Изменение веб-запроса

Изменяя запрос, можно изменить тип и форматирование возвращаемых данных. Щелкните ячейку, содержащую данные запроса, а затем нажмите кнопку Изменить запрос на панели инструментов Внешние данные.

Изъятие книги из общего доступа для настройки

В связи с этим рекомендуется составить расписание профилактических работ, чтобы не мешать пользователям. К началу профилактики все пользователи должны объединить свои изменения, закрыть книгу и скопировать или напечатать журнал изменений. Для получения дополнительных сведений введите фразу Отмена общего доступа в окне мастера ответов Microsoft Excel 2002.

Как файл XML отображается в программе Excel?

При открытии файла XML в программе Excel (предполагается, что связанные таблицы стилей не используются) этот файл XML «линеаризуется», то есть преобразуется в двумерный лист, состоящий из строк и столбцов. Теги XML отображаются как заголовки столбцов, а данные отображаются в строках под соответствующими заголовками. Открытые в Excel файлы XML доступны только для чтения, поэтому сохранить исходный файл в формате электронных таблиц XML нельзя.

При открытии файла XML, связанного с таблицей стилей, можно либо открыть файл без применения таблицы стилей, либо применить определенную таблицу стилей (если файл связан с несколькими). Если применяется связанный файл XSL, то именно этот файл XSL определяет представление данных (представленный далее пример к этому случаю не относится).

Если связанный файл XSL отсутствует или не применяется, первый элемент (корневой узел) используется в качестве заголовка и отображается в ячейке A1 («/universities» в приведенном ниже примере). Остальные теги сортируются в алфавитном порядке во второй строке. Файл XML, пример которого был приведен ранее, отображается в программе Excel следующим образом.

/universities

Данные каждого тега отображаются в третьей и последующих строках электронной таблицы. Каждая строка содержит один уникальный набор данных.

Как изменяются показатели работы продавца по кварталам?

Как получить доступ к службе технической поддержки корпорации Майкрософт?

Как соотносятся суммы продаж в первом и втором кварталах?

Какие продавцы входят в пятерку лучших?

Какие товары входят в десятку самых дорогих?

Какие три товара каждой категории пользуются наибольшим спросом?

Какое вознаграждение должен получить каждый продавец?

Какой процент составляет указанный заказ от общей суммы заказов?

Какова общая сумма продаж для каждого товара?

Какова общая сумма продаж для каждой категории товаров?

Какова средняя цена каждого товара?

Какова сумма продаж каждого товара за квартал?

Какова сумма заказов для каждого продавца?

Каковы показатели продавцов в указанном квартале?

Каковы средние и минимальные суммы продаж?

Более простые отчеты сводных таблиц представлены в следующем разделе этой статьи.

Каковы средние, наибольшие и наименьшие промежуточные итоги продаж напитков?

Каковы суммы заказов для продавцов в указанной стране?

Конфликтующие и нежелательные изменения

Все пользователи общей книги обладают равными правами при разрешении конфликтов. Если ведется запись изменений, то изменения, которые привели к конфликту, отображаются на листе журнала. Для получения сведений о вариантах разрешения конфликтов введите фразу Разрешение конфликтов в окне мастера ответов Microsoft Excel 2002, а затем выберите раздел «Разрешение конфликтующих изменений в общей книге».

Запись изменений можно также использовать для выявления и отклонения нежелательных изменений. Например, сотрудник Калинин удалил некоторые записи из книги просроченной дебиторской задолженности во вторник, когда был получен платеж, тогда как он должен был отметить эти записи как полученные и дождаться оплаты чека банком. Начальник Калинина может записать изменения для восстановления удаленных записей. Для этого следует перейти на лист журнала, применить фильтр, чтобы найти все изменения, сделанные данным сотрудником в указанный день, и просмотреть удаленные данные.

