовать
Список Microsoft Excel или база данных. Внешние данные. Это может быть, например, файл базы данных, текстовый файл или источник в Интернете. Несколько диапазонов консолидации. Можно объединять и обобщать данные из нескольких списков Microsoft Excel.
Другой отчет сводной таблицы. На основе одних и тех же данных могут быть созданы несколько отчетов сводных таблиц. За счет повторного использования существующего отчета сводной таблицы при создании нового отчета достигается экономия памяти и места на диске. Эта операция устанавливает связь между исходным и новым отчетами сводных таблиц. Так, в случае обновления данных исходного отчета обновляются также данные в новом отчете и наоборот.
Типы проверяемых данных
Типы проверяемых данных
В программе Microsoft Excel можно указать следующие типы данных, допустимых для ввода в ячейки.
Типы возможных сообщений
Типы возможных сообщений
Для каждой проверяемой ячейки возможен вывод двух разных сообщений. Одно из них будет появляться перед вводом данных, а другое— после попытки ввода неверных данных. Если включен помощник, эти сообщения выводятся в окне помощника.
У меня нет особых предпочтений...
У меня нет особых предпочтений, когда речь идет об использовании программ Microsoft Excel 2002 и Microsoft Access 2002, однако иногда лучшей программой для обработки данных оказывается совсем не та, которая ожидалась.
Правильный выбор особенно важен, когда доступ к данным и их обновление должны производиться максимально быстро и точно. Этот обзор посвящен выбору программы, наиболее подходящей для обработки имеющихся данных.
Обе программы Microsoft Access и Microsoft Excel предоставляют следующие возможности:
мощные запросы для сортировки и фильтрации данных; сложные расчеты для извлечения нужных сведений; сводные таблицы и сводные диаграммы для обработки данных в интерактивном режиме; получение отчетов на основе данных и их просмотр в различных форматах; формы для добавления, изменения и удаления данных, а также для перехода от одних данных к другим;
слияние в программе Microsoft Word для, например, массового изготовления наклеек с адресами; подключение к внешним данным с последующим просмотром, запросами и изменением данных без их импорта; создание веб-страниц для вывода данных только для чтения или для доступа к ним в изменяемом формате; импорт данных из внешних баз данных (Access, Microsoft SQL Server™) и других типов файлов (.txt или .htm).
Обе программы размещают данные столбцами, которые называются также полями и содержат сведения определенного типа (тип данных). В верхней ячейке каждого столбца находится подпись столбца. Единственное отличие заключается в том, что строка в программе Microsoft Excel называется записью в программе Microsoft Access.
Рассмотрим в качестве примера создание штатной ведомости. Этот список должен содержать пять столбцов: табельный номер, фамилия, инициалы, номер рабочего телефона, дата приема на работу. Верхняя ячейка каждого столбца будет содержать текстовую подпись с описанием соответствующих данных.
Удаление личных данных из книги
Удаление личных данных из книги в программе Microsoft Excel 2002
При сохранении книги личные данные, такие как имя, название организации, имя пользователя, последним сохранившего книгу и т. д., могут сохраняться вместе с книгой. Чтобы удалить эти сведения, выполните следующие действия.
В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем перейдите на вкладку Безопасность. Установите флажок удалять личные сведения из файла при его сохранении. Сохраните книгу.
Следующие личные сведения удаляются из документа.
Свойства файла: «Автор», «Руководитель», «Учреждение», «Автор изменений». Имя последнего пользователя, который прекратил общий доступ (монопольно использовал) общую книгу. Маршруты. Заголовок сообщения электронной почты, созданного с помощью кнопки Электронная почта. Имена, связанные с отчетом сводной таблицы, изменяются на «Автор». Имена, связанные с комментариями и сценариями, изменяются на «Автор». Пути, связанные с загруженными компонентами и смарт-тегами. Имя пользователя, последним открывавшего книгу. Личные представления.
