Содержание главы

Часто задаваемые вопросы в справочном центре

Зачем нужен справочный центр? Как получить доступ к службе технической поддержки корпорации Майкрософт?

Где найди сведения о более ранних версиях пакета Microsoft Office?

В справочном центре не удалось найти необходимые сведения. Где еще можно поискать ответы на вопросы? Возникла ошибка в работе приложения Office. Какие действия нужно выполнить?

Где получить последние обновления продуктов и наборы исправлений?

Где можно приобрести новые версии продуктов Office?

Печать части листа

Печать части листа

. Для получения дополнительных сведений см. Шаг 5. Печать всего листа или части листа.

Если лист слишком велик и не помещается на странице, выполните одно или несколько следующих действий.

Печать диапазона ячеек листа Microsoft

Печать диапазона ячеек листа Microsoft Excel 2002

При работе с большим количеством данных может понадобиться напечатать только отдельный диапазон сведений, например для предоставления сотрудникам на собрании. Существует два способа выделения определенных ячеек. Первый способ обеспечивает максимальный контроль при выделении. Второй способ позволяет быстро выделять ячейки, выделять несколько ячеек, расположенных в разных частях листа, а также ячейки, содержащие данные и расположенные в выбранных столбцах.

Печать диапазона ячеек

Щелкните первую ячейку в диапазоне, который нужно напечатать. Выполните одно из следующих действий.
Чтобы выделять ячейки с данными по одной, нажмите клавишу SHIFT, а затем используйте клавиши со стрелками для выделения нужных ячеек. -или-
Чтобы выделить диапазон смежных ячеек, нажмите клавиши SHIFT+CTRL, а затем используйте клавиши со стрелками для выделения нужных ячеек. Примечание. При удерживании нажатой клавиши СТРЕЛКА ВНИЗ выделяются все ячейки этого столбца, которые содержат данные. Клавиши СТРЕЛКА ВПРАВО и СТРЕЛКА ВЛЕВО используются для выделения диапазонов ячеек с меньшим шагом.
-или-
Чтобы выделить несмежные ячейки или диапазоны ячеек, выделите первую ячейку или диапазон ячеек, нажмите клавишу CTRL и выделите остальные ячейки или диапазоны. В меню Файл выберите команду Печать. В группе Вывести на печать установите переключатель в положение выделенный диапазон, а затем нажмите кнопку ОК.

Печать подписей строк и столбцов

Печать подписей строк и столбцов

. Если лист занимает несколько страниц, на каждой из них можно напечатать заголовки строк и столбцов, чтобы не запутаться в данных. В меню Файл выберите команду Параметры страницы и перейдите на вкладку Лист. Чтобы напечатать заголовки столбцов на каждой странице, выберите элемент сквозные строки, а затем укажите строки, которые будут содержать заголовки столбцов. Чтобы напечатать заголовки строк на каждой странице, выберите элемент сквозные столбцы, а затем укажите столбцы, которые будут содержать заголовки строк.

Печать разделов отчета сводной таблицы на отдельных страницах

Дважды щелкните внешнее поле строки, содержащее элементы, которые требуется напечатать на отдельных страницах. Например, если требуется автоматически вставить разрыв страницы между каждым типом продукции, дважды щелкните поле строки «Тип». Нажмите кнопку Макет. В группе Параметры печати установите флажок Разрыв страницы после каждого элемента, а затем дважды нажмите кнопку ОК. В меню Вид выберите команду Разметка страницы и внесите необходимые корректировки в автоматические разрывы страниц. Разрыв страницы можно переместить путем перетаскивания, а удалить— с помощью клавиши DELETE.

Переход к альбомной ориентации страницы

Переход к альбомной ориентации страницы

. Если лист содержит много больше столбцов, чем помещается на странице с книжной ориентацией, попробуйте перейти на альбомную ориентацию страницы.

В меню Файл выберите команду Параметры страницы и на вкладке Страница в группе Ориентация установите переключатель в положение альбомная.

Сжатие листа в зависимости от ширины страницы. Если на странице не помещается лишь несколько столбцов листа, содержимое листа можно сжать. В меню Файл выберите команду Параметры страницы и на вкладке Страница задайте для параметра разместить не более чем на значение 1 в поле стр. в ширину. Чтобы убедиться, что размер шрифта не слишком мал, просмотрите страницу в режиме предварительного просмотра еще раз. Можно задать число страниц в ширину и в высоту, на которых будет напечатан документ, или оставить одно из этих полей пустым.

Пирамидальная

Фундаментальные отношения

Обучение правильному распределению времени и организации труда. Изучение композиции заметки в газете, написанной в стиле перевернутой пирамиды.

При добавлении или изменении диаграммы она отображается в нарисованном пространстве, окруженная непечатаемой границей и маркерами изменения размера.

Можно изменять размеры диаграмм с помощью команд по изменению размера, увеличивая или уменьшая рабочее пространство, можно также избавиться от лишнего места, подвинув границу ближе к диаграмме.

