Как удалять или очищать ячейки
Как удалять или очищать ячейки
Существуют два способа удаления данных из рабочих таблиц. Можно удалить ячейки, исключив их из рабочей таблицы и закрыв образовавшиеся вакантные места путем перемещения ячеек снизу или справа. Можно также очистить ячейки от данных, убрав из них содержимое и оставив их пустыми, без удаления освободившихся ячеек из рабочей таблицы. Часто освобождается целая строка или столбец. Например, из рабочей таблицы персонала служащих можно убрать строку, содержащую запись об уволившемся работнике. С другой стороны, может понадобиться очистить некоторое количество ячеек, даже расположенных в различных местах, если известно, что в них содержатся неточные данные, но замены этим данным пока нет.
Примечание
Примечание
При удалении ячеек любые данные, расположенные ниже или правее, автоматически смещаются вверх и/или влево. Но Excel автоматически настраивает формулы, в которых имеются ссылки на смещенные данные, так, что результаты вычислений по этим формулам остаются неизменными.
Как вставлять новые столбцы и строки
Как вставлять новые столбцы и строки
Чтобы добавить в рабочую таблицу новые данные, почти всегда требуется выделить под них дополнительное место. Предположим, имеется рабочая таблица персонала организации, в которой строки расположены в алфавитном порядке по фамилиям сотрудников. Когда на работу в компанию поступает новый сотрудник, то данные о нем нельзя ввести, просто добавив в конце таблицы новую строку. Фамилию необходимо поместить в определенное место, по алфавиту. Для этого в соответствующей точке таблицы вводится новая пустая строка, а затем в нее заносятся новые данные.
Перемещение и копирование данных
Перемещение и копирование данных с помощью операции "перетащить и отпустить"
Правка с помощью операции "перетащить и отпустить" — процесс, в значительной мере опирающийся на нашу интуицию. Этот метод позволяет перемещать или копировать данные путем перемещения их мышью. Данные перемещаются при нажатой кнопке мыши и фиксируются там, где эта кнопка мыши будет отпущена. Такой прием особенно эффективен для перемещения и копирования данных в пределах экрана.
Активизируйте нужную ячейку или выделите группу ячеек, которые хотите переместить на другое место или скопировать.В меню Правка выберите команду
Шаг 1
1. В меню Правка выберите команду Удалить или щелкните правой кнопкой мыши на одной из выбранных ячеек, после чего выберите команду Удалить из появившегося контекстного меню. (Нажатие клавиши Del приводит к иным результатам).
Установите указатель мыши на границу
Шаг 1
1. Установите указатель мыши на границу ячейки или группы ячеек, при этом указатель примет форму стрелки. Указатель можно устанавливать в любом месте границы, кроме маркера заполнения, расположенного в правом нижнем углу выделенной области.
В меню Правка выберите команду
Шаг 1
1. В меню Правка выберите команду Вырезать или Копировать. По команде Вырезать выделенные данные удаляются из рабочей таблицы и размещаются в буфере обмена; по команде Копировать они также размещаются в буфере обмена, но из рабочей таблицы не удаляются. Пунктирная линия, окаймляющая выделенные ячейки, указывает на то, что данные помещены в буфер обмена.
Шаг 1
Шаг 1
Чтобы удалить одну или несколько
Шаг 2
2. Чтобы удалить одну или несколько смежных строк, в диалоговом окне Удаление ячеек выберите опцию строку. Для удаления одного или нескольких смежных столбцов используется режим столбец. Чтобы удалить выбранные ячейки, не удаляя целиком столбцов или строк, в которых находятся эти ячейки, нужно указать, каким образом желательно заполнить образовавшиеся пустые участки. Для этого воспользуйтесь режимами ячейки, со сдвигом влево и ячейки, со сдвигом вверх. Затем щелкните на кнопке ОК, и выделенные ячейки, столбцы или строки будут удалены выбранным способом.
Удерживая нажатой левую кнопку мыши,
Шаг 2
2. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите выделенные ячейки в нужное место. Прямоугольный контур показывает, где будут располагаться перемещаемые или копируемые ячейки, если в данный момент отпустить кнопку мыши. Экранная подсказка сообщит о том, каковы границы области, в которую вы собираетесь вставить выделенную группу ячеек; в нашем примере эта граница определяется как НЗ:Н8.
в которой хотите разместить данные.
Шаг 2
2. Выберите ячейку, в которой хотите разместить данные. Нет необходимости выделять область, чей размер соответствовал бы размеру вырезанной или копируемой области. Достаточно выделить единственную ячейку, она станет левой верхней ячейкой блока вписываемых данных. В меню Правка выберите команду Вставить. Если использовалась команда Вырезать, то данные будут перенесены со старого места на новое; если же использована команда Копировать, то данные будут вставлены в указанное место.