Управление общей книгой
Администрирование общей книги начинается с обучения рабочей группы совместной работе с книгой, а затем осуществляется контроль и разрешение проблем, связанных с конфликтами при внесении изменений или с разрывом соединения.
Условия использования программы Microsoft Access
Программу Microsoft Access следует использовать при следующих условиях.
Для хранения данных требуется реляционная база данных (из нескольких таблиц). В будущем может потребоваться добавить несколько таблиц к исходному простому или нереляционному набору данных.
Например, требуется хранить сведения о клиентах: имя и фамилия, адрес и номер телефона, но число типов данных может расшириться за счет действий клиентов, таких как заказы. В таких случаях удобнее с самого начала реализовать проект с помощью базы данных Microsoft Access. Объем данных очень велик (тысячи записей).
Например, сведения о штате крупной компании лучше хранить в базе данных Microsoft Access.
Большая часть данных представляет собой длинные строки текста (не чисел). Необходимые данные извлекаются из нескольких внешних баз данных.
Например, если требуется постоянно выполнять импорт и экспорт данных в базы данных Microsoft Access, то для максимальной совместимости имеет смысл работать в программе Microsoft Access. Необходимо поддерживать постоянную связь с крупной внешней базой данных, например с базой данных, созданной с помощью сервера Microsoft SQL Server. Выполняются сложные запросы.
Например, в крупной компании при обработке заказов клиентов требуется искать имена клиентов, хранящиеся в базе данных SQL Server, в процессе приема новых заказов в программе Microsft Access. Связь с базой данных SQL Server может поддерживаться в представлении «Таблица» программы Microsoft Access. При добавлении или поиске имени клиента происходит обращение к базе данных SQL Server, но только что полученные сведения о новом заказе хранятся локально в таблицах Microsoft Access. С базой данных работает много пользователей, и требуются надежные средства обновления данных.
Например, технически подготовленные пользователи могут пользоваться страницами доступа к данным Microsoft Access, а остальным пользователям будет достаточно форм с более дружественным интерфейсом.
Условия использования программы Microsoft Excel
Программу Microsoft Excel следует использовать при следующих условиях.
Данные представляются в простой или нереляционной форме (не требуется реляционная база данных из нескольких таблиц).
Чаще всего это справедливо по отношению к данным, представленным преимущественно в числовом виде, например финансовый бюджет за текущий год. Данные в основном используются в расчетах и статистических сравнениях, например при анализе затрат и прибыли по бюджету организации. Объем данных не слишком велик (не более 15000 строк).
В дополнение к автосуммированию...
В дополнение к автосуммированию теперь можно автоматически выполнять вычисление среднего значения, подсчет количества ячеек, а также многое другое!
В предыдущих версиях программы Microsoft Excel доступна кнопка «Автосумма», при нажатии которой выполняется подсчет суммы значений диапазона ячеек. Теперь при помощи той же самой кнопки можно выполнить подсчет среднего значения, числа ячеек в диапазоне, а также выбрать максимальное или минимальное значение ячеек в диапазоне. Выделите диапазон ячеек, щелкните стрелку кнопки Автосумма и выберите действие, которое нужно выполнить (Суммировать, Среднее, Число, Максимум или Минимум).
В некоторых таблицах на страницах с рамками не отображаются значки
В некоторых таблицах на страницах с рамками не отображаются значки
При просмотре веб-страницы, использующей рамки, в диалоговом окне Веб-запрос некоторые значки выделения таблицы не отображаются. Нажатие кнопки Обновить может разрешить эту проблему, но часто это приводит к переходу набора рамок страницу. Чтобы отобразить значки таблицы, нажмите дважды кнопку Скрыть значки.
В справочном центре не удалось найти необходимые сведения. Где еще можно поискать ответы на вопросы?
В справочном центре не удалось найти необходимые сведения. Где еще можно поискать ответы на вопросы?
Если с помощью справочного центра не удалось разрешить интересующий вопрос, попробуйте выполнить поиск в справке продукта. Посетите веб-узел службы технической поддержки корпорации Майкрософт (английская версия), чтобы найти нужные сведения.