Можно отформатировать всю диаграмму с помощью встроенных стилей или отформатировать отдельные ее части так же, как и сами фигуры: добавить цвет и текст, изменить толщину линии и стиль, добавить заливку, текстуру и фон. Для добавления элементов и сегментов диаграммы, а также для их перемещения вперед и назад используйте панель инструментов Диаграмма.

Подготовка данных из другого отчета сводной таблицы

Для подготовки данных из другого отчета сводной таблицы выполните следующие действия.

Убедитесь в том, что оба отчета сводной таблицы находятся в одной книге. Если исходный отчет сводной таблицы находится в другой книге, скопируйте его в нужную книгу. Проверьте настройки полей страницы. В исходном отчете сводной таблицы настройки полей страницы могли быть изменены для извлечения внешних данных для каждой страницы отдельно. В этом случае необходимо восстановить исходные поля страницы, чтобы внешние данные извлекались для всех элементов одновременно. Для проверки настроек дважды щелкните каждое поле страницы, а затем нажмите кнопку Дополнительно. Если непонятно, какие поля являются полями страницы, обратитесь к иллюстрации в разделе "Структура отчета сводной таблицы" во второй части этой статьи.

Подготовка данных из списка Microsoft Excel или базы данных

Для подготовки данных Microsoft Excel выполните следующие действия.

Убедитесь в том, что список нужным образом организован. Первая строка списка должна содержать заголовки столбцов, так как в программе Microsoft Excel эти данные используются в качестве имен полей отчета. Проверьте, что каждый столбец содержит одинаковые элементы. Например, поместите текстовые данные в один столбец, а числовые значения — в другой. Удалите все автоматические промежуточные итоги. В отчете сводной таблицы промежуточные и общие итоги вычисляются автоматически. Если планируется добавление данных позже, присвойте диапазону имя. При создании отчета сводной таблицы не забудьте указать это имя при вводе диапазона исходных данных. Тогда появится возможность обновлять отчет сводной таблицы каждый раз при добавлении в диапазон новых данных. Если требуется применение фильтров, используйте команду «Расширенный фильтр». В меню Данные последовательно выберите команды Фильтр и Расширенный фильтр, а затем установите переключатель в положение скопировать результат в другое место. Отфильтрованные данные будут извлечены в другое место на листе, и их можно будет использовать в отчете сводной таблицы. Не стоит фильтровать список на месте и пользоваться командой Автофильтр, так как в этом случае, несмотря на то что некоторые данные будут скрыты, в отчет сводной таблицы будут включены все данные из списка.

Подготовка данных из внешнего источника

Для подготовки данных из внешнего источника выполните следующие действия.

Установите необходимые инструменты и драйверы. Убедитесь, что установлена программа Microsoft Query и необходимые драйверы ODBC или драйверы источников данных. Затем, при создании отчета сводной таблицы с помощью мастера сводных таблиц и диаграмм, используйте программу Microsoft Query для извлечения внешних данных. В перечисленных ниже случаях данные должны быть извлечены до запуска мастера. Просмотрите следующий список. Если в нем содержится применяемый вами способ извлечения данных, использование программы Microsoft Query посредством мастера сводных таблиц и диаграмм невозможно. Вместо этого воспользуйтесь перечисленными инструкциями и вставьте данные в книгу Microsoft Excel. Затем с помощью мастера выделите диапазон листа с внешними данными, как в любом другом списке Microsoft Excel.

Подготовка к консолидации данных из нескольких диапазонов

Для подготовки данных из нескольких списков Excel выполните следующие действия.

Убедитесь в том, что списки организованы. Например, в списках должны совпадать имена строк и столбцов тех элементов, которые требуется обобщить. Удалите все автоматические промежуточные итоги. В отчете сводной таблицы промежуточные и общие итоги вычисляются автоматически. Если планируется добавление данных позже, присвойте диапазонам имена. При создании отчета сводной таблицы не забудьте указать эти имена при вводе диапазонов исходных данных. Тогда появится возможность обновлять отчет сводной таблицы каждый раз при добавлении в диапазон новых данных.

Подготовка книги для совместной работы

Если предполагается использовать общую книгу, необходимо решить несколько вопросов, связанных с созданием и настройкой книги.

Подключение к данным Microsoft Office

Подключение к данным Microsoft Office

. Подключение к данным Microsoft Office является лучшим способом извлечения внешних данных для отчетов. Файлы .odc позволяют извлечь данные как из простой таблицы базы данных, так и из базы данных OLAP. Поэтому для отбора включаемых в отчет записей нет необходимости объединять данные из нескольких таблиц во внешней базе данных или применять фильтры перед созданием отчета.

Поиск и использование шаблона рассрочки платежей по займу

Поиск и использование шаблона рассрочки платежей по займу

Если панель задач Создание книги не отображается, в меню Файл выберите команду Создать, а затем выберите ссылку Общие шаблоны на панели задач Создание книги. Дважды щелкните шаблон Рассрочка на вкладке Решения. Введите значения в калькулятор платежей по займу, и просмотрите сводные данные и список платежей.

