Как пользоваться предварительным
Как пользоваться предварительным просмотром разбивки на страницы
Когда рабочая таблица содержит большой объем данных, которые не помещаются на одной странице, Excel автоматически при выводе на печать разделяет материал на несколько страниц. Обычно не пользователь, a Excel решает, где переходить на новую страницу. Чтобы быстро оценить, где будут заканчиваться страницы, а также чтобы легко удалять и добавлять разделители страниц, можно воспользоваться предварительным просмотром разбивки на страницы.
Откройте рабочую таблицу (если она еще не открыта), в которой нужно просмотреть или исправить разделители страниц.Как просмотреть таблицу перед печатью
Как просмотреть таблицу перед печатью
Прежде чем начать печатать, хорошо бы посмотреть, как будут выглядеть готовые отпечатанные копии. Excel позволяет предварительно просмотреть на экране то, что должно быть выведено на бумагу. Предварительный просмотр печати дает возможность наглядно представить, как будут выглядеть отпечатанные таблицы. Кроме того, можно увидеть некоторые элементы — верхние и нижние колонтитулы, — которые появляются на отпечатанной копии, но не отображаются в рабочей таблице на экране. Пусть предварительный просмотр рабочих таблиц перед их распечаткой войдет у вас в привычку. Чем чаще это делать, тем лучше, так можно заметить случайные ошибки или пропуски, а затем, вернувшись к рабочей таблице, внести необходимые изменения, снова быстро просмотреть будущую распечатку и, наконец, вывести на печать готовую рабочую таблицу.
Примечание
Примечание
Учтите, что в окне предварительного просмотра можно увидеть таблицу, но не отредактировать ее. Чтобы произвести изменения данных, сначала воспользуйтесь кнопкой Закрыть, возвратившись таким путем к рабочей таблице.
Как вывести на печать названия строк и столбцов
Как вывести на печать названия строк и столбцов
Подобно верхним и нижним колонтитулам, названия строк и столбцов облегчают чтение выводимых на печать многостраничных данных. Все рабочие таблицы содержат не только числа, но и смысловые названия строк и столбцов — названия месяцев, разряды цен, названия отделов и другую информацию, — которые поясняют смысл чисел. Когда данные растягиваются на несколько страниц, такие названия не выводятся автоматически для всех страниц, следующих за первой. Чтобы обеспечить вывод на печать этой полезной информации, каждую страницу необходимо дополнительно снабдить названиями строк и столбцов.
Осторожно!
Осторожно!
Вопреки ожиданиям, нажатие кнопки
Подсказка
Подсказка
Для этого нужно воспользоваться методом пе-ретаскивания с помощью указателя мыши. Введите ежемесячные данные за июль, август и сентябрь для каждой категории доходов, как показано здесь.
Подсказка
Подсказка
Удобный и быстрый способ выполнить эти действия состоит в выборе диапазона C1:D10 и использовании кнопки автоматического суммирования
Практикум
Практикум
Здесь вам предоставляется возможность приобрести некоторые навыки в работе с Excel, воспользовавшись сведениями, изложенными в первых пяти главах книги. Последовательно пройдите следующие пункты и попытайтесь выполнить построение, правку и вывод на печать показанной здесь рабочей таблицы. Во многих пунктах приведены номера глав, которые напомнят вам, где были подробно рассмотрены данные темы, поэтому в случае необходимости можно вернуться к ним и освежить в памяти материал. В последующих главах читатель ознакомится с методами, позволяющими представить рабочую таблицу в более удобном для обозрения виде. Например, как выравнивать заголовки столбцов по границе расположенных под ними чисел и как выразить числа, используя меньшее количество знаков после запятой.
После запуска Excel для представления на экране новой рабочей таблицы щелкните на кнопкеПечать на панели инструментов не
Шаг 1
В меню Файл выберите команду
Шаг 1
1. В меню Файл выберите команду Параметры страницы. Если вы оказались в окне предварительного просмотра печати, не обязательно выходить из него — достаточно щелкнуть на кнопке Страница.
В меню Вид выберите команду
Шаг 1
1. В меню Вид выберите команду Разметка страницы.