Посетите группы новостей поддержки продуктов корпорации Майкрософт и пообщайтесь с другими пользователями, работающими с продуктами Microsoft, включая наиболее опытных профессионалов корпорации Майкрософт. Выполните поиск в базе знаний Microsoft Knowledge Base (английская версия), содержащей сведения о технической поддержке и средствах самостоятельного устранения неполадок для продуктов Microsoft. Ознакомьтесь с часто задаваемыми вопросами (английская версия) по каждому продукту. Задайте вопрос о поддержке продуктов через Интернет (английская версия). Позвоните в службу технической поддержки корпорации Майкрософт (английская версия).
Веб-запросы
Веб-запросы
. Чтобы использовать веб-запрос для извлечения данных через Интернет, необходимо создать веб-запрос и передать данные в программу Microsoft Excel. Чтобы создать веб-запрос, в меню Данные последовательно выберите команды Импорт внешних данных и Создать веб-запрос.
Внедрение графика
Внедрение графика
Внедренный график считается графическим объектом и сохраняется как часть листа, в который он внедрен. Внедренные графики лучше всего использовать в случае необходимости печати одного или нескольких графиков вместе с листом данных.
Вопросы печати
Вопросы печати
Даже если лист прекрасно смотрится на экране, это не означает, что его уже можно печатать. В этой статье собраны советы о том, как сэкономить время и бумагу, избежать наиболее общих проблем при печати документов и добиться отличных результатов.
Чтобы сделать данные на листе удобными для чтения и понимания, выполните одно или несколько следующих действий.
Возникла ошибка в работе приложения Office. Какие действия нужно выполнить?
Возникла ошибка в работе приложения Office. Какие действия нужно выполнить?
Техническую поддержку можно получить, обратившись в службу технической поддержки корпорации Майкрософт (английская версия). Можно выполнить поиск в базе знаний Microsoft Knowledge Base (английская версия), содержащей сведения о технической поддержке и средствах самостоятельного устранения неполадок для продуктов Microsoft.
Вставка имеющихся данных в новую базу данных
Вставка имеющихся данных в новую базу данных
При настройке новой базы данных возможно наличие нескольких сохраненных копий формы Microsoft Excel, содержащей данные, которые требуется включить в эту базу данных. С помощью мастера шаблонов можно автоматически добавить эти данные в базу данных, если они расположены в тех же ячейках, что и в шаблоне, связанном с этой базой данных.
Например, если в мастере шаблонов будет указано, что данные в ячейке D4 на листе «Личные_данные» связаны с полем «Код сотрудника» в базе данных, во всех имеющихся книгах с данными, которые требуется добавить в базу данных, код сотрудника также должен храниться в ячейке D4 на листе «Личные_данные».
Вставка вопросов или примечаний по старым материалам
Вставка вопросов или примечаний по старым материалам
. По ходу работы вы можете обнаружить, что возникают вопросы по используемой информации (например, было решено увеличить ставки и было изменено доменное имя, но дебатируется вопрос, не стоит ли использовать при работе с клиентом известное ему старое имя). Чтобы привлечь внимание членов группы к этим вопросам, вы решаете вставить вопросы в виде примечаний. Чтобы вставить вопросы или примечания
Выделите текст или элемент, по которому делается примечание.
На панели инструментов Рецензирование нажмите кнопку Создать примечание. Введите текст в выноску примечания.
Ввод чисел
В программе Microsoft Excel число может содержать только следующие знаки:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e
Все знаки плюс (+), стоящие перед числом, игнорируются, а запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Все другие сочетания знаков, состоящие из цифр и иных знаков, рассматриваются как текст.
Введите перед дробью 0 (ноль), например 0 1/2.
Введите перед отрицательным числом знак минус (-) или заключите отрицательное число в скобки ( ).