К началу страницы

Статьи и советы по Office 2000
Поиск экспертов по Office (английская версия)
Техническая поддержка
Издательство MS Press

и использование шаблона рассрочки платежей

Поиск и использование шаблона рассрочки платежей по займу в программе Microsoft Excel 2002

Расчет платежей за кредит и процентной ставки ограничивается заполнением шаблона рассрочки платежей в программе Microsoft Excel 2002.

Поиск недопустимых записей в книге

Полученные от других пользователей листы с введенными сведениями могут содержать неверные данные. Для упрощения поиска ошибок программа Microsoft Excel позволяет выделить все данные, не отвечающие заданным условиям, окружностями красного цвета. Для этого служат кнопки Обвести неверные данные и Удалить обводку неверных данных на панели инструментов Зависимости.

Значение в данной ячейке обведено, так как оно не соответствует установленным правилам проверки данных.

После исправления данных в ячейке обводка исчезает. Чтобы подробнее изучить это средство, загрузите книгу-образец, сопровождающую эту статью, и просмотрите лист Неверные данные.

Поквартальный отчет о приобретенных клиентами товарах

Поквартальный отчет о приобретенных клиентами товарах

. Перетащите поле «Клиент» и «Товар» в область строк. Затем перетащите поля «Кв 1», «Кв 2», «Кв 3» и «Кв 4» в область «Данные».

запросы помогают при вставке обновляемых

Получение данных из Интернета в программе Microsoft Excel 2002

Веб- запросы помогают при вставке обновляемых данных из Интернета на листы. Веб-запросы были доступны и с предыдущими версиями Microsoft Excel, но теперь они значительно улучшены. При настройке веб-запроса можно переходить на любую веб-страницу так же, как и в обозревателе. На странице можно выбрать одну или несколько таблиц, щелкнув значки, автоматически добавляемые на страницу программой Microsoft Excel.

Получение дополнительных сведений о веб-запросах

Оперативная справка в программе Microsoft Excel включает полные разделы справки о веб-запросах. Для получения дополнительных сведений о веб-запросах см. справку Microsoft Excel.

Получение электронной почты для рецензирования

Полученное вами сообщение электронной почты было создано, когда разработчик выбрал в окне документа в меню Файл команду Отправить и подкоманду Сообщение (на рецензию). При этом автоматически создается сообщение электронной почты, содержащее как вложение рецензируемый документ. Кроме того, для сообщения, созданного командой Сообщение (на рецензию), в строку темы автоматически помещается фраза «Пожалуйста, проверьте 'имя документа'» и добавляется текст «Пожалуйста, проверьте вложенный документ».

Во время чтения этого сообщения дважды щелкните вложение, чтобы открыть его. При открытии вложенного документа автоматически включаются средства рецензирования, позволяющие изменить предложение.

Получение сообщений об ошибках

XML — это структурированный язык. Правильно составленный файл XML должен быть синтаксически правильным и содержать открывающие и закрывающие теги. Чтобы файл XML, созданный не в программе Excel, был распознан и открыт в программе Excel, этот файл должен содержать тег <?xml version="1.0"?> и, кроме того, должен быть правильно составленным документом XML. Если указанный тег пропущен, то файл не распознается как файл XML и открывается в программе Excel как текстовый файл.

При открытии в программе Excel неправильно составленного файла XML выводится сообщение об ошибке, содержащее сведения о том, почему этот файл не может быть открыт, иногда с указанием строки и позиции обнаруженной ошибки. Например:

Не удается открыть файл из-за того, что:
The following tags were not closed: имя_тега

Не удается открыть файл из-за того, что:
A string literal was expected, but no opening quote character was found.
Строка x, Позиция y.
<имя_тега имя_атрибута=значение1>значение2</имя_тега>

После исправления ошибки файл можно успешно открыть в программе Excel.

Пошаговое вычисление формул

Даже если формула введена правильно, может быть неправильно выбран порядок функций и операций, что не позволит получить нужный результат. Средство «Вычисление формулы» позволяет вычислить отдельные части формулы (особенности сложных формул), чтобы можно было определить, в какой части формулы содержится ошибка.

Вычисление формул подобно использованию средств отладки в среде программирования. Вычисление формулы можно осуществлять пошагово, самостоятельно выбирая вычисляемую часть формулы.

Допустим, в ячейку D5 введена следующая формула:

=ЕСЛИ(СРЗНАЧ(B2:B5)<50,СУММC2:C5),0)

Если среднее значение диапазона ячеек B2:B5 не превышает 50, тогда вне зависимости от результата суммирования значений ячеек в диапазоне C2:C5 в качестве результата этой формулы будет выведено значение 0.

