Если хотите проверить результат, щелкните

Шаг 7

6. Если хотите проверить результат, щелкните на одной из ячеек, содержащих скопированную формулу. В частности, в нашем примере ссылка С4 была соответственно изменена на С7, однако ссылка на ячейку С10, содержащую процент премии, не изменилась.

Иногда возникает необходимость сослаться на

Шаг 7

7. Иногда возникает необходимость сослаться на метки, пользуясь, что называется, "естественным языком формул". Если присвоить ячейкам В23 имя Расходы_за_Июль, а ячейке С23 имя Расходы_за_Август, то в ячейку В17 можно будет ввести формулу =Расходы_за_Июль+Расходы_за_Август. Что позволит вычислить суммарный показатель за 2 месяца. Формулы, составленные на естественном языке, не всегда проще вводить, чем формулы, составленные из нагромождения адресов ячеек, но их гораздо проще читать.

Откройте диалоговое окно Формат ячеек,

Шаг 7

5. Откройте диалоговое окно Формат ячеек, воспользовавшись командой Формат | Ячейки (глава 8).

Щелкнув на

Шаг 8

5. Щелкнув на кнопке

Если данные из ячейки, на

Шаг 8

7. Примечание
Примечание

Если данные из ячейки, на которую имеется абсолютная ссылка, перенесены в другую ячейку, то все ссылки автоматически перестраиваются с учетом нового расположения данных. Например, если имеется формула =C3*$D$13, и содержимое ячейки D13 переносится в ячейку D15, то обновленная формула примет вид =C3*$D$15. При этом ссыл-ки в формулах остаются абсолютными.

Шаг 8

Если вкладка Число еще не

Шаг 8

6. Если вкладка Число еще не находится на переднем плане, щелкните на ее ярлычке. В списке Числовые форматы щелкните на строке Денежный. В списке Отрицательные числа щелкните на последней строке. Такое представление отрицательных чисел часто используют в финансовых расчетах. Теперь чтобы применить этот формат к числам, расположенным в столбце Зарплата, и к числам, которые будут появляться в столбцах Премия и ВСЕГО, щелкните на кнопке ОК (глава 8).

можно выбрать способ заполнения ячеек.

Шаг 9

можно выбрать способ заполнения ячеек. При выборе опции Копировать ячейки копируются и формулы и форматирование результата вычисления. Если выбрана опция Заполнить только форматы, копируется только форматирование ячеек. При выборе Заполнить только значения в новые ячейки копируются формулы, а результаты вычислений форматируются в соответствии с существующим форматированием этих ячеек.

и установите указатель мыши на

Шаг 10

8. Активизируйте ячейку С9 и установите указатель мыши на маркере заполнения, находящемся в ее правом нижнем углу, и затем протащите его вниз на 4 ячейки. Отпустите кнопку мыши. Обратите внимание на то, что теперь каждая заполненная ячейка содержит результат умножения числа, находящегося слева от нее, на коэффициент, хранящийся в ячейке В15 (глава 9).

с помощью которой рассчитывается суммарная

Шаг 11

9. Активизируйте ячейку D9 и введите формулу =В9+С9, с помощью которой рассчитывается суммарная зарплата Иванова. Затем, активизировав ячейку D9, перетащите ее маркер заполнения вниз на 4 ячейки (глава 9).

Если ячейка заполнена знаками фунта

Внимание!

Если ячейка заполнена знаками фунта стерлингов (####), значит, в нее записано большое число, длина которого превышает ширину ячейки. (Другими словами, в формуле нет ошибки). Выход прост: необходимо увеличить дотряяу (соответствующего столбца или группы столбцов, выполнив действия, описанные в главе 7. Можно также подобрать формат чисел с небольшим количеством десятичных разрядов (см. главу 8).

Как автоматически форматировать рабочие таблицы

Часто приходится долгие часы экспериментировать и упорно трудиться, прежде чем таблица примет нужный вид. С помощью кнопки

Как использовать условное форматирование

Excel позволяет применять условное форматирование - форматирование, проявляющееся только тогда, когда данные в форматируемых ячейках удовлетворяют некоторым предварительно заданным условиям. Например, можно оговорить, что суммы свыше 1 млн. долларов должны выводиться зеленым цветом и с подчеркиванием. Условное форматирование позволяет выделить определенные значения из общей массы и сосредоточить на них внимание читателя.