Все числа в ячейке выровнены по правому краю. Чтобы изменить выравнивание, выделите ячейки, в меню Формат выберите команду Ячейки, перейдите на вкладку Выравнивание, а затем выберите необходимые параметры.
Как правило, числовой формат, применяемый к ячейке, определяется способом отображения числа в таблице. Если в ячейку, имеющую общий числовой формат, введено число, могут быть применены различные числовые форматы. Например, если введено число 14,73р., автоматически применяется денежный формат.
Чтобы изменить числовой формат, выделите ячейки, содержащие числа. В меню Формат выберите команду Ячейки, перейдите на вкладку Число, а затем выберите категорию и формат.
В ячейках, имеющих общий числовой формат, отображаются целые числа (789), десятичные дроби (7,89) или числа, представленные в экспоненциальной форме (7,89E+08), если число длиннее ширины ячейки. Используя общий формат, можно просматривать до 11 разрядов, включая десятичные запятые и такие знаки, как «E» и «+». Чтобы использовать числа с большим количеством разрядов, используйте встроенный экспоненциальный числовой формат (экспоненциальное представление числа) или пользовательский формат.
Независимо от количества отображаемых разрядов числа хранятся с точностью 15 разрядов. Если число имеет больше 15 значащих цифр, разряды после 15-го преобразуются в нули (0).
В программе Microsoft Excel числа хранятся в виде числовых данных, даже если к содержащим их ячейкам был применен текстовый формат. Если такие данные, например коды товаров, необходимо интерпретировать как текст, то сначала желательно применить текстовый формат к пустым ячейкам (в меню Формат выберите команду Ячейки, перейдите на вкладку Число, а затем выберите формат Текстовый в списке Числовые форматы), а затем ввести числа. Если числа уже введены, назначьте ячейкам текстовый формат и, выделяя каждую ячейку, нажимайте клавишу F2, а затем— клавишу ENTER, чтобы ввести данные заново.
Интерпретация знаков как чисел определяется установками свойств в разделе «Языки и стандарты» на панели управления. Выбранные параметры определяют также стандартный формат чисел — например, в системе с американским стандартом точка (.) используется как десятичный разделитель.
Ввод данных
Ввод данных
.Пока пользователь вводит данные или нажимает кнопку со стрелкой, чтобы выбрать нужное значение из списка, сообщение для ввода остается на экране (раскрывающийся список может закрыть часть сообщения).
Ввод данных в проверяемые ячейки
Далее описан процесс ввода данных пользователем. Чтобы уведомить пользователя о настройках, обеспечивающих ввод правильных данных, могут использоваться сообщения для ввода и сообщения об ошибках. Чтобы увидеть проверку данных в действии, загрузите книгу-образец, сопровождающую эту статью, и просмотрите примеры на листе Сообщения.
Просмотр сообщения для ввода. Если щелкнуть проверяемую ячейку или перейти в нее с помощью клавиш со стрелками, в окне помощника или в отдельном окне сообщения появляется сообщение для ввода. Если ячейка снабжена раскрывающимся списком, справа от ячейки появляется кнопка со стрелкой.
Ввод даты и времени
Значения даты и времени обрабатываются в программе Microsoft Excel как числа. Таким образом, представление даты и времени в ячейке зависит от заданного для этой ячейки формата чисел. При вводе даты или времени в ячейку, имеющую основной формат чисел, она приобретает встроенный формат даты или времени соответственно. По умолчанию значения даты и времени выравниваются по правому краю ячейки. Если автоматически распознать формат даты или времени не удается, введенные значения интерпретируются как текст, который выравнивается в ячейке по левому краю.
Параметры, выбранные в разделе «Язык и стандарты» панели управления Microsoft Windows, определяют формат, используемый по умолчанию для текущих даты и времени, включая знаки, которые будут использованы как разделители даты и времени. Например, косая черта (/) и дефис (–) для дат, двоеточие (:) для времени согласно стандартам английского языка (США).
При вводе дат, например «01 декабря», программа Excel сопоставляет сначала день, а потом год. Например, «01 декабря» вводится как 1 декабря текущего года, а не декабрь 2001 года.