Удерживая нажатой левую кнопку мыши,
Шаг 2
1. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместите указатель вправо (столбец расширится) или влево (столбец сузится). Появится вертикальная линия, показывающая, какой будет ширина столбца, если в данный момент отпустить кнопку мыши. При перетаскивании появляется экранная подсказка, показывающая текущую ширину столбца.
Для быстрого удаления целых столбцов
Шаг 3
3. Для быстрого удаления целых столбцов или строк вначале выделите их, а затем воспользуйтесь командой Удалить из меню Правка или из контекстного меню, появляющегося при щелчке на выделенных ячейках правой кнопкой мыши. Это приводит к автоматическому удалению выделенных строк или столбцов без появления на экране диалогового окна Удаление ячеек.
Чтобы переместить ячейки, достаточно отпустить
Шаг 3
3. Чтобы переместить ячейки, достаточно отпустить кнопку мыши, когда контур окажется в нужном месте. Примечание
Примечание
При перемещении ячеек формулы, содержащие ссылки на эти ячейки, также модифицируются. Но блоки ячеек в формулах корректируются только при перемещении всего блока ячеек. Если рабочая таблица содержит формулы, использующие блоки ячеек, то, один раз переместив данные, семь раз проконтролируйте эти отмеченные в формулах границы областей, и, если нужно, внесите соответствующие изменения в ссылки на гра-ницы этих областей.
Совет
Совет
Данные можно перетаскивать между рабочими листами и рабочими книгами. Чтобы переместить какой-либо материал в новую рабочую книгу, вначале откройте обе книги, а после этого перетащите данные из одной книги в другую. Если данные нужно не переместить, а скопировать, выполните ту же процедуру при нажатой клавише Ctrl. Чтобы переместить данные в другой лист в пределах той же рабочей книги, при перетаскивании на ярлычок нужной рабочей таблицы удерживайте в нажатом положении клавишу Alt. (Если нужно скопировать данные, удерживайте нажатыми 2 клавиши — Ctrl и Alt). Как только Excel перейдет в новую рабочую таблицу, продолжайте перетаскивание до тех пор, пока данные не окажутся на нужном месте, и только после этого отпустите кнопку мыши.
При копировании ячеек, отпуская кнопку мыши, удерживайте клавишу Ctrl в нажатом положении. Не отпускайте клавишу Ctrl раньше, чем кнопку мыши, потому что в таком случае данные не скопируются, а переместятся. Обратите внимание, что при копировании указатель мыши принимает вид
Вставить данные из буфера обмена
Шаг 3
4. Вставить данные из буфера обмена можно и иначе. В меню Правка выберите команду Буфер обмена Office. Область задач примет вид, показанный на рисунке. Каждый фрагмент данных после копирования или вырезания в буфер появляется в области задач. Буфер обмена может включать до 24-х фрагментов данных. Выберите ячейку, в которую необходимо вставить данные, и щелкните в области задач на названии нужного фрагмента данных.
и проверьте, достигли столбец нужной
Шаг 3
2. Отпустите кнопку мыши и проверьте, достигли столбец нужной ширины. Не оказываются ли данные по-прежнему усеченными? А может быть, столбец вышел слишком широким и занимает лишнее место? Вот пример столбца с именами сотрудников, которому, кажется, удалось придать оптимальную ширину. При необходимости повторите шаги 1—3 для дальнейшей настройки ширины этой или других колонок.
Чтобы очистить произвольное количество ячеек
Шаг 4
4. Чтобы очистить произвольное количество ячеек — от одной до всех ячеек рабочей таблицы — выделите их и нажмите клавишу Del. Заметьте, что таким способом можно очищать как смежные, так и несмежные ячейки. (Обратитесь к главе 4, чтобы освежить в памяти способы выделения различных участков рабочей таблицы). Примечание
Примечание
При удалении данных часто не имеет смысла сначала очищать ячейки, а затем вводить новые данные. В этом случае можно активизировать нужную ячейку и ввести новые данные, которые автоматически заменят старые. Единственное достоинство метода предварительной очистки ячеек заключается в том, что при этом в них не останется случайно забытая старая информация.