Примечание
Примечание

Подобно всем прочим типам форматирования, условное форматирование не исчезает при удалении содержимого ячеек, к которым оно было применено. Оно остается связанным с этими ячейками даже тогда, когда данные в них не удовлетворяют заданным условиям. Отменить форматирование можно только с помощью команды Очистить из меню Правка, выбрав из появившегося вло-женного меню пункт Формат.

Выделите ячейки, к которым хотите применить условное форматирование.

Как изменять стили

Еще одно достоинство стилей заключается в легкости изменения отформатированных с их помощью фрагментов, независимо от того, насколько эти изменения значительны. Пусть, например, шрифт заголовков показался вам слишком крупным или вы пришли к заключению, что заголовки вообще должны выглядеть абсолютно по-другому — нужно изменить и шрифт, и размер, и начертание. При модификации стиля форматирование всех ячеек, к которым он был применен, изменяется соответственно.

Примечание
Примечание

Удаляются стили также очень легко. Откройте диалоговое окно Стиль, выберите стиль из списка Имя стиля и щелкните на кнопке Удалить. Обратите внимание, что стиль Обычный не удаляется. Помните, что после удаления стиля форматирование всех ячеек, к ко-торым он был применен, будет отменено.

Для изменения существующего стиля с помощью команды Стиль из меню Формат откройте диалоговое окно Стиль.

Как копировать формат

Если вам уже приходилось применять набор элементов форматирования к одной или нескольким областям таблицы — будь то другой шрифт, размер шрифта или выравнивание — и если нужно будет точно так же отформатировать другую часть таблицы, вовсе не обязательно снова применять к ней каждый из этих элементов форматирования в отдельности. Можно воспользоваться кнопкой

Как создавать и применять стили

Недавно вы узнали о том, что с помощью кнопки

Формат по образцу этот процесс

Шаг 1

Формат по образцу этот процесс можно ускорить, однако принятие решений о внешнем виде таблицы все еще полностью лежит на вас. Функция автоформатирования Excel предоставляет ряд готовых шаблонов таблиц, которые имеют профессиональный вид и не требуют много времени на их создание. Примечание
Примечание

При применении автоформатирования не обязательно выделять всю форматируемую область. Если выделить одну ячейку из этой области, Excel, скорее всего, догадается, какие ячейки следует отформатировать.
Перед использованием автоформатирования лучше всего выделить форматируемую область. В противном случае Excel попытается самостоятельно догадаться, к какой области таблицы следует применить форматирование, но эта догадка не всегда бывает верной. Предположим, что нам нужно отформатировать строки и столбцы таблицы, но не ее название.

Формат по образцу можно копировать

Шаг 1

Формат по образцу можно копировать формат одной ячейки в другие ячейки. Если приходится часто использовать одни и те же комбинации параметров форматирования, то эффективнее сохранить их в виде стиля. Стиль — это определенный пользователем набор параметров форматирования, сохраненный вместе с рабочей книгой и применимый к любому фрагменту любого из ее листов. Примечание
Примечание

Стили можно создавать, даже в том случае если в данный момент таблица и не содержит нужной комбинации параметров форматирования. Из меню Формат выберите команду Стиль, в появившемся диалоговом окне Стиль введите имя стиля и щелкните на кнопке Изменить. После этого в диалоговом окне Формат ячеек выберите нужные параметры форматирования, щелкните на кнопке ОК и закройте диалоговое окно Стиль. Если нужно создать новый стиль, не закрывая диало-гового окна, щелкните на кнопке Добавить.
Выделите ячейку, форматирование которой хотите сохранить в виде стиля.

Из списка Имя стиля выберите

Шаг 1

1. Из списка Имя стиля выберите имястиля.

Из меню Формат выберите команду

Шаг 1

1. Из меню Формат выберите команду Условное форматирование.

Из меню Формат выберите команду

Шаг 2

1. Из меню Формат выберите команду Автоформат. Появится диалоговое окно Автоформат.

Из меню Формат выберите команду

Шаг 2

1. Из меню Формат выберите команду Стиль.