в верхней части диалогового окна
Шаг 1
1. Щелкните на вкладке Поля в верхней части диалогового окна Параметры страницы. Обратите внимание, что верхнее и нижнее поля равны 2,5 см, а левое и правое — 2 см. Эти значения устанавливаются в Excel по умолчанию.
в список вариантов верхних или
Шаг 1
3. Можно заглянуть в список вариантов верхних или нижних колонтитулов, позволяющий выбрать подходящие колонтитулы из стандартного набора. Например, существуют колонтитулы с номерами страниц, причем на одном будет написано наименование таблицы, а на другом — наименование рабочей книги. Остается только проставить имена, затратив совсем немного усилий.
Если вкладка Лист еще не
Шаг 1
2. Если вкладка Лист еще не активизирована, щелкните на кнопке Лист в верхней части диалогового окна Параметры страницы.
Чтобы весь текст был набран
Шаг 1
В меню Файл выберите команду
Шаг 2
1. В меню Файл выберите команду Печать. Если вы не любитель работать с мышью, можете воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+P. Однако не щелкайте на кнопке
Если вкладка Страницы не видна,
Шаг 2
2. Если вкладка Страницы не видна, щелкните на ее ярлычке расположенном в верхней части диалогового окна Параметры страницы.
После этого вы увидите диалоговое
Шаг 2
2. После этого вы увидите диалоговое окно приглашения в режим просмотра разделителей страниц, которое расскажет немного о работе в этом режиме. Если подключен помощник по Office, то это окно имеет несколько иной вид. Необходимые сведения о помощнике по Office можно почерпнуть из главы 6. Чтобы убрать это диалоговое окно, щелкните на кнопке ОК. Если не хотите, чтобы оно появлялось снова, то прежде чем щелкнуть на кнопке ОК, установите флажок Это диалоговое окно больше не показывать. Совет
Совет
Можно отменить вставленные вручную разделители страниц, а не отказываться от разбивки на страницы в принципе при помощи команды Сброс разрывов страниц. Чтобы убрать разделитель страницы на этапе предварительного просмотра, перетащите линию, обозначающую переходна новую страницу, за пределы поля печати. Можно также воспользоваться системой меню в режиме обычного просмотра либо в режиме предварительного просмотра страниц: чтобы отказаться от горизонтальной разметки страниц, сначала выберите ячейку, расположенную непосредственно под линией разделения страницы; чтобы отказаться от вертикальной разметки страниц, выберите ячейку, следующую непосредственно справа от границы разметки страницы. Затем в меню Вставка выберите команду Убрать разрыв.
Примечание
Примечание
Линии, которыми обозначается конец страницы на экране, предназначены только для пользователя. Они не выводятся при печати. Если действительно нужно вставить линии в распечатки, воспользуйтесь линиями разметки (см. вкладку Лист в диалоговом окне Параметры страницы,) или функцией Граница в диалоговом окне Формат ячеек (в меню Формат выберите команду Ячейки. Эти функции рассматриваются в главе 8).
Теперь вы находитесь в окне просмотра разделения страниц. Можно заметить, что это уменьшенное изображение рабочей таблицы, включающее линии, которые показывают, где будут находиться разделители страниц. Любой из разделителей можно убрать с помощью буксировки его мышью. Заметьте, что номера страниц отображаются на экране большими серыми цифрами.
Чтобы изменить величину полей, введите
Шаг 2
2. Чтобы изменить величину полей, введите новые значения в полях верхние, нижнее, левое и правое. Для изменения параметров на 0,5 см можно также щелкнуть на стрелках настройки.
и нижний колонтитулы, щелкните на
Шаг 2
4. Чтобы создать собственный верхний и нижний колонтитулы, щелкните на кнопке Создать верхний колонтитул или Создать нижний колонтитул. Появится диалоговое окно Верхний колонтитул или Нижний колонтитул.
в верхней части каждой печатаемой
Шаг 2
3. Если нужно, чтобы какая-нибудь строка с данными появлялась в верхней части каждой печатаемой страницы, щелкните на кнопке
Введите только что набранный текст,
Шаг 2
2. Введите только что набранный текст, нажав клавишу Enter (глава 2). Отмените режим набора текста заглавными буквами, нажав клавишу Caps Lock, и наберите 3-й кв-л, 2003г., а затем нажмите клавишу Enter (глава 2).
