расположенной справа

Шаг 8

, расположенной справа в окне ввода.

итоги за третий квартал,

Шаг 8

Автосумма на панели инструментов. Чтобы просуммировать в строке 5 итоги за третий квартал, введите в ячейку F5 =сумм(Ь5:(15). В качестве эксперимента попытайтесь ввести ссылки на ячейки методом перетаскивания с помощью мыши. (Другими словами, введите =сумм(, протащите указатель мыши через ячейки B5:D5, введите ) и нажмите Enter) (глава 2).

Заполните остальную часть столбца ВСЕГО,

Шаг 9

9. Заполните остальную часть столбца ВСЕГО, воспользовавшись удобным для вас методом: функцией суммирования СУММ (введя координаты ячеек или выбрав их с помощью мыши) или кнопкой автоматического суммирования

Шаг 10

Автосумма.

в столбец ПРОШЛ. ГОД. Первые

Шаг 11

10. Введите данные в столбец ПРОШЛ. ГОД. Первые 4 числа представляют собой исходные данные, а не результаты применения формул. Общий показатель можно рассчитать в нижней части, воспользовавшись кнопкой

В ячейку 15 введите формулу

Шаг 14

12. В ячейку 15 введите формулу =H5/G5. Результат должен быть равен —0,0691. Эта формула выражает разницу между поквартальными доходами за прошлый и за текущий год по категории ГЛАВНЫЙ ОФИС по отношению к поквартальным доходам по категории ГЛАВНЫЙ ОФИС за прошлый год. Чтобы получить данные в процентах, данное число необходимо умножить на 100.

Чтобы активизировать формулу, которую необходимо

Шаг 15

13. Чтобы активизировать формулу, которую необходимо отредактировать, дважды щелкните на ячейке. Заметим, что Excel выделяет две ячейки, используемые в формуле, заключая их в цветные рамки. Если точка вставки еще не находится в конце формулы, то поместите ее туда при помощи клавиш управления курсором (глава 4).

и нажмите клавишу Enter или

Шаг 16

14. Введите *100 и нажмите клавишу Enter или щелкните на кнопке

Обратите внимание, что ячейка 15

Шаг 17

Ввод. Обратите внимание, что ячейка 15 теперь показывает правильный результат в процентах (глава 4).

с помощью соответствующих ссылок на

Шаг 18

15. Введите аналогичные формулы ( с помощью соответствующих ссылок на ячейки) в ячейки 16-18, а также в ячейку ПО.

Щелкните на ячейке А2, наберите

Шаг 19

16. Щелкните на ячейке А2, наберите текст 3-й квартал, 2003г. и нажмите клавишу Enter или щелкните на кнопке

Вместо того, чтобы переписывать содержимое

Шаг 20

Ввод. Вместо того, чтобы переписывать содержимое этой ячейки, если хотите, можно его модифицировать (глава 4).

В меню Файл выберите команду

Шаг 21

17. В меню Файл выберите команду Сохранить или щелкните на кнопке

расположенной на панели инструментов

Шаг 22

Сохранить, расположенной на панели инструментов (глава 3).

в текстовом окне Имя файла

Шаг 23

18. Наберите 1 КВАРТАЛ в текстовом окне Имя файла диалогового окна Сохранение документа. Если необходимо, выберите для файла новую папку или устройство. После этого сохраните рабочую книгу под именем 3 КВАРТАЛ, щелкнув на кнопке

Шаг 24

Сохранить.

Дважды щелкните на ярлычке рабочей

Шаг 25

19. Дважды щелкните на ярлычке рабочей таблицы Лист! (глава 3).

Присвойте таблице новое имя, введя

Шаг 26

20. Присвойте таблице новое имя, введя слово Доход и нажав Enter. Осмысленные имена таблиц делают их более понятными (глава 3).

В меню Файл выберите команду

Шаг 27

21. В меню Файл выберите команду Печать или нажмите Ctrl+P. Помните, что если нужно внести изменения в настройки параметров печати, не следует пользоваться кнопкой

Печать на панели инструментов

Шаг 28

Печать на панели инструментов (глава 5).

Напечатайте две копии рабочей таблицы,

Шаг 29

22. Напечатайте две копии рабочей таблицы, введя в окне Число копий диалогового окна Печать число 2, а затем щелкнув на кнопке ОК (глава 5).

Закройте рабочую книгу при помощи

Шаг 30

23. Закройте рабочую книгу при помощи команды Выход из меню Файл. Если команда Выход не видна на экране, щелкните на полоске в нижней части меню. Когда появится диалоговое окно с вопросом, сохранять ли рабочую книгу, щелкните на кнопке Да (глава 3).