Разделите дату и время с помощью пробела.
Чтобы ввести время с использованием 12-часового формата, введите после значения времени пробел, а затем буквы AM или PM (A или P). В остальных случаях время интерпретируется в 24-часовом формате. Например, при вводе значения 3:00 вместо 3:00 PM время будет храниться в ячейке в виде 3:00 AM.
Независимо от формата, используемого для представления даты или времени, в программе Excel все даты хранятся как целые числа, а время сохраняется в виде десятичной дроби. Чтобы показать дату в виде числа или время в виде дроби, выделите ячейки, содержащие дату или время, выберите команду Ячейки в меню Формат, перейдите на вкладку Число, а затем выберите формат Общий в списке Числовые форматы.
Время суток и даты можно складывать, вычитать и производить с ними другие вычисления. Чтобы использовать дату и время в формуле, введите дату или время как функцию ДАТА. Например, приведенная ниже формула возвращает результат, равный 68.
=ДАТА(2004,5,12)-ДАТА(2004,3,5)
В программе Excel для Windows (и Lotus 1-2-3) используется система отсчета дат с начала столетия; в этой системе числу 1 соответствует дата 1 января 1900 г. В программе Microsoft Excel для «Макинтошей» используется система отсчета дат, начиная с 1904 года; в ней числу 1 соответствует 2 января 1904 г. Чтобы изменить систему отсчета дат, выберите в меню Сервис команду Параметры, а затем на вкладке Вычисления в группе Параметры книги установите флажок Система дат 1904. Установите систему дат 1904 для книги, которая используется совместно с другими книгами, в которых эта система отсчета дат была установлена ранее.
Если в программе Microsoft Excel для Microsoft Windows был открыт файл, созданный в программе Microsoft Excel для «Макинтошей» версии 2.0 или более поздней версии, то программа Microsoft Excel распознает формат файла и автоматически преобразует даты в систему дат 1900. И наоборот, если открывается файл Microsoft Excel для Microsoft Windows на «Макинтоше», даты преобразуются в систему дат 1904.
Ввод допустимых данных
Ввод допустимых данных
. Если пользователь вводит допустимые данные и нажимает клавишу ENTER, данные заполняют ячейку.
Ввод недопустимых данных
Ввод недопустимых данных
.Если пользователь вводит данные, которые не соответствуют заданным условиям, и на случай ввода таких данных предусмотрено сообщение об ошибке, указанное сообщение появляется в окне помощника или в отдельном окне сообщения. Пользователь может прочесть сообщение и решить, что делать дальше.
При появлении сообщения кнопка ОК позволяет ввести недопустимые данные, а кнопка Отмена — начать ввод заново. При появлении предупреждения кнопка Да позволяет ввести недопустимые данные, кнопка Нет — внести дальнейшие изменения в ячейку, а кнопка Отмена — начать ввод заново. При появлении сообщения об остановке ввод недопустимых данных не допускается, но остается возможность внести изменения в ячейку с помощью кнопки Повтор или начать ввод заново с помощью кнопки Отмена.
Если не задано никаких сообщений, ввод данных в проверяемые ячейки для пользователя ничем не отличается от обычного ввода данных в программе Microsoft Excel. Однако при этом помечаются все ячейки, в которые были введены недопустимые записи, чтобы эти ячейки можно было быстро найти.
Ввод текста
Текст — это любое сочетание чисел, пробелов и нечисловых знаков. Например, текстом считаются следующие данные:
10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675.
Весь текст в ячейке выровнен по левому краю. Чтобы изменить выравнивание, выберите команду Ячейки в меню Формат, перейдите на вкладку Выравнивание, а затем выберите необходимые параметры.
На вкладке Выравнивание установите флажок переносить по словам.
Нажмите клавиши ALT+ENTER.