Еще один способ изменения стиля

Шаг 2

2. Совет
Совет

Еще один способ изменения стиля заключается в изменении параметров форматирования ячейки, послужившей образцом. Активизируйте эту ячейку, выберите команду Стиль из меню Формат, введите имя изменяемого стиля в строке Имя стиля и щелкните на кнопке Добавить. Имя стиля придется ввести с клавиатуры. Его нельзя выбрать из списка стилей. Excel спросит, желаете ли вы переопределить существующий стиль в соответствии с форматом выделенной ячейки. Ответьте Да, и изменения вступят в силу.
Щелкните на кнопке Изменить. Откроется диалоговое окно Формат ячейки, о котором шла речь в главе 8.

Условное форматирование можно копировать из

Шаг 2

2. Примечание
Примечание

Условное форматирование можно копировать из одной ячейки в другую, как и обычное, с помощью кнопки

Выберите из списка форматов тип

Шаг 3

2. Выберите из списка форматов тип форматирования. Для этого достаточно щелкнуть на одном из представленных образцов форматирования.

В строке Имя стиля появившегося

Шаг 3

2. В строке Имя стиля появившегося диалогового окна Стиль введите имя стиля. После этого в разделе Стиль включает проверьте еще раз, учтены ли в новом стиле все необходимые параметры форматирования. Если да, щелкните на кнопке Добавить. Чтобы выйти из диалогового окна щелкните на кнопке ОК. О том, как поступить в противном случае, читайте в следующем разделе, "Как изменить стиль".

с помощью вкладок этого диалогового

Шаг 3

3. Внесите нужные изменения с помощью вкладок этого диалогового окна. В частности, с помощью вкладки Шрифт можно выбрать другой размер и начертание шрифта. Используя вкладку Выравнивание — изменить способ выравнивания данных в ячейке.

О том, как это делается,

Шаг 3

Формат по образцу. О том, как это делается, уже рассказывалось в этой главе. Появится диалоговое окно Условное форматирование, такое, как показано на рисунке. Помощник по Office может вмешаться и спросить, не нужна ли помощь. Если нужна, щелкните на кнопке Да, вывести справку. Помощник по Office описан в главе 6. Обратитесь к ней, если необходимо освежить в памяти сведения о нем.

Выбрав нужный автоформат, щелкните на

Шаг 4

3. Выбрав нужный автоформат, щелкните на кнопке ОК, и он будет применен к предварительно выделенной области таблицы. После этого отмените выделение ячеек таблицы, что даст возможность лучше увидеть результаты применения автоформатирования.

С помощью команды Сохранить из

Шаг 4

3. С помощью команды Сохранить из меню Файл или щелчка на кнопке

с диалоговым окном Формат ячейки

Шаг 4

4. После окончания работы с диалоговым окном Формат ячейки щелкните на кнопке ОК. Программа вернется в диалоговое окно Стиль, где в разделе Стиль включает можно проверить все внесенные изменения.

В первом слева списке выберите

Шаг 4

3. В первом слева списке выберите пункт значение, если форматирование должно определяться величиной числа, содержащегося в ячейке. В следующем списке выберите оператор сравнения со значением в ячейке. В строке справа введите числа или формулы, определяющие условие, при котором осуществляется форматирование. Можно также щелкнуть на кнопке

Если результаты автоформатирования вас не

Шаг 5

4. Примечание
Примечание

Если результаты автоформатирования вас не удовлетворили и вы спохватились достаточно быстро, можно воспользоваться командой Отменить. Если же применять эту команду уже поздно, можно выделить,область, к которой было применено автоформатирование, выбрать из меню Формат команду Автоформат и в появившемся диалоговом окне Авто формат в списке форматов выбрать Нет. Помните, что команда Отменить возвращает таблицу к виду, который она имела перед применением автоформатирования, а отмена форматирования с помощью списка форматов удаляет из выделенных ячеек элементы форматирования.
Иногда при автоформатировании бывает нужно применить не все, а лишь некоторые элементы одного из стандартных шаблонов. Для этого войдите в диалоговое окно Автоформат и выберите, как обычно, из списка один из форматов. После этого щелкните на кнопке Параметры. Диалоговое окно Автоформат расширится, и в нем появится раздел Изменить. В разделе Изменить отмените параметры, которые не хотите применять. Например, если вы не хотите изменять уже установленные форматы чисел, отмените параметр формат чисел. После того, как настройка автоформатирования будет завершена, щелкните на кнопке ОК.