После обнаружения удаленных данных можно скопировать их из столбца «Старые значения» на рабочий лист. Для получения дополнительных сведений об отображении и использовании листа журнала введите фразу Изменение журнала в окне мастера ответов Microsoft Excel 2002.

Контроль за ходом работы

Листы графиков и внедренные графики

Можно создать график на основе определенного листа электронной таблицы (он называется график листа) или в виде внедренного графикана уже существующем листе. При любом способе создания графика он связан с исходными данными на листе, поэтому он автоматически обновляется при обновлении данных на листе.

Маркер данных.

На каком месте находится продавец по сумме заказов?

Начало отчета сводной таблицы

Щелкните ячейку в исходных данных. В меню Данные выберите пункт Сводная таблица. Следуя инструкциям мастера, выполните шаги с 1 по 3. Макет отчета сводной таблицы можно создать с помощью кнопки Макет на третьем шаге мастера или прямо на листе.

Начало отчета сводной таблицы

Щелкните ячейку в исходных данных. В меню Данные выберите пункт Сводная таблица. Следуя инструкциям мастера, выполните шаги с 1 по 3. Макет отчета сводной таблицы можно создать с помощью кнопки Макет на третьем шаге мастера или прямо на листе.

Настройка проверки данных

После определения типа проверки, которая будет использоваться в ячейках листа, настройка параметров проверки может быть выполнена с помощью команды Проверка (меню Данные). Инструкции по настройке содержатся в книге-образце, которую можно загрузить по ссылке из этой статьи, а также в справке Microsoft Excel 2002. Ниже дан общий обзор настройки процедуры проверки.

Настройка возможностей, которые нельзя изменить после того, как книга стала общей

Не импортируется форматирование

По умолчанию веб-запрос не импортирует форматирование (только неформатированный текст). Это происходит потому, что некоторое форматирование HTML не совместимо с последующим анализом в программе Microsoft Excel. Например, объединенные ячейки являются стандартным форматированием HTML, но объединенные ячейки не совместимы с отчетом сводной таблицы и диаграммы. Чтобы сохранять форматирование, установите переключатель в положение только формат RTF или полностью формат HTML в диалоговом окне Параметры веб-запроса (кнопка Параметры в диалоговом окне Изменить веб-запрос).

Области применения общих книг

Общие книги хорошо подходят для отслеживания состояния, сбора и обобщения сведений, составления списков. Если каждому пользователю необходимо назначить отдельную область листа, за своевременное обновление которой он будет отвечать, с возможностью просмотра результатов работы остальных сотрудников, используйте общую книгу. Кроме того, пользователям можно разрешить добавлять данные в конец списка.

Ниже приведен пример общей книги для группы бухгалтеров, занимающихся просроченной дебиторской задолженностью.

Главный бухгалтер, создавший эту общую книгу, назначает сотрудников для ведения учета по различным регионам. Если сотрудники определяют, что платежи задерживаются, каждый из них может добавить строку на лист. Если один сотрудник отвечает за работу с тридцатидневной задолженностью, он может обновлять столбец C при отправке последних уведомлений и при получении платежей. Другой сотрудник, составляющий расписание платежей для клиентов, имеющих девяностодневную задолженность, может обновлять столбец E. Для отражения сведений о состоянии каждый сотрудник вводит в столбец A примечания, обозначенные красными треугольниками. Главный бухгалтер постоянно держит книгу открытой на экране и просматривает изменения, используя автоматическое обновление каждые несколько минут.

Общая книга не всегда подходит для больших и сложных моделей листов, в которых структура и формулы часто изменяются или принимают законченный вид лишь со временем. Книги такого типа удобнее вести одному владельцу или пользователям, изменяющим и обновляющим сведения по очереди.

Обновление данных

Веб-запрос может быть обновлен вручную (панель инструментов Внешние данные, кнопка Обновить данные) или автоматически. Использование этой возможности гарантирует наличие последних сведений в электронных таблицах.