Печать на стандартной панели
Шаг 3
Если нужно, можно изменить ориентацию
Шаг 3
3. Если нужно, можно изменить ориентацию страницы, выбрав опцию альбомная или книжная. Часто, перейдя от книжной ориентации (устанавливается по умолчанию, печать идет параллельно узкой сторонелиста)кальбомной (печать идет параллельно широкой стороне листа), удается разместить широкую таблицу в пределах обычного листа.
Не меняя положения существующих разделителей
Шаг 3
4. Не меняя положения существующих разделителей страниц, можно добавить к ним новые. Чтобы ввести горизонтальный разделитель страницы, выберите строку, над которой нужно ввести новый разделитель, а затем в меню Вставка выберите команду Разрыв страницы. Это можно сделать как в режиме обычного просмотра, так и в режиме предварительного просмотра разделения страниц. Excel вставит линию в рабочую таблицу и таким образом покажет, где появится разделение страницы.
На вкладке Поля диалогового окна
Шаг 3
3. На вкладке Поля диалогового окна Параметры страницы в разделе Центрировать на странице имеются флажки, позволяющие отцентрировать данные на странице по горизонтали и/или по вертикали. Приведенная на рисунке рабочая таблица отцентрирована по вертикали.
и Справа введите текст верхнего
Шаг 3
5. В текстовых окнах Слева, В центре и Справа введите текст верхнего или нижнего колонтитула; при этом весь текст, введенный в окне Слева, выравнивается по левому краю листа; текст, введенный в окне В центре, центрируется между левой и правой границами листа, а текст, введенный в окне Справа, выравнивается по правому краю листа. Кроме печатания текста, можно, щелкнув на соответствующей кнопке, вставить коды текущего номера страницы, общего числа страниц, даты, времени, имени рабочей книги или имени рабочей таблицы.
с названием сквозные строки. Диалоговое
Шаг 3
Перейдите на строку 5, дважды
Шаг 3
4. Перейдите на строку 5, дважды нажав Enter, затем снова нажмите клавишу Caps Lock и введите остальные заголовки строк, показанные на рисунке слева. Введите также заголовки столбцов ИЮЛЬ, АВГУСТ и СЕНТЯБРЬ. Вспомните короткий способ ввода названий месяцев.
Если нужно напечатать только выбранные
Шаг 4
2. Если нужно напечатать только выбранные ячейки, то в разделе Вывести на печать диалогового окна Печать выберите режим выделенный диапазон; если нужно напечатать активную рабочую таблицу (по умолчанию), выберите режим выделенные листы; и если нужно распечатать все содержащие данные листы рабочей книги, выберите режим всю книгу.
Чтобы сжать текст до таких
Шаг 4
4. Чтобы сжать текст до таких размеров, чтобы рабочая таблица помещалась на одном листе, включите режим заполнения с помощью кнопки разместить не более чем на. При этом изменяется размер шрифта, которым выводятся на печать данные, но не самой рабочей таблицы. Этим режимом можно воспользоваться также для того, чтобы разместить данные не на одной странице, а на заданном их числе. Например, если рабочая таблица будет занимать семь страниц, причем последняя почти не заполнена, можно ужать распечатку до шести страниц, выбрав опцию разместить не более чем на и задав режим печати 2 стр. в ширину и 3 стр. в высоту.
Чтобы вставить вертикальный разделитель страницы,
Шаг 4
5. Чтобы вставить вертикальный разделитель страницы, выберите столбец, расположенный слева оттого, рядом с которым нужно поставить разделитель страницы (или выберите любую ячейку в данном столбце) и в меню Вставка выберите команду Разрыв страницы. Если решено отменить какие-либо предыдущие изменения, сохранив при этом исходную разметку страниц, но отказавшись от разметки, выполненной вручную, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте окна просмотра разделения страниц и в появившемся контекстном меню выберите команду Сброс разрывов страниц.
с которыми читатель ознакомился раньше,
Шаг 4
4. Примечание
Примечание
Подобно параметрам ориентации страниц и масштабирования при печати, с которыми читатель ознакомился раньше, настройка полей распространяется только на активную рабочую таблицу Если нужно применить определенные поля к другой рабочей таблице в той же рабочей книге или к другой рабочей книге, придется повторить описанные здесь шаги. Можно также выбрать несколько рабочих таблиц и управлять ими одновременно по правилам, описанным в главе 15.