Сохранить на панели инструментов сохраните

Шаг 5

Сохранить на панели инструментов сохраните вновь созданный стиль для дальнейшего использования в текущей рабочей книге. Совет
Совет

Чтобы скопировать стиль из одной рабочей книги в другую, активизируйте книгу, в которую нужно скопировать стиль, выберите из меню Формат команду Стиль, щелкните на кнопке Объединить, в появившемся диалоговом окне выберите рабочую книгу, из которой будет копироваться стиль, и щелкните на кнопке ОК. Помните, что при этом копируются все стили этой книги. Нельзя выбрать для копирования какой-нибудь один из них.
После того, как стиль создан и сохранен, его можно применить к любому листу рабочей книги, в которой он был сохранен. Для этого выделите ячейки, которые хотите отформатировать, и с помощью команды Стиль из меню Формат откройте диалоговое окно Стиль. В этом окне из списка Имя стиля выберите нужный стиль и щелкните на кнопке ОК.

Щелкните на кнопке OK, чтобы

Шаг 5

5. Щелкните на кнопке OK, чтобы сохранить стиль и закрыть диалоговое окно. Обратите внимание, что все ячейки, отформатированные с помощью стиля, который подвергся модификации, автоматически изменили свой формат. Совет
Совет

А если нужно применить не весь стиль целиком, а лишь отдельные его элементы? Нет ничего проще: выделите ячейки, которые нужно отформатировать, выберите команду Стиль из меню Формат и имя нужного стиля — все, как обычно. Однако прежде чем двигаться дальше, отмените те из параметров форматирования в стиле, которые не нужно применять. Например, если нужно применить шрифт, связанный с некоторым стилем, но не способ выравнивания и форматирования чисел, выберите этот стиль и отмените параметры число и выравнивание в разделе Стиль включает.
С помощью команды Сохранить из меню Файл или нажатием кнопки

и выбрать формулу непосредственно из

Шаг 5

справа от этой строки и выбрать формулу непосредственно из таблицы. Например, можно выбрать оператор меньше и ввести 0 в следующем поле. После чего будут отформатированы все числа, меньше 0. Большинство операторов требуют лишь одного поля ввода. Если выбрать операторы между или вне, то появятся два поля ввода, в которые можно ввести верхнюю и нижнюю границы интервала.

Шаг 6

Стиль Обычный определяет, как должны

Шаг 6

5. Совет
Совет

Стиль Обычный определяет, как должны выглядеть данные таблицы перед тем, как они будут дополнительно отформатированы. Если нужно отменить всякое форматирование в одной или нескольких ячейках, к ним можно применить стиль Обычный. Кроме того, стиль Обычный можно изменить, в результате чего изменится весь определяемый по умолчанию вид таблицы. Например, если нужно, чтобы размер шрифта всего текста автоматически увеличился с 10 пунктов до 12, можно изменить стиль Обычный, так, чтобы в нем был задан размер шрифта в 12 пунктов.

Сохранить на панели инструментов сохраните

Шаг 6

Сохранить на панели инструментов сохраните измененный стиль в текущей рабочей книге, чтобы иметь возможность использовать его в будущем.

Чтобы отменить условие, щелкните на

Шаг 6

4. Совет
Совет

Чтобы отменить условие, щелкните на кнопке Удалить в диалоговом окне Условное форматирование и в появившемся диалоговом окне Удалить условие форматирования выберите условия, которые хотите удалить, пос-ле чего щелкните на кнопке ОК.
Щелкните на кнопке Формат. В появившемся диалоговом окне Формат ячейки выберите параметры форматирования, — начертание, цвет букв, подчеркивание, фон и обрамление, — которые будут применены к ячейкам в случае выполнения заданных условий. Обратите внимание, что в этом случае доступны не все параметры форматирования. В частности, можно изменить цвет шрифта, но нельзя выбрать другой шрифт или размер. Если вы решите вернуться к стандартному способу форматирования, это всегда можно сделать с помощью кнопки Очистить.

Шаг 7

в диалоговом окне Формат ячеек.

Шаг 7

5. Щелкните на кнопке ОК в диалоговом окне Формат ячеек. В результате вы снова вернетесь в окно Условное форматирование. Здесь в окне Отображение видно, как будут выглядеть отформатированные таким образом ячейки.