Обновление записей и создание отчетов на основе базы данных

Обобщение и анализ данных

«Общую картину» данных можно получить с помощью средств обобщения и анализа данных в отчете сводной таблицы. Для статистической обработки данных в программе Microsoft Excel 2002, например, путем подсчета суммы, среднего значения или количественных показателей, ввод формул вообще не требуется.

Ограничение доступа пользователей

Защита общей книги устанавливается по уровням. Сначала устанавливается требуемая защита листа, затем — защита книги и в последнюю очередь — защита общего доступа и записи изменений. После установки защиты книги изменить защиту листа невозможно. Защита общего доступа и записи изменений не позволяет изменить защиту книги или листа.

Защита листа устанавливает пределы доступа каждого пользователя по его имени. Данному пользователю можно разрешить изменять только указанные диапазоны или разрешить всем пользователям выполнять только определенные команды. Защита книги действует на всех пользователей и определяет возможность вставки, удаления, скрытия и отображения листов. Защита общего доступа не позволяет запретить общий доступ к книге и предотвращает удаление журнала изменений.

Для получения сведений о каждом виде защиты введите слово защита в окне мастера ответов Microsoft Excel 2002.

Окно контрольного значения

Определение двух самых выгодных клиентов для каждого товара

Определение двух самых выгодных товаров, приобретенных каждым клиентом в третьем квартале

Определение объема записываемых исправлений

Можно указать интервал больше 30 дней, но при этом размер книги будет увеличиваться, а операции открытия и сохранения книги будут занимать много времени. Вместо этого сведения об изменениях можно периодически архивировать или, если изменения не записываются, просто отключить эту возможность. Для получения дополнительных сведений о других способах записи изменений введите фразу Запись изменений в окне мастера ответов Microsoft Excel.

Определение самого выгодного клиента в первом квартале

Основная линия сетки.

Основной критерий выбора: являются данные реляционными или нет?

Если логика данных позволяет хранить их в виде одной таблицы или листа, так и следует поступать. Под логикой здесь понимается непосредственная связь данных в каждом столбце, которые должны находиться в одной простой таблице формата Access или Excel. Они должны размещаться и обновляться единообразно. Данные такого типа, находящиеся на одной странице или листе (но не на нескольких!), называются простыми или нереляционными данными. Приведенный выше пример со списком персонала описывает именно этот случай: инициалы сотрудников не хранят в другой таблице отдельно от их фамилий.

Тем не менее, если данные требуют хранения в разных таблицах, нужна реляционная база данных. Каждая таблица по существу представляет собой описание типа данных, например заказов клиентов. Если требуется реляционная база данных, то для данных определено отношение один-ко-многим. Например, в базе данных заказов клиентов одна таблица будет содержать имена клиентов, а другая — их заказы. У каждого клиента может быть несколько заказов. Кроме того, понадобится еще одна таблица для сведений о заказах, так как каждый заказ может включать несколько строк позиций. Реляционные данные лучше всего хранить в базе данных Microsoft Access.

Нетрудно заметить прямую связь между объемом данных и сложностью их эффективной организации. Чем больше данных, тем очевиднее необходимость размещения их в нескольких таблицах Microsoft Access. Для упрощения обработки данных и обеспечения их точности в программах Microsoft Access и Microsoft Excel предусмотрены уникальные идентификаторы. В программе Microsoft Access это первичный ключ (значок в виде ключа, появляющийся в режиме конструктора таблицы), который однозначно определяет каждую запись. В программе Microsoft Excel каждая строка обозначается номером, а каждый столбец — буквой, поэтому на каждую ячейку или диапазон ячеек имеется своя ссылка, например B5. В жизни у каждого есть номер социального страхования — лучший уникальный персональный идентификатор.