Для пошагового вычисления формулы можно использовать средство «Вычисление формулы». Например, при первом открытии диалогового окна Вычисление формулы первое выражение в формуле будет подчеркнуто следующим образом:

=ЕСЛИ(СРЗНАЧ(B2:B5)<50,СУММ(C2:C5),0)

При нажатии кнопки Вычислить будет вычислено значение подчеркнутого выражения, а результат выведен следующим образом (предполагается, что в ячейках диапазона B2:B5 содержатся следующие значения: 51, 49,39, и 68):

=ЕСЛИ(51,75<50,СУММ(C2:C5),0)

Снова нажмите кнопку Вычислить и обратите внимание, что поскольку 51,75 больше 50, выражению возвращается логическое значение ЛОЖЬ:

=ЕСЛИ(ЛОЖЬ,СУММ(C2:C5),0)

Пока этому выражению возвращается логическое значение ЛОЖЬ, вся формула будет возвращать нулевое значение.

Чтобы вычислить формулу, выберите в меню Сервис команду Зависимости формул и подкоманду Вычислить формулу.

Повторение внешних элементов поля строки на каждой печатаемой странице

Щелкните отчет сводной таблицы. На панели инструментов Сводные таблицы нажмите кнопку Сводная таблица, а затем выберите команду Параметры таблицы. В группе Формат установите флажок повторять подписи на каждой странице печати.

Повторение заголовков строк на каждой печатаемой странице

Убедитесь в том, что отчет сводной таблицы является единственным отчетом в области печати. Для этого щелкните отчет сводной таблицы, нажмите кнопку Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы и выберите команду Выделить, а затем— команду Таблица целиком. В меню Файл выберите команду Область печати, а затем — команду Задать. В меню Файл выберите команду Параметры страницы, перейдите на вкладку Лист, а затем убедитесь в том, что поля сквозные строки и сквозные столбцы пусты. Нажмите кнопку ОК. Щелкните отчет сводной таблицы. На панели инструментов Сводные таблицы нажмите кнопку Сводная таблица, а затем выберите команду Параметры таблицы. В группе Формат установите флажок печать заголовков.

Предложение изменений в документе

Программа Microsoft Word 2002 позволяет предложить изменения в содержимом или форматировании документа.

Чтобы изменить текст, достаточно обычным образом отредактировать документ. Внесенные изменения будут выделены цветом, а описывающие изменения примечания генерируются автоматически и отображаются в выносках примечаний на полях.

Чтобы предложить изменения в форматировании, достаточно обычным образом изменить форматирование. Можно предложить изменение имени, размера или цвета шрифта, стиля текста, размера полей, маркеров или нумерации и т. д. Любые изменения форматирования будут пояснены в выносках.

Если требуется просмотреть, как будет выглядеть документ с учетом всех ваших предложений и замечаний, выберите параметр Измененный документ в первом поле со списком на панели инструментов Рецензирование.

При внесении изменений и предложений исходный текст и форматирование не теряется. Всегда можно сравнить изменения с исходным текстом, выбрав параметр Исправления в исходном документе в первом поле со списком на панели инструментов Рецензирование. Окончательное решение принимает автор исходного документа после получения исправлений от вас и других членов группы.

Предоставление инструкций пользователям

Предоставление инструкций пользователям

. Сведения об использовании общей книги могут быть помещены непосредственно на рабочий лист. Место ввода данных и их тип можно указать с помощью примечаний, надписей или таких средств, как проверка данных.

Ниже приведен пример инструкций в примечании.

Преимущества использования надстройки MSN MoneyCentral Stock Quotes

В отличие от обычного веб-запроса в программе Microsoft Excel, который также позволяет извлекать сведения о биржевых котировках, надстройка MSN MoneyCentral Stock Quotes позволяет выполнять следующие действия.

Возвращать только необходимые сведения. Например, единственными необходимыми сведениями может являться отношение доходов к расходам компании. Создавать формулу, используя функцию, не только возвращающую необходимые данные, но ссылающуюся на другие ячейки на листе и рассчитывающую общий результат в одной ячейке.

Преобразование чисел из текстового формата

Преобразование чисел из текстового формата в числовой в программе Microsoft Excel 2002

Для быстрого преобразования чисел из текстового формата в числовой можно использовать кнопку Параметры проверки ошибок.

В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем перейдите на вкладку Проверка ошибок. Установите флажки Включить фоновую проверку ошибок и число сохранено как текст. Выберите диапазон ячеек, содержащих числа, сохраненные как текст, помеченные зеленым индикатором ошибки в верхнем левом углу каждой ячейки. Нажмите кнопку Параметры проверки ошибок, которая отображается рядом с диапазоном, а затем выберите команду Преобразовать в число.

Придание документу удобочитаемого вида

Придание документу удобочитаемого вида

. Возможно, на листе понадобится напечатать сетку. Для этого в меню Файл выберите команду Параметры страницы и на вкладке Лист установите флажок сетка. Чтобы читатели печатного документа обратили внимание на определенные данные, удобно воспользоваться автоформатом или другими элементами форматирования, такими как шрифт, цвет, числовые форматы и границы. Выделите диапазон и в меню Формат выберите нужный параметр форматирования. Форматы, обеспечивающие высокое качество отображения на экране, не всегда подходят для печати документа. Например, если на экране документ отображается в цвете, а печататься он будет на черно-белом принтере, необходимо подобрать контрастирующие друг с другом цвета.