Если при очистке ячеек вы хотите проявить фантазию, выберите из меню Правка команду Очистить; вслед за этим на экране появится меню, показанное на рисунке. Команда Все позволяет очистить содержимое ячеек полностью, включая все элементы форматирования и примечания. (О форматировании рабочих таблиц читайте в главе 8). Команда Форматы позволяет отменить форматирование выделенных ячеек (жирный шрифт и т.п.) без изменения содержимого ячеек. С помощью команды Содержимое можно удалить содержимое выделенных ячеек, сохранив их форматирование (действие этой команды аналогично клавише Del). По команде Примечания в выделенных ячейках удаляются примечания, при этом содержимое и форматы этих ячеек не изменяются.
Шаг 4
Шаг 4
Сразу после вставки данных рядом
Шаг 4
5. Сразу после вставки данных рядом с активной ячейкой появляется кнопка
Если требуется изменить ширину нескольких
Шаг 4
3. Если требуется изменить ширину нескольких колонок одновременно, сначала выделите их (щелкнув на соответствующих буквах колонок) и затем перетащите мышь, уточняя ширину одной из колонок. Последнее действие расширит или сузит все выделенные колонки, устанавливая для них одинаковую ширину.
Шаг 5
Шаг 5
6.
Если поместить перемещаемые ячейки на
Шаг 5
5. Если поместить перемещаемые ячейки на то место рабочей таблицы, где уже находятся ячейки, заполненные другими данными, то Excel задаст вопрос, хотите ли вы записать вместо имеющихся данных новую информацию. Если вы действительно этого хотите, щелкните на кнопке ОК; в противном случае — на кнопке Отмена. (Осторожно: если выполняется не перенос данных, копирование, предупреждения о замене имеющихся данных на новые не появляется).
С ее помощью можно изменить
Шаг 5
Высоту строк можно отрегулировать так
Шаг 5
4. Высоту строк можно отрегулировать так же, как и ширину столбцов. Для этого поместите указатель мыши внизу заголовка строки (он примет вид
и копировать, щелкнув правой кнопкой
Шаг 6
6. Совет
Совет
Данные можно также перемещать и копировать, щелкнув правой кнопкой мыши на выделенных ячейках и выбрав соответствующие команды в появившемся контекстном меню.
Чтобы при перемещении или копировании данных избежать обновления информации в заполненных ячейках, отпуская кнопку мыши, удерживайте нажатой клавишу Shift. Прямоугольный контур, о котором упоминалось в п.З, принимает форму вертикального или горизонтального I-образного луча, отмечающего, куда будут вставлены ячейки, и будут ли другие ячейки вытеснены вправо (вертикальный I-образный луч) или вниз (горизонтальный) для расчистки места под вводимые данные.
Если вам больше нравятся операции
Шаг 6
6. Если вам больше нравятся операции с мышью, то кнопки Вырезать
а затем перетащите нижнюю границу
Шаг 6
Шаг 7
Шаг 7
Excel может самостоятельно подобрать оптимальную
Шаг 7
5. Совет
Совет
Excel может самостоятельно подобрать оптимальную ширину столбца или группы столбцов. Для этого выделите группу столбцов и в меню Формат выберите команду Столбец | Автоподбор ширины. Ширина каждого столбца из выбранной группы будет откорректирована так, чтобы самая большая запись полностью помещалась в ячейке. Для автоматического подбора высоты строк существует команда Формат | Строка | Автоподбор высоты.
Примечание
Примечание
Иногда программа Excel сама расширяет столбцы для удобства. Если ввести число, а затем задать для него числовой формат, который приведет к увеличению размера числа, Excel соответствующим образом отрегулирует ширину столбца.
В Excel имеется одна сбивающая
Внимание!
В Excel имеется одна сбивающая с толку особенность. Дело в том, что использование клавиши удаления Del приводит лишь к очистке содержимого ячейки, а не к удалению самой ячейки из рабочей таблицы. Другими словами, результаты нажатия клавиши Del и выполнения команды Удалить, находящейся в меню Правка, различны. Чтобы удалить одну строку или один столбец, активизируйте какую-нибудь ячейку в данной строке или данном столбце. Чтобы удалить несколько смежных строк (или столбцов), выделите, по меньшей мере, по одной ячейке в каждой удаляемой строке (столбце). Если нужно удалить лишь некоторые ячейки, выделите эти ячейки. Если нужно очистить ячейки от содержащихся в них данных, не удаляя из таблицы сами ячейки, перейдите к шагу 5.
Как добавлять обрамление и заливку
Как добавлять обрамление и заливку
Обрамление и заливка являются основными средствами выделения важной информации и придания таблицам элегантного вида как на экране монитора, так и при выводе данных на печать. Подобно другим средствам форматирования, обрамлением и заливкой следует пользоваться умеренно, чтобы данные не теряли наглядности. Кроме этого, можно также применить заливку для заголовков столбцов или заключить ячейки в толстую рамку, чтобы подчеркнуть важность содержащихся в них данных. При работе с группами смежных ячеек можно либо заключить их все в одну рамку, либо заключить в рамку каждую из них.