в результате чего вновь заданное

Шаг 8

6. Щелкните на кнопке ОК, в результате чего вновь заданное условное форматирование будет применено к выделенным ячейкам.

Формат по образцу дважды. Теперь

Шаг 9

Формат по образцу дважды. Теперь этот формат можно применять к любому количеству групп ячеек, выделяя их с помощью мыши. Когда копирование формата будет закончено, нажмите клавишу Esc или снова щелкните на кнопке

Что умеет Excel?

Электронные таблицы, подобные Excel, помогают производить вычисления, анализировать данные и управлять ими. Excel позволяет организовывать числовую информацию в виде строк и столбцов. Он легко выполняет также некоторые другие функции, которые будут описаны позже.

Примечание
Примечание

Вы не вполне понимаете, что такое компьютерная программа? Их еще называют программным обеспечением, приложениями, программными приложениями, и еще множеством имен. Программа - это просто набор инструкций, говорящих компьютеру, что он должен делать. Чтобы компьютер мог сделать что-либо полезное, ему необходима программа.

Подобно прочим электронным таблицам, на экране Excel появляется сетка из строк и столбцов — электронная книга учета, в которую вводятся данные. Каждая клеточка сетки (пересечение строки и столбца) называется ячейкой. Обычно в ячейки заносятся числа, но туда можно поместить и текст с описанием, например, заголовки строк и столбцов.

Интерфейс программы

При запуске Excel на экране появляется картинка, подобная показанной на рисунке. (Excel был столь любезен, что открыл для вас новую рабочую книгу). Прежде чем начать работу, необходимо освоиться со всем, что находится на экране, подобно тому, как вы сверяетесь с картой автомобильных дорог, прежде чем отправиться в путешествие. Еще раз просим не пугаться: в Excel гораздо больше порядка, чем во многих других электронных таблицах, и вскоре все его инструменты покажутся вам старыми друзьями.

Примечание
Примечание

Поскольку программы, разработанные для Windows, можно настраивать с учетом потребностей конкретного пользователя, то, что вы видите на экране, может несколько отличаться от рисунков в данной книге. Если вам покажется, что на экране отсутствует что-то важное, вызовите меню Вид. Если в этом меню слева от команды Строка формул отсутствует "галочка ", щелкните на этой команде — и на экране появится строка формул. Это касается и команды Строка состояния. Если вы не можете найти упоминаемых в тексте панелей инструментов, выберите из меню Вид команду Панели инструментов и в появившемся меню щелкните на строках Стандартная и Форматирование. Обратите внимание на то, что Excel предлагает большой набор панелей инструментов; с некоторыми из них вы познакомитесь в этой книге.

Запустите Excel, выбрав из меню кнопки Пуск команду Программы и оттуда - Microsoft Excel. Возможно, вам повезет обнаружить на рабочем столе пиктограмму под названием Ярлык для Excel или что-то вроде этого. Тогда можно войти в Excel, дважды щелкнув на этой пиктограмме.

В строке заголовка указано имя

Шаг 1

В строке заголовка указано имя приложения и имя используемого в настоящий момент файла. (Если окно документа не максимизировано, эти имена окажутся в двух различных заголовках.) При запуске Excel открывается чистая рабочая книга, которой присваивается имя Книга!. Это временное имя используется до тех пор, пока вы не сохраните файл, присвоив ему имя (см. главу 3).

Подобно всем программам, написанным для

Шаг 2

2. Подобно всем программам, написанным для Windows, в Excel имеется строка меню, при помощи которой можно выбирать разнообразные команды. Разворачивается меню щелчком на его названии или одновременным нажатием клавиши Alt и буквы, подчеркнутой в названии меню. Если нужно закрыть меню, не выполняя команды, просто щелкните в любом месте экрана за пределами этого меню.

и панели инструментов форматирования размещен

Шаг 3

3. На стандартной панели инструментов и панели инструментов форматирования размещен целый ряд кнопок, позволяющих быстро выполнить многие команды Excel при помощи мыши. Например, если щелкнуть на кнопке

данные будут выделены полужирным шрифтом.

Шаг 4

данные будут выделены полужирным шрифтом. Если вы не знаете точно, для чего предназначена какая-либо кнопка, поместите на нее курсор мыши, и рядом с кнопкой появится ее название.