Средство Показать этапы вычисления доступно

Примечание

. Средство Показать этапы вычисления доступно в меню смарт-тега Параметры проверки ошибок. Это средство подобно средству «Вычисление формулы», за исключением того, что в выведенном на экран диалоговом окне первое выражение уже вычислено. К началу страницы

Статьи и советы по Office 2000
Поиск экспертов по Office (английская версия)
Техническая поддержка
Издательство MS Press

и электронных таблицах XML содержатся

Примечание

. Дополнительные сведения о программе Microsoft Excel и электронных таблицах XML содержатся в справке Microsoft Excel.
Возможность программы Microsoft Excel Сохранение в формате электронных таблиц XML

Система дат 1904	Сохраняется
Звездочки, помечающие итоги для данных OLAP	Сохраняется
Стрелки трассировщика зависимостей	Не сохраняется
Фоновое обновление, извлечение данных для каждого элемента поля страницы в отдельности	Сохраняется
Вычисляемые поля	Сохраняется
Вычисляемые элементы	Сохраняется
Примечания к ячейкам	Сохраняется
Изменения в исходных данных Microsoft Excel	Сохраняется
Форматирование знаков и ячеек	Сохраняется
Диаграмма и другие графические объекты	Не сохраняется
Листы диаграмм, листы макросов, листы диалогов	Не сохраняется
Условное форматирование	Сохраняется
Дополнительные вычисления	Сохраняется
Пользовательский порядок сортировки	Сохраняется
Представления	Не сохраняется
Дополнительные значения ошибок и значения пустых ячеек	Сохраняется
Консолидация данных	Ссылки не сохраняются
Ограничения проверки данных и сообщения	Сохраняется
Выравнивание распределением	Сохраняется
Слои графических объектов	Не сохраняется
Диапазоны внешних данных	Сохраняется
Сгруппированные элементы в полях	Сохраняется
Структурированные форматы	Сохраняется
Текст с отступом	Сохраняется
Названия диапазонов в формулах	Сохраняется
Несколько шрифтов в одной ячейке	Сохраняется
Форматы чисел	Сохраняется
Файл автономного куба	Сохраняется
Структурирование	Не сохраняется
Расположение полей страниц сводной таблицы в строках или столбцах	Сохраняется
Установка пароля	Данные на листах и в книгах, защищенных паролем, невозможно сохранить. При публикации защищенных данных нельзя использовать пароль, но можно сохранить пароль базы данных с помощью запроса рабочего листа. В этом случае пользователю будет предложено ввести пароль при открытии XML-таблицы.
Заливки с узором	Сохраняется
Отчеты сводных таблиц	Сохраняется
Точность как на экране	Сохраняется
Параметры печати и параметры страницы	Сохраняется
Стиль ссылок R1C1	Сохраняется
Ссылки на данные на других листах	Сохраняется
Повернутый или вертикальный текст	Сохраняется
Сценарии	Не сохраняется
Сведения из общей книги	Не сохраняется
Промежуточные итоги	Числа и вычисления сохраняются. Возможности группировки и структурирования не сохраняются.
Вывод промежуточных итогов над группами элементов	Сохраняется
Выравнивание по правилам тайского языка	Сохраняется
Настройки для совместимости с Lotus	Сохраняется
Определяемые пользователем функции	Не сохраняется
Проекты Visual Basic для приложений	Не сохраняется
Веб-запросы	Сохраняется

Если скрыт первый столбец листа,

Примечание

. Если скрыт первый столбец листа, в меню Правка выберите команду Перейти. В поле Ссылка введите A1 и нажмите кнопку ОК. В меню Формат выберите команду Столбец, а затем — команду Отобразить.
Кроме того, строка или столбец могут иметь нулевую высоту или ширину. Наведите указатель на границу кнопки Выделить все.

Когда указатель примет вид

файл программа Microsoft Excel использует

Примечание

. При создании веб-запроса на XML- файл программа Microsoft Excel использует первую доступную инструкцию. Если инструкция не включена, программа Microsoft Excel определяет правильную схему: XML Spreadsheet, MSPersist или ни одна из них. Программа Microsoft Excel обрабатывает файл в соответствии со схемой. Если ни одна схема не подходит, программа Microsoft Excel будет использовать общий код XML Flattening. Программа Microsoft Excel сохраняет XML-файлы в схеме таблицы. Это единственный доступный формат для сохранения XML-файлов в программе Microsoft Excel.

Кнопка Параметры проверки ошибок отображается

Примечание

. Кнопка Параметры проверки ошибок отображается рядом с диапазоном, если активная ячейка в диапазоне содержит ошибку, например числа, сохраненные как текст. Если активная ячейка содержит ошибку, но не содержит числа в текстовом формате, команда Преобразовать в число может быть недоступна после нажатия кнопки Параметры проверки ошибок.