Как форматировать числа
Как форматировать числа
Excel обладает широким ассортиментом форматов чисел, они позволяют снабдить числовые данные знаком доллара, запятыми, разделяющими каждые три разряда, обозначением процентов и т.п. Как и параметры шрифтов, числовые форматы распространяются на всю ячейку, а не только на отдельные части ее содержимого. При активизации ячейки в строке формул выводится число в полном (не округленном) виде, вся функция или другая формула расчета содержимого ячейки, причем в расчетах используется полное представление числа даже в том случае, если оно выводится на экран в усеченном или округленном виде.
Совет
Совет
Форматирование чисел часто приводит к тому, что они не помещаются в выделенных для них ячейках. Если, выполнив числовое форматирование, вы введете числовые данные, а вместо них в ячейке появится 3 символа фунта стерлингов (###), расширьте соответствующие столбцы (как описано в главе 7). После этого в таких ячейках снова появятся числа.
Как изменять параметры шрифтов
Как изменять параметры шрифтов
Excel позволяет менять несколько стандартных параметров готовых шрифтов, таких, как собственно шрифт, начертание (полужирный и курсив) и размер шрифта (кегль). Можно также воспользоваться рядом специальных преобразований текста — от самых простых до самых затейливых. При использовании подобного способа форматирования в действительности преобразуются сами ячейки. Все, что совершается над содержимым конкретной ячейки, — будь то преобразование текстовой информации, числовых данных или специальных символов, — связано с процессом форматирования. Если изменить содержимое отформатированной ячейки, то любые режимы форматирования, установленные для нее, распространятся и на новые данные.
Как отменить форматирование
Как отменить форматирование
При форматировании не следует стремиться перекраивать все подряд. Если вы переусердствуете, то в результате получите пеструю таблицу, которую будет трудно читать. Через некоторое время после того, как редактирование рабочих таблиц будет завершено, неизбежно наступит момент, когда вы захотите избавиться от некоторых элементов форматирования. Часто бывает, что планы приходится менять уже в процессе форматирования. Поэтому, полезно знать некоторые приемы, с помощью которых можно быстро и безболезненно отменить один или несколько параметров форматирования.
Совет
Совет
Если очередной формат только что введен, его можно отменить с помощью команды Отменить; все секреты этой команды раскрыты a главе 6.
Как выравнивать содержимое ячеек
Как выравнивать содержимое ячеек
По умолчанию Excel выравнивает числа по правому краю, включая и результаты расчетов по формулам, а текстовые данные — по левому. Подобная схема называется общим режимом выравнивания данных. Этот режим не всегда приемлем, в особенности, когда заголовки столбцов выровнены по левому краю, а числовые данные — по правому. К счастью, можно очень просто изменить выравнивание данных по отношению к границам ячеек. Как и при установке параметров шрифтов и форматов чисел, способ выравнивания задается не для отдельных данных, а для ячейки в целом. Даже после внесения изменений в содержимое ячеек выбранные режимы выравнивания данных продолжают действовать.
Совет
Совет
Чтобы возвратиться к режиму выравнивания, задаваемому по умолчанию (правое выравнивание для чисел, левое — для текста), во вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек установите режим Обычное. Выравнивание также можно отключить, "отжав" кнопку установленного перед этим типа выравнивания на панели инструментов. Чтобы отменить действие команды Объединить и поместить в центре, с помощью которой осуществляется объединение столбцов и центрирование общего для них заголовка, войдите во вкладку Выравнивание диалогового окна Формат ячеек и снимите флажок Объединение ячеек, а затем в разделе по горизонтали ус-тановите нужный тип выравнивания.
В меню Формат выберите команду
Шаг 1
1. В меню Формат выберите команду Ячейки или щелкните правой кнопкой мыши на одной из выбранных ячеек и затем в появившемся контекстном меню выберите команду Формат ячеек.
в появившемся окне выбирать опцию
Шаг 1
Для выравнивания содержимого выбранных ячеек
Шаг 1
1. Для выравнивания содержимого выбранных ячеек по левым границам щелкните на кнопке
В появившемся вложенном меню выберите
Шаг 1
2. В появившемся вложенном меню выберите пункт Форматы. Эта команда позволяет избавиться от некоторых или всех параметров форматирования в выделенных ячейках, не потеряв при этом их содержимого.