Шаг 31

24.

в них вводит пользователь. Заголовки

Внимание

Не путайте названия строк и столбцов с заголовками строк и столбцов. Названия строк и столбцов—это обычные ячейки. Информацию в них вводит пользователь. Заголовки строк и столбцов всегда видны на экране. По умолчанию для строк программа использует цифры (1, 2,3 и тд.), для имен столбцов применяются буквы (А, В, Си т.д.). Если во вкладке Лист диалогового окна Параметры страницы установить флажок заголовки строк и столбцов, то загр-ловки будут выведены на печать. При необходимости откройте рабочую книгу и активизируйте рабочую таблицу, в которую необходимо добавить названия строк или столбцов. В меню Файл выберите команду Параметры страницы.

Как исправлять орфографические ошибки

Программа Excel снабжена средством проверки правописания, которым можно воспользоваться для исправления орфографических ошибок. Когда программе Excel встречается слово, отсутствующее в ее электронном словаре, она предоставляет возможность изменить это слово, предлагая имеющиеся в словаре варианты похожих слов, из которых можно выбрать нужный. В состав Excel входит также средство Автозамена, с помощью которого можно автоматически исправлять орфографические ошибки, допущенные во время набора текста. Привыкните к этим функциям — и они станут для вас незаменимыми.

Как найти необходимую тему консультации

Если вы предпочитаете, чтобы система помощи была более деловой и менее яркой, чем Помощник по Office, можно воспользоваться областью задач Справка Excel. Чтобы в автономном режиме просмотреть весь перечень тем, щелкнете на ссылке Оглавление. Для поиска ответов на ваши вопросы, можно воспользоваться полем Искать. Эти средства предоставляют доступ к большей части той информации, к которой можно обратиться с помощью Помощника, — просто ее получают другим путем. Если вы подключены к Интернету, то имеется возможность получать справочные данные с сайта компании Microsoft.

Примечание
Примечание

Чтобы вывести на печать особенно полезную тему консультации, выведите ее на экран и щелкните на кнопке Печать

Как отменить операцию

Если до сих пор этого не случалось, то обязательно случится в будущем: неправильно составлена формула, что-нибудь записано не в ту ячейку, или вы пожалели о том, что только что удалили больше чисел, чем следовало. Не стоит беспокоиться. Если сразу же обнаружить ошибку, то, скорее всего, можно отменить последнюю операцию, воспользовавшись имеющейся в Excel командой отмены Отменить. В лучшем случае Excel в состоянии отменить несколько операций — реально до 16. Но не забывайте, что некоторые действия Excel не в состоянии отменить, например, такие, как открытие или сохранение рабочей книги.

Совет
Совет

Если вы внесли в рабочую книгу большое количество изменений, а затем вдруг решили отказаться от некоторых из них, то самое простое, что можно сделать, — это не идти назад шаг за шагом, а закрыть рабочую книгу, не сохраняя ее, при помощи команды Закрыть из меню Файл. Когда после этого Excel спросит, нужно ли сохранять внесенные изменения, щелкните на кнопке Нет. Исходный вариант рабочей книги на жестком диске останется нетронутым, а все сделанные изменения будут сразу же отменены.

Если вы решили отменить последнее действие, на панели меню выберите Правка. Первой командой в меню Правка является Отменить, за которой следует описание последнего выполненного действия.

Как пользоваться Помощником по Office

Excel снабжен программным средством, позволяющим быстро и легко получить необходимую консультацию. Оно называется Помощник по Office и является довольно подвижным созданием (способно принимать ряд различных форм), при необходимости оказывающим "скорую помощь". Помощник по Office обладает средствами поиска, позволяющими отыскивать информацию по конкретным темам. Он также время от времени предлагает советы по некоторым темам, следуя которым, можно повысить эффективность работы. Как вы увидите в дальнейшем, Помощник по Office — дружелюбный и общительный помощник.

Если Помощник по Office отсутствует

Шаг 1

Если Помощник по Office отсутствует на экране (чтобы понять, как он выглядит, взгляните на рисунок, представленный в начале этого раздела), в меню Справка выберите пункт Показать помощника.