Если вы не имеете сохраненную

Примечание

. Если вы не имеете сохраненную копию формы для записи, которую следует изменить или вы не уверены, какая книга связана с записью, используйте программу, работающую с базой данных, для изменения записи в базе данных.

Если панель инструментов Рецензирование не

Примечание

. Если панель инструментов Рецензирование не выведена на экран, выберите в меню Вставка команду Примечание для вставки первого примечания. Можно также ввести текст в область проверки в нижней части экрана.

Узел обновлений продуктов может сам

Примечание

. Узел обновлений продуктов может сам определить, какие обновления требуются вашему компьютеру. При этом никакие сведения в корпорацию Майкрософт не отправляются.
Общие обновления, надстройки, дополнения, конвертеры и средства для просмотра доступны в Центре загрузки Microsoft Office.

4 мастера шаблона при создании

Примечания

Если на шаге 4 мастера шаблона при создании базы данных были включены записи из существующих книг, то расположение данных в существующих книгах должно соответствовать расположению ячеек, выбранных для полей данных. Например, если в мастере шаблонов будет указано, что данные в ячейке D4 на листе «Личные _данные» связаны с полем «Код сотрудника» в базе данных, во всех имеющихся книгах с данными, которые требуется добавить в базу данных, код сотрудника также должен храниться в ячейке D4 на листе «Личные_данные». Если соответствие нарушено, то мастер добавит неполные или пустые записи в базу данных. Если на шаге 2 мастера шаблонов был выбран тип базы данных dBASE или Microsoft FoxPro, можно выбрать только папку, в которой содержится база данных. Не следует включать имя файла в поле Укажите имя и положение базы данных. В противном случае при выборе базы данных отображается сообщение «Непредвиденная ошибка». Для того чтобы шаблон стал доступным всем пользователям, сохраните шаблон в доступном месте в сети. Затем требуется создать ярлык для папки или шаблона, а пользователи, в свою очередь, должны поместить этот ярлык в свою папку «Шаблоны».

Выберите в меню Файл команду Открыть. В поле Папка откройте папку, содержащую копию формы, связанной с изменяемой записью базы данных. Щелкните книгу, содержащую форму, а затем нажмите кнопку Открыть. Измените сведения в форме. В меню Файл выберите команду Сохранить. Выберите, следует ли обновить текущую запись или создать новую, а затем нажмите кнопку ОК.

и общей книги не удаляются.

Примечания

Личные сведения и общей книги не удаляются. Если требуется удалить сведения из общей книги, необходимо сначала отключить совместное использование. Книги, содержащие макросы, могут содержать дополнительные личные сведения, которые не могут быть удалены этим способом.

Пример XML

Представленный ниже пример XML является списком учебных заведений с указанием названия и адреса. Этот пример показывает, как выглядит файл XML в текстовом редакторе.

<?xml version="1.0" ?>
<universities>
<university>
     <name>UCSB</name>
     <location>Santa Barbara, CA</location>
</university>
<university>
     <name>University of Texas at Arlington</name>
     <location>Arlington, TX</location>
</university>
<university>
     <name>USM</name>
     <location>Hattiesburg, MS</location>
</university>
</universities>

Примеры использования функции MSNStockQuote в формуле

Следующий пример показывает формулу, рассчитывающую потери или доходы за одну акцию. Формула в ячейке C2 использует функцию MSNStockQuote для возвращения последней цены акции (ссылка на ячейку A2), а затем вычитает цену покупки (ссылка на ячейку B2).

Используя похожую модель, можно легко ввести другой значок акции или цену покупки в ячейки B2 или A2, и формула будет рассчитывать другой результат. Если требуется результат для нескольких значков, введите их в столбец A, цены покупки введите в столбец B и заполните формулу в столбец C. Если используются относительные ссылки строк, как в примере, они будут обновлены для расчета различных результатов потерь и доходов для каждой строки.

Примеры проверки

Лучший способ изучения средства проверки данных — это знакомство с ним в действии. Загрузив книгу-образец, сопровождающую эту статью, вы увидите примеры каждого типа проверки и всех типов сообщений. В этой книге имеются указания по просмотру параметров настройки каждой проверяемой ячейки и копированию параметров проверки в ваши собственные книги, где эти параметры можно при необходимости изменить.

Продолжение дискуссии при подготовке окончательного текста

Что происходит, если необходимо отправить документ к конкретному сроку, но группе требуется продолжить дискуссию? Вы можете просто скрыть примечания при печати окончательной копии или удалить примечания и создать вторую электронную версию документа без примечаний и исправлений.

Чтобы скрыть примечание

Если примечания включены, выберите в меню Вид команду Разметка.

Чтобы удалить все примечания

На панели инструментов Рецензирование щелкните стрелку рядом с кнопкой Отклонить примечание об изменении или удалении и выберите команду Удалить все примечания в документе.

Программа Microsoft Internet Explorer

Программа Microsoft Internet Explorer (версии 5.0 или более поздней) предлагает два способа создания веб-запроса в программе Microsoft. Эти способы описаны ниже.