Чтобы отменить форматирование чисел, выделите
Шаг 2
2. Совет
Совет
Чтобы отменить форматирование чисел, выделите ячейки, в которых это нужно сделать, войдите во вкладку Число диалогового окна Формат ячеек ив списке Числовые форма-ты выберите формат Общий.
В верхней части появившегося диалогового окна Формат ячеек щелкните на вкладке Число, если она еще не находится на переднем плане.
Активизируйте ячейку или выделите группу
Шаг 2
По левому краю на панели
Шаг 2
Чтобы отменить выделение ячеек, щелкните
Шаг 2
3. Чтобы отменить выделение ячеек, щелкните где-нибудь на поле рабочей таблицы. Затем просмотрите эти ячейки, и вы увидите, что в них не осталось никаких следов форматирования — ни особых шрифтов, ни числовых форматов и никаких других.
В списке Числовые форматы выберите
Шаг 3
3. В списке Числовые форматы выберите нужный тип числовых данных. Например, если выделенные ячейки будут содержать денежные суммы, выраженные в рублях, щелкните на строке Денежный. Если вы не знаете, для чего используется тот или иной формат, щелкните на его названии и затем в нижней части диалогового окна прочитайте его описание.
Для того, чтобы заключить активную
Шаг 3
2. Для того, чтобы заключить активную ячейку в рамку или создать общую рамку по контуру выделенной группы ячеек, выберите режим внешние. Если впоследствии ваши намерения изменятся, щелкните на кнопке нет, и линия исчезнет. Чтобы рамка проходила не по внешней границе ячеек, а между смежными ячейками выделенной группы, выберите режим внутренние. Этот режим может быть реализован только в том случае, если выделены 2 или 'больше ячеек. Заметим, что можно задать одновременно оба режима: и внешние, и внутренние, поскольку один не исключает другого.
Чтобы выровнять содержимое выделенных ячеек
Шаг 3
нибудь ячейки, сохранив при этом
Шаг 3
4. Примечание
Примечание
Чтобы очистить содержимое какой- нибудь ячейки, сохранив при этом параметры форматирования, воспользуйтесь командояОчи-стить. (Этим вы занимались в главе 7; нажатие клавиши Del аналогично выполнению команды Очистить из меню Правка и затем — команды Содержимое,). Кроме того, командой Очистить можно пользоваться для того, чтобы отказаться от форматирования ячейки, сохранив при этом ее содержимое (что мы и делали в этом разделе). А если воспользоваться командой Все, то команда Очистить отменит форматирование и удалит содержимое данной ячейки.
Совет
Совет
Если задача заключается в том, чтобы отменить все форматы в рабочей таблице, выделите всю таблицу, нажав комбинацию клавиш Ctrl+A. Затем выберите из меню Правка команду Очистить, а из появившегося вложен-ного меню — команду Форматы.
Если необходимо отменить форматирование не полностью, а лишь частично, то следует действовать более осторожно. Часто можно многого добиться, рационально используя кнопки панели инструментов. Например, если в ячейках, содержащих полужирный шрифт и курсив, нужно отменить только курсив, выделите эти ячейки и щелкните на кнопке
в ячейку, для которой формат
Шаг 4
4. Совет
Совет
Если в ячейку, для которой формат чисел не за -дан, ввести число с запятыми, отделяющими каждые 3 значащие цифры, Excel автоматически установит форматЧисловой для всего содержимого данной ячейки. Точно так же, если ввести сумму в долларах или число в процентах, Excel автоматически установит для данной ятейки формат Денежный или Процентный
В зависимости от выбранного числового формата, можно также задавать количество десятичных знаков после запятой в представлении чисел, символ денежной единицы и способ представления на экране отрицательных чисел. Например, если нужно отображать числа без дробной части и с символом р. перед ними, в списке Числовые форматы выберите пункт Денежный, после этого в поле Число десятичных знаков введите 0, а в списке Обозначение оставьте опцию р. По умолчанию перед отрицательными числами ставится знак "минус". Однако их можно отображать и без этого знака, выделив красным цветом.
Чтобы провести линии вдоль определенной
Шаг 4
3. Чтобы провести линии вдоль определенной стороны одной или нескольких ячеек, щелкните на нужной кнопке вкладки Отдельные. Для этого в ней предусмотрено 8 вариантов: линии сверху и снизу, справа и слева; горизонтальные и вертикальные границы между ячейками, а также два типа линий, пересекающих ячейки по диагонали. Если нужно удалить обрамление, снова щелкните на соответствующей кнопке; при этом она уже не будет выглядеть как нажатая.
По правому краю на панели
Шаг 4
Курсив на панели инструментов. Если
Шаг 4