Обратите внимание, что при обращении к врачу или при приеме на работу наряду с фамилией и именем требуется номер медицинского или пенсионного страхования. Дело в том, что однофамильцы и даже полные тезки далеко не редкость. Уникальные идентификаторы почти всегда числовые. Они обеспечивают целостность данных и предотвращают появление дубликатов записей или данных в ячейках, которые не удается распознать (так называемые пустые значения). Кроме того, с помощью числовых идентификаторов быстрее всего извлекаются данные при поиске или сортировке.

Основы веб-запросов

Лучшим способом получения сведений об основах веб-запросов является ознакомление с одним из веб-запросов, включенным в программу Microsoft Excel.

Отчеты сводных таблиц для программы

Отображение только необходимых сведений

Можно отображать или скрывать элементы в поле строки или столбца, например, указанные виды продукции или продавцов. Можно также отображать или скрывать сведения об элементах в полях строки или столбца.

Например, в поле «Тип» можно скрыть все позиции товаров, кроме напитков.

Отображение только необходимых сведений

В отчете сводной таблицы можно детализировать сведения или скрыть их для представления «общей картины».

Отобразите базовый источник данных для указанной ячейки данных

Отобразите или скройте элементы в строке или столбце

Отобразите или скройте определенные сведения для элемента

Например, для элемента «Напитки» в поле «Тип» можно включить больше деталей, показав продажи по годам.

Отправка документа на дальнейшее рецензирование

Закончив рецензирование документа, добавление примечаний и предложение изменений, можно вернуть документ отправителю, нажав кнопку Ответить с изменениями на панели инструментов Рецензирование.

Отправка документа на рецензирование

После предварительных изменений черновик вашего предложения готов для отправки на рецензию другим членам группы. Следует сохранить документ на вашем компьютере и подготовить почтовое сообщение с запросом на рецензирование предложения.

Чтобы отправить документ на рецензирование

В меню Файл выберите команду Отправить и подкоманду Сообщение (на рецензию).

Автоматически создается сообщение электронной почты с вложенным документом Microsoft Word. В строку темы автоматически помещается фраза «Пожалуйста, проверьте 'имя документа'» и добавляется текст «Пожалуйста, проверьте вложенный документ». Измените по мере необходимости текст сообщения или сразу введите адреса членов вашей группы в поле «Кому» и нажмите кнопку Отправить.

Можно также указать порядок поочередной доставки сообщения членам группы, выбрав в меню Отправить команду По маршруту. Для получения дополнительных сведений о маршрутизации см. раздел Цикл рецензирования в Microsoft Office XP: отправка документа на рецензирование.

Получив сообщение, адресаты найдут вложенное предложение, а средства рецензирования будут автоматически отображаться при открытии вложения. Рецензенты смогут добавлять примечания и предлагать изменения текста. Когда каждый член группы просмотрит документ и ответит на ваш адрес, вы сможете учесть все замечания в одном документе, выполнив сравнение и объединение исправлений и предложений.

Отслеживание изменений при редактировании

Чтобы отслеживать изменения при редактировании

На панели инструментов Рецензирование нажмите кнопку Исправления.

Отслеживание изменений можно отключить, еще раз нажав кнопку Исправления на панели инструментов Рецензирование.

Ответ на вопросы соавторов в документе

Если вы обнаружите, что имеются вопросы по документу, над которым вы работаете, то программа Word 2002 позволяет ответить на эти вопросы в самом документе.

Предположим, что в вашей фирме идут дебаты о ценах, которые вы должны предложить компании, для которой пишется предложение. Поскольку ценовой план является частью предложения, участник группы, составивший черновик, включает вопрос о ценах в выноску примечания. Вы можете ответить на этот вопрос, вставив в ответ собственное примечание.

Чтобы ответить на примечание

Выделите примечание, на которое требуется ответить.

Можно также ввести текст в Область проверки в нижней части экрана.

Примечания позволяют задать собственные вопросы или привлечь внимание к внесенным вами изменениям и объяснить их причины.

---