Приложение Microsoft Excel позволяет работать

Просмотр файла XML в Excel 2002

Приложение Microsoft Excel позволяет работать со всеми правильно составленными файлами XML (то есть с любыми файлами, структура которых соответствует стандарту XML). Кроме того, корпорация Майкрософт предложила формат электронных таблиц XML (XMLSS) специально для листов Excel. Все это дает возможность выполнять следующие действия:

открытие любого правильно составленного файла XML; создание веб-запросов к источникам данных XML правильного формата; сохранение книги в формате электронных таблиц XML (XMLSS). В данной статье рассматривается механизм отображения файла XML при его открытии в программе Excel.

Просмотр индивидуальных заказов

Просмотр индивидуальных заказов

. Перетащите поля «Товар», «Цена», «Количество» и «Скидка» в область строк. Перетащите поле «Отпускная цена» в область данных. Затем перетащите поле «КодЗаказа» в область страниц. Теперь можно будет переключаться между страницами для просмотра данных о каждом заказе.

Сводные отчеты могут включать или исключать скрытые данные в промежуточных итогах. Например, итоговые данные о заказах, приведенные ниже, не включают пункты налога и стоимости перевозки. Если требуется включить все пункты в итоговые данные, можно воспользоваться кнопкой Учитывать скрытые элементы в итогах на панели инструментов Сводные таблицы.

Просмотр подмножества данных

Фильтр позволяет быстро отобрать подмножество данных. Для этого с помощью поля страницы нетрудно разбить отчет сводной таблицы на отдельные «страницы». Каждая страница содержит подмножество данных, обобщенных в отчете сводной таблицы.

Например, можно добавить поле страницы для категории «Год». Это поле позволит просматривать сведения о продажах за один год (например, 2003 год) или за все года одновременно.

Просмотр всего содержимого листа

Просмотр всего содержимого листа

. Чтобы посмотреть, как будет напечатана каждая страница, в меню Файл выберите команду Предварительный просмотр. В режиме предварительного просмотра отображаются элементы листа, скрытые в обычном режиме, такие как поля, верхний и нижний колонтитулы и заголовки печати.

Проверка полноты представления данных

Проверка полноты представления данных

. Если ширина столбца недостаточна, текст может не поместиться в столбце, а вместо чисел могут появиться знаки ######. Чтобы разместить данные, ширину столбца можно увеличить.

Для переноса слов по ширине столбца в меню Формат выберите команду Ячейки и на вкладке Выравнивание установите флажок переносить по словам.

Работа с новой информацией, полученной по электронной почте

Работа с новой информацией, полученной по электронной почте

. Большинство сведений о потребностях клиента вы получаете по электронной почте. Один из ваших сотрудников собрал сведения о текущем клиенте в старом сообщении, которое хранится в архиве вашей почты. После небольшого редактирования это сообщение можно использовать почти дословно. Установив Microsoft Word как редактор электронной почты для Microsoft Outlook®, легко выполнить копирование и вставку из одного документа в другой, а новые средства специальной вставки в программе Word позволяют сохранить уникальное форматирование и стили в создаваемом документе.

Копирование и вставка для сохранения стилей

Буфер обмена Microsoft Office позволяет копировать и вставлять в документы данные из сообщений электронной почты с сохранением уникального форматирования.

В сообщении электронной почты выделите и скопируйте текст, с которым вы будете работать.

В окне документа Microsoft Word выберите в меню Правка команду Буфер обмена Office. Будет открыта область задач «Буфер обмена».

В документе установите курсор в месте вставки текста. Затем в области задач «Буфер обмена» щелкните элемент, который требуется вставить. Текст будет вставлен в документ. Чтобы выбрать параметры форматирования, щелкните значок Параметры вставки (значок буфера обмена), который появляется под вставленным текстом. Выберите Использовать форматирование конечного фрагмента, чтобы шрифт и стиль вставленного текста совпадал с шрифтом и стилем текущего документа.

Для получения дополнительных сведений о буфере обмена Microsoft Office XP прочитайте статью Просмотр до 24 элементов в буфере обмена Office XP.

Работа с новыми данными из Microsoft PowerPoint или Microsoft Excel

Работа с новыми данными из Microsoft PowerPoint или Microsoft Excel

. Ваша группа имеет подробные электронные таблицы по финансовым операциям клиента, и вы хотели бы сравнить их с потенциальным увеличением доходов, которое обеспечит предлагаемая вами услуга. Вам также хотелось бы использовать хорошие сводки о проблемах клиента, имеющиеся в предварительной презентации, составленной членом вашей группы. Данные из Microsoft PowerPoint и Microsoft Excel можно скопировать и вставить в Microsoft Word.

Работа с новыми данными из рукописных заметок

Работа с новыми данными из рукописных заметок

. Для отслеживания дискуссий и собраний ваша фирма использует планшетные компьютеры и средства распознавания рукописного текста Microsoft Word 2002. Эти данные можно скопировать и вставить в новый документ обычным образом. Дополнительные сведения содержатся в статье Распознавание рукописного текста в Office XP(английская версия) .