к области задач Справка Excel

Шаг 1

. Появится диалоговое окно Печать, с которым вы ознако-мились в главе 5. Для перехода к области задач Справка Excel выберите команду Справка | Справка: Microsoft Excel или нажмите клавишу F1. Даже если область задач была скрыта, она появится на экране в режиме Справка Excel. Если область задач уже отображается на экране, перейти в режим Справка Excel можно с помощью ее меню (команда Справка).

Орфография на стандартной панели

Шаг 1

Орфография на стандартной панели инструментов.

Появляется Помощник по Office. При

Шаг 2

1. Появляется Помощник по Office. При этом на экране может также возникнуть изображение, подобное приведенному на этом рисунке, или заставка с изображением собачки, робота, словом, чего-нибудь в этом роде.

В разделе Помощь области задач

Шаг 2

1. В разделе Помощь области задач Справка Excel щелкните на ссылке Оглавление. На экране появится оглавление справки.

Если программа Excel встречает слово,

Шаг 2

1. Если программа Excel встречает слово, которого нет в ее словаре, она выводит диалоговое окно Орфография. Если слово набрано правильно, но отсутствует в словаре Excel, щелкните на кнопке Пропустить, чтобы продолжить проверку без внесения исправления. При щелчке на кнопке Пропустить все, это слово будет пропускаться во всей остальной части проверяемого текста.

Чтобы выяснить, как выполнить то

Шаг 3

2. Чтобы выяснить, как выполнить то или иное действие, введите свой вопрос в окне Выберите действие. Затем щелкните на кнопке Найти или нажмите клавишу Enter. Список найденных тем появится, подходящих к заданному вопросу, появится в области задач.

В оглавлении разделы справки обозначены

Шаг 3

2. В оглавлении разделы справки обозначены пиктограммой

Если нужно выполнить проверку орфографии

Шаг 3

2. Совет
Совет

Если нужно выполнить проверку орфографии только части активной рабочей таблицы, перед выполнением проверки выдерите эту часть. Если этого не сделать, Excel автоматически проверяет всю активную рабо-чую таблицу.
Если слово набрано верно и часто используется в других рабочих таблицах, щелкните на кнопке Добавить. В результате Excel внесет данное слово в электронный словарь, и больше не будет выводить его в окне Орфография. Если слово содержит ошибку, а в списке Варианты содержится правильный вариант этого слова, дважды щелкните на этом варианте, после чего он будет вставлен в основной текст и проверка правописания продолжится. Если же слово написано неверно, и правильного написания в списке Варианты не оказалось, наберите слово правильно в строке внесения исправлений Заменить на и щелкните на кнопке Заменить, что приведет к исправлению ошибки и позволит продолжить проверку правописания. Когда программа достигнет конца документа, на экран будет выведен запрос о необходимости повторить проверку орфографии сначала. Если вы хотите завершить проверку, щелкните на кнопке Нет.

Выберите пункт, по которому хотите

Шаг 4

3. Выберите пункт, по которому хотите получить справку. Появится окно справки, где приведены детальные пояснения, как выполнить то, что вам нужно. Например, если щелкнуть на теме Новые ключевые возможности Microsoft Excel, то появится окно, показанное на рисунке. Чтобы удалить текст, содержащий справочную информацию, нужно удалить с экрана данное окно, щелкнув на кнопке Закрыть.

с содержанием раздела щелкните на

Шаг 4

. Чтобы ознакомиться с содержанием раздела щелкните на этой пиктограмме. Каждый раздел может включать в себя другие разделы (они тоже обозначены пиктограммой

Шаг 4

Чтобы опробовать другой вариант Помощника

Шаг 5

4. Совет
Совет

Чтобы опробовать другой вариант Помощника по Office, щелкните правой кнопкой мыши на пиктограмме имеющегося Помощника и из контекстного меню выберите команду Параметры. В диалоговом окне Помощник выберите вкладку Коллекция. С помощью кнопок Далее и Назад, можно просмотреть всю коллекцию Доступных Помощников. После того, как выбор сделан, щелкните на кнопке ОК.
Временами Помощник по Office может задавать вопрос, не нужна ли консультация по использованию данной процедуры — например, при входе в программу Мастер диаграмм, с которой можно подробно ознакомиться в главах 12 и 13. Как вы догадались, если такая консультация нужна, то следует выбрать верхнюю опцию, если нет — нижнюю.