Чтобы поля страницы приняли выбранные значения, в диалоговом окне Параметры страницы щелкните на кнопке ОК. Поскольку в окне рабочей таблицы поля не видны, то, чтобы убедиться, что все сделано правильно, полезно перейти в режим предварительного просмотра. Чтобы изменить поля с помощью мыши, находясь в режиме предварительного просмотра, щелкните на кнопке Поля. Вы увидите ряд линий, соответствующих заданным в настоящий момент величинам полей. Чтобы изменить размер одного из полей или колонтитула, необходимо переместить соответствующий маркер.
Щелкнув на
Шаг 4
6. Щелкнув на кнопке
в любом месте заданной строки
Шаг 4
4. Щелкните в любом месте заданной строки рабочей таблицы. Также можно, перетаскивая метку с помощью мыши, выделить несколько строк. Строка, заключенная в пунктирную рамку, и ее номер появятся в текстовом окне. Затем, чтобы возвратиться в диалоговое окно Параметры страницы, щелкните на кнопке
Шаг 4
Шаг 4
5.
Если нужно распечатать не одну,
Шаг 5
3. Если нужно распечатать не одну, а несколько копий данных, укажите число требуемых копий в поле Число копий в разделе Копии.
Шаг 5
Шаг 5
5.
И наконец, чтобы выйти из
Шаг 5
7. И наконец, чтобы выйти из режима просмотра разделения страниц, воспользуйтесь командой Обычный режим в меню Вид.
Чтобы изменить размеры полей, перетащите
Шаг 5
6. Чтобы изменить размеры полей, перетащите с помощью мыши пунктирную л и-нию, которая отображает положение поля. В процессе буксировки в левой части строки состояний указывается текущий размер изменяемого поля. После того, как буксировка будет завершена, можно удалить с экрана линии границ полей, щелкнув еще раз на кнопке Поля. Примечание
Примечание
Набор меток, расположенных в верхней части изображения страницы, позволяет с помощью перетаскивания мышью изменять ширину столбцов. Но лучше для изменения ширины столбцов воспользоваться приемами, описанными в главе 7.
можно открыть диалоговое окно установки
Шаг 5
в диалоговом окне Параметры
Шаг 5
и щелкните на кнопке Enter.
Шаг 5
6. В ячейке В10 наберите =сумм(Ь5:Ь8) и щелкните на кнопке Enter. Эта функция суммирует 4 числа, расположенных выше ячейки В9. Глава 2.
Если таблица займет не одну,
Шаг 6
4. Если таблица займет не одну, а несколько страниц, то в разделе Печатать можно указать, какие страницы должны быть напечатаны. Если выбрана опция все (а она выбрана по умолчанию), будут напечатаны все страницы. Для печати только определенных страниц установите режим страницы, а затем задайте номера начальной (с) и конечной (по) страниц. Чтобы напечатать единственную страницу, укажите ее номер в обоих полях: в поле сив поле по.
Шаг 6
Шаг 6
7.
в диалоговом окне Колонтитулы щелкните
Шаг 6
7. После окончания работы в диалоговом окне Колонтитулы щелкните на кнопке ОК. Вы вернетесь в диалоговое окно Параметры страницы, в котором можно просмотреть, как будут выглядеть новые или отредактированные колонтитулы. Чтобы возвратиться к рабочей таблице или в режим предварительного просмотра, если вы начинали работать в нем, снова щелкните на кнопке ОК. Примечание
Примечание
При создании колонтитулов можно объединять тексты и коды. Excel вставляет коды всякий раз при щелчке на кнопках диалогового окна Колонтитулы. Например, можно ввести текст: Сегодня:, а затем щелкнуть на кнопке Дата
Если нужно, чтобы на левой
Шаг 6
5. Если нужно, чтобы на левой стороне каждой печатаемой страницы были представлены определенные данные, щелкните на кнопке
В ячейку С10 введите функцию
Шаг 6
7. В ячейку С10 введите функцию суммирования данных за август, а в ячейку D10 — функцию суммирования данных за сентябрь.
В результате колонтитул примет такой
Шаг 7
с надписью сквозные столбцы. Когда
Шаг 7
Шаг 7
Шаг 7
8.