Работа со средствами рецензирования

На панели инструментов Рецензирование имеется ряд кнопок, помогающих редактировать документ. При работе над предложением вам может потребоваться удалить, изменить или добавить примечания по форматированию или разделам текста. Кнопки на панели инструментов Рецензирование помогают выполнить эти задачи.

Когда документ первый раз приходит на рецензию, в первом раскрывающемся списке на панели инструментов Рецензирование автоматически отображается параметр Исправления в измененном документе. Этот параметр позволяет видеть любые исправления выделенными другим цветом и с пометками на полях согласно текущим настройкам исправлений. Пользователь также имеет возможность увидеть, как будет выглядеть окончательный документ с учетом исправлений, выбрав в поле со списком параметр Измененный документ. Параметр Исправления в исходном документе позволяет увидеть удаленный текст зачеркнутым, а новый текст выделенным метками на полях. Для того чтобы увидеть исходный документ, выберите в поле со списком параметр Исходный документ.

Радиальная

Отношения между элементами или основным и второстепенными элементами

Организация спортивных команд, состоящих из капитана и рядовых игроков. Попробуйте хотя бы раз сделать этого тихоню, уткнувшего свой нос в книгу, капитаном! Наглядное изображение того, в каких отношениях друг к другу находятся персонажи книги или рассказа.

Расстановка горизонтальных разрывов страниц

Расстановка горизонтальных разрывов страниц

. Чтобы новая страница начиналась с определенной строки, можно изменить горизонтальный разрыв страницы. В меню Вид выберите команду Разметка страницы. В режиме разметки страницы автоматические разрывы страниц обозначаются синими пунктирными линиями, которые программа Microsoft Excel вставляет для разделения листа на несколько страниц.

Изменение положения разрыва страницы осуществляется путем перетаскивания мышью. После изменения положения разрыва страниц вручную синяя пунктирная линия изменит свой вид на сплошную. Можно также вставить новый разрыв страницы вручную. Щелкните заголовок строки, расположенной под строкой, куда нужно вставить разрыв страницы, а затем в меню Вставка выберите команду Разрыв страницы.

Расстановка вертикальных разрывов страниц

Расстановка вертикальных разрывов страниц

. Если данные не удается разместить на одной странице, можно изменить вертикальные разрывы страниц. В меню Вид выберите команду Разметка страниц. Перетащите вертикальный разрыв страниц в нужное положение. Использование вертикального разрыва страниц может усложнить чтение. Чтобы этого избежать, рекомендуется добавить заголовки печати.

Скрытие столбцов. Если некоторые столбцы содержат данные, которые не должны печататься, такие столбцы можно временно скрыть. Выделите нужные столбцы, выберите в меню Формат команду Столбец, а затем — команду Скрыть. Чтобы снова отобразить столбцы, выделите соседние столбцы справа и слева от скрытых столбцов. В меню Формат выберите команду Строка или Столбец, а затем — команду Отобразить.

Расстановка вертикальных разрывов страниц

Разъединенные пользователи

Разъединенные пользователи

. Любой пользователь может отключить другого пользователя от общей книги. Кроме того, связь может быть потеряна из-за неполадок при доступе к серверу или сети. Разъединенные пользователи не могут сохранять изменения в общей книге. Если режим записи изменений включен, у такого пользователя есть возможность сохранить книгу под другим именем, а затем объединить свои изменения с исходной общей книгой. Допускается автономная работа с копиями общей книги с последующим объединением всех изменений.

Для получения сведений об объединении изменений в общей книге введите фразу Объединение книг в окне мастера ответов Microsoft Excel 2002.

Различия между средством доступа...

Различия между средством доступа OLE DB и подключением к источнику данных ODBC в программе Excel 2002

Если импорт данных в программу Microsoft Excel осуществляется с помощью OLE DB или источников данных ODBC, дальнейшая обработка данных после подключения зависит от типа подключения.

Подключение к средствам доступа OLE DB или источникам данных ODBC в программе Microsoft Excel 2002 стало более удобным, чем когда-либо раньше. Для создания подключений к OLE DB или источникам данных ODBC используется команда Импортировать данные или Создать запрос (меню Данные, команда Импорт внешних данных). Каждый источник данных имеет уникальные свойства и ограничения, которые полезно знать.

OLE DB ODBC

Извлечение данных по одному элементу из поля страницы	Не поддерживается (требуется программа Microsoft Query)	Поддерживается
Восстановление подключения при перемещении источника данных	Поддерживается	Не поддерживается
Создание файлов .odc из таблицы запроса или сводной таблицы	Поддерживается посредством метода SAVEASDOC языка Visual Basic для приложений	Не поддерживается
Создание запросов с параметрами	Не поддерживается	Поддерживается
Изменение запросов	Вручную в диалоговом окне	Допускается в запросе