Выбор доступного расположения с достаточным размером памяти
Выбор доступного расположения с достаточным размером памяти
. Когда книга становится общей, ее необходимо сохранить на сетевом сервере или в другом месте, где ее смогут открыть другие пользователи. Не следует хранить общую книгу на веб-сервере, так как пользователи не смогут ее редактировать (общие книги сохраняются в формате Microsoft Excel, а не в формате HTML). Если предполагается вести запись изменений, убедитесь, что на диске достаточно места для файла журнала.
Выбор подходящей функции
Выбор подходящей функции
В программе Microsoft Excel в диалоговом окне Мастер функций - шаг 1 из 2 введите краткое описание действия, которое нужно выполнить, и на экран будет выведен список функций, которые можно использовать в подобном случае. Например, при вводе вопроса «как рассчитать ежемесячные выплаты по ссуде» будет предложено использовать функцию ППЛАТ (расчет платежей по ссуде) или функцию КПЕР (расчет количества периодов выплат для инвестиций).
Вырезание и вставка примеров функций из интерактивной справки
Вырезание и вставка примеров функций из интерактивной справки
Интерактивная справка теперь еще более незаменима в использовании! Выберите функцию, справку по которой необходимо получить, и изучите пример ее использования в нижней части области справки. В разделе справки можно вырезать пример, содержащий формулы и данные, вставить его на рабочий лист и проверить выполнение расчетов, чтобы выяснить, как работает формула. На следующей иллюстрации приведен пример, подобный примерам, доступным в справке.
Зачем нужен справочный центр?
Зачем нужен справочный центр?
Справочный центр Microsoft Office представляет собой ресурс, содержащий советы, статьи, пошаговые инструкции и ссылки на связанные ресурсы. По вопросам устранения ошибок приложений, поддержки продуктов и получения сведений о конкретных приложениях обращайтесь в службу технической поддержки корпорации Майкрософт (английская версия).
Зачем проводить сравнение?
Справедливый вопрос. Все-таки программа Microsoft Excel не является системой управления базой данных. Это программа управления табличными данными, элементы которых хранятся в строках и столбцах ячеек, называемых листами. Наиболее общей задачей в программе Microsoft Excel является управление списками, например списками номеров телефонов или данных о персонале. По сравнению с этим в программе Microsoft Access данные хранятся в таблицах, которые очень похожи на листы, но предназначены для выполнения сложных запросов, связывающих данные из различных таблиц, расположений и даже полей в других таблицах.
Таким образом, обе программы прекрасно подходят для обработки данных, но у каждой есть свои очевидные преимущества в зависимости от типа данных и выполняемых с ними действий.
с этими сводными отчетами, загрузите
Чтобы работать непосредственно с этими сводными отчетами, загрузите книги, сопровождающие данную статью. Помимо копий всех исходных данных и отчетов, использованных в статье, эти книги содержат четыре отчета сводных диаграмм, поясняющих графический способ представления данных.
Запросы с параметрами
Запросы с параметрами
. Чтобы использовать запрос с параметрами для извлечения данных, необходимо сначала создать запрос с параметрами в программе Microsoft Query, возвращающий данные в программу Microsoft Excel. Создание запроса с параметрами для извлечения исходных данных из баз данных OLAP невозможно. Сведения о создании запроса с параметрами содержатся в справке Microsoft Query.
Защита данных в программах Microsoft Access и Microsoft Excel
Независимо от используемой программы важно обеспечить защиту данных. Воспользуйтесь следующими советами.
При каждом обновлении данных создавайте резервную копию файла. Не допускайте наличия пустых ячеек в строках и столбцах, содержащих данные. По возможности всегда скрывайте важные данные от просмотра с помощью средства скрытия/отображения данных. Управляйте доступом пользователей для защиты данных. Меры безопасности включают:
шифрование
защиту паролями
разрешения на уровне пользователей
цифровые подписи
доступ только для чтения
Если у вас возникнут вопросы, обратитесь к справке любой из двух программ: введите свой вопрос в поле Введите вопрос в строке меню и нажмите клавишу ENTER.
Сведения об авторе