и консультации по конкретным темам

Шаг 5

) и консультации по конкретным темам (они обозначены пиктограммой

Шаг 5

Чтобы задать вопрос справочной системе

Шаг 6

5. Примечание
Примечание

Чтобы задать вопрос справочной системе Excel 2003 не обязательно использовать Помощника. Достаточно ввести интересующий вас вопрос в поле Введите вопрос в правом верхнем углу окна программы.
И наконец, Помощник по Office хотя и дружелюбен, но иногда путается под ногами. Если захотите убрать его с дороги, оттащите его изображение в сторону при помощи мыши. Чтобы совсем удалить Помощника с экрана, в меню Справка выберите команду Скрыть помощника.

Шаг 6

)

Чтобы просмотреть информацию по определенной

Шаг 7

3. Чтобы просмотреть информацию по определенной теме, необходимо щелкнуть на ее названии в области задач или на пиктограмме

На экране появится окно Справка

Шаг 8

. На экране появится окно Справка Microsoft Excel. Если в этом окне щелкнуть на тексте, выделенном синим цветом, появится дополнительная информация по выбранной теме.

В верхней части диалогового окна

Внимание!

В верхней части диалогового окна Автозамена находятся несколько флажков, которые управляют исправлением некоторых распространенных ошибок. Убедитесь, что установлен флажок Заменять при вводе, так как в противном случае Автозамена не станет исправлять ошибки, перечисленные в нижней части диалогового окна. Если вы наберете документ и нажмете клавишу Enter, Excel изменит это слово на документ без вашего вмешательства. Так работает функция Автозамена. Существует очень длинный список слов, которые Excel может самостоятельно исправить. Кроме того, этот список можно пополнять. Для этого выберите команду Сервис | Параметры автозамены. Появится диалоговое окно Автозамена. Слева в нем записаны слова с ошибками, а справа — без ошибок. Их Excel автоматически вставляет вместо слов с ошибками. Чтобы добавить в список новое слово, введите в строке заменять: неправильное слово, а правильный вариант—в строке на: и щелкните на кнопке Добавить. Чтобы закрыть диалоговое окно Автозамена и вернуться в рабочую таблицу, щелкните на кнопке ОК.

Как изменять ширину столбцов

Столбцы Excel часто недостаточно широки для того, чтобы в них можно было поместить длинные заголовки и большие числа. В этих случаях могут возникнуть следующие ситуации. Текстовые записи "вылезают" на соседние справа ячейки, если они свободны; в противном случае, текст на экране усекается. Числа с длинным "хвостом" после запятой могут предстать в укороченном виде с потерей некоторых значащих цифр справа. Большие числа часто представляются на экране в виде ######, символизирующем переполнение. Чтобы все содержимое ячейке правильно отображалось на экране, столбец необходимо расширить. Пользуясь теми же методами, можно сузить столбцы до таких размеров, чтобы они были не шире, чем это требуется для вывода на экран их содержимого.

Примечание
Примечание

Даже если какая-нибудь запись на экране выглядит усеченной, Excel "запоминает" все содержимое данной ячейки, воспроизводя его на экране в строке формул, когда на данную ячейку имеется ссылка в какой-нибудь формуле или функции.

Совет
Совет

Двойной щелчок на линии справа от заголовка столбца изменяет ширину столбца так, чтобы самая большая запись полностью помещалась в ячейке.

В столбце, который нужно расширить или сузить, подведите указатель мыши к линии на правой границе заголовка столбца. Обратите внимание на форму, которую при этом примет указатель мыши (

Как перемещать и копировать данные с помощью клавиатуры

Метод правки таблиц Excel, основанный на процедуре "перетащить и отпустить", чрезвычайно удобен. Однако у него имеются и некоторые недостатки. В частности, этот метод не очень-то эффективен, если нужно переместить данные на большое расстояние — скажем, из ячейки А1 в ячейку Z1 или за пределы видимости на экране. Кроме того, могут возникнуть проблемы с перетаскиванием слишком больших блоков данных, операции с которыми плохо поддаются визуальному контролю. В этих случаях можно воспользоваться буфером обмена (Clipboard) Windows, областью памяти для временного хранения данных. Данные из буфера обмена могут быть вставлены в другое место той же рабочей таблицы, а также в новую рабочую таблицу, новую рабочую книгу или даже в другие программы, работающие под Windows.

Совет
Совет

Для быстрого выполнения команды Вставить можно также воспользоваться клавишей Enter. Выберите команду Вырезать или Копировать, применяя тот метод, который вам больше нравится. Затем выберите место для размещения данных и нажмите Enter, что в результате при-ведет к переносу данных из буфера обмена.

Активизируйте ячейку или выделите область ячеек, которые собираетесь переместить или скопировать, также, как и при использовании процедуры "перетащить и отпустить".