С этого момента экран будет
Шаг 2
Если не осталось несохраненных рабочих
Шаг 2
2. Если не осталось несохраненных рабочих книг, окно Excel закроется, и можно сразу же вернуться на рабочий стол Windows или попасть в другую программу, которая была открыта ранее. Если имеется несохраненная новая или старая рабочая книга, в которой остались несохраненными изменения, Excel спросит, хотите ли вы сохранить эту книгу. Щелкните на кнопке Да, если нужно сохранить данные, и на кнопке Нет, если изменения нужно отменить. Чтобы возвратиться к работе над книгой, не покидая программы, щелкните на кнопке Отмена.
В появившемся диалоговом окне Открытие
Шаг 2
1.
В появившемся диалоговом окне Открытие документа взгляните на список Папка. В нем указана папка, в которой Excel будет искать открываемые рабочие книги.
Как можно заметить по ярлычкам
Шаг 2
2. Как можно заметить по ярлычкам рабочих листов, вначале Excel присваивает им такие имена, как Лист1, Лист2 и т.д. Лучше всего переименовать листы таким образом, чтобы их названия отражали содержание; тогда можно будет быстро находить нужные данные. Для этого достаточно дважды щелкнуть на ярлычке рабочей таблицы, намеченной для переименования, ввести информативное имя, которое может состоять не более чем из 31 символа, и нажать Enter. Имена рабочих таблиц могут включать буквы, цифры и большинство других символов, кроме * \ / и ? .
Для создания новой рабочей книги
Шаг 3
2. Для создания новой рабочей книги можно воспользоваться опциями области задач. Если область задач не видна на экране, выберите команду Вид | Область задач. Для создания новой чистой книги используется опция Создать | Чистая книга.
Если щелкнуть на кнопке Да,
Шаг 3
4. Если щелкнуть на кнопке Да, а рабочая книга до этого ни разу не сохранялась, появится диалоговое окно Сохранение документа. В нем можно задать имя рабочей книги и сохранить ее, как было описано выше в этой главе.
Чтобы открыть сохраненную ранее рабочую
Шаг 3
2. Чтобы открыть сохраненную ранее рабочую книгу, можно воспользоваться областью задач. Для этого следует открыть область задач Приступая к работе. В нижней части области под заголовком Открыть перечислены имена файлов четырех последних книг, с которыми вы работали. Щелчок на имени файла открывает одну из этих книг. Опция Дополнительно выводит на экран диалоговое окно Открытие документа.
Новые рабочие книги изначально содержат
Шаг 3
3. Новые рабочие книги изначально содержат по три листа. Если требуется большее количество рабочих таблиц, их можно добавить при помощи команды Вставка | Лист, которая добавляет и активизирует новый рабочий лист. Ярлычок нового листа появляется слева от ярлычкалиста, активизированного перед этим. Количество листов, которое может содержаться в одной рабочей книге, ограничено только объемом оперативной памяти компьютера.
в меню Пуск пункт Программы
Шаг 4
5. Выбрав в меню Пуск пункт Программы и щелкнув на подпункте Excel, можно запустить программу заново. Того же результата можно достичь, щелкнув на ярлыке Excel, расположенном на рабочем столе, если, на ваше счастье, он там есть.
Если нужная рабочая книга находится
Шаг 4
3. Если нужная рабочая книга находится не на том устройстве, которое используется по умолчанию, щелкните на списке Папка, а затем — на имени устройства, содержащего рабочую книгу. Например, если рабочая книга находится на дискете, щелкните на названии соответствующего дисковода. Чтобы открыть рабочую книгу из другой папки, доберитесь до этой папки и дважды щелкните на ней, после чего ее содержимое (другие папки и/или файлы) появится на экране. Если вы не находите нужной папки, снова обратитесь к списку Папка. Здесь, щелкнув на любой папке, можно просмотреть ее содержимое. Чтобы найти папки, расположенные на более высоком уровне дерева папок, можно также щелкнуть на кнопке
Чтобы уничтожить рабочий лист, щелкните
Шаг 4
4. Чтобы уничтожить рабочий лист, щелкните правой кнопкой мыши на его ярлычке и в появившемся меню выберите команду Удалить. То же самое можно сделать, задав команду Правка | Удалить лист. Excel спросит, подтверждаете ли вы удаление. В ответ щелкните на кнопке ОК.
и сохраните новую рабочую книгу.
Шаг 5
4. Заполните, отредактируйте и сохраните новую рабочую книгу. Можно также закрыть ее, если вы закончили с ней работать.
Если на рабочем столе не
Шаг 5
6. Совет
Совет
Если на рабочем столе не предусмотрен быстрый доступ к Excel с помощью ярлыка, то создать такой ярлык чрезвычайно просто: найдите пиктограмму программы Excel в папке Мой компьютер или с помощью Проводника. Вероятнее всего, она находится в папке Program Files/Microsoft Office2003/Office11. Затем с помощью правой кнопки мыши перетащите пиктограмму на рабочий стол (при перетаскивании удерживайте нажатой правую, а не левую кнопку мыши), и из контекстного меню выбе-рите команду Создать ярлык(и).
Совет
Совет
Если после закрытия Excel вы попадаете в какую-нибудь другую программу, то можно возвратиться на рабочий стол Windows, щелкнув на кнопке
Переход на один уровень
Шаг 5
Excel позволяет выделять цветом ярлычки
Шаг 5
5. Excel позволяет выделять цветом ярлычки рабочих листов. Чтобы воспользоваться этой возможностью необходимо щелкнуть на ярлычке правой кнопкой мыши и выбрать из контекстного меню пункт Цвет ярлычка. На экране появится диалоговое окно Выбор цвета ярлычка. Щелкните на образце цвета, а после этого на кнопке ОК. Ярлычок будет окрашен в выбранный цвет.
и другие рабочие книги, несмотря
Шаг 6
5. Помните, что могут быть открыты и другие рабочие книги, несмотря на то, что они не обязательно видны на экране. Чтобы переключиться на другую открытую рабочую книгу, щелкните на ее окне, если вам видна какая-нибудь его часть. В противном случае откройте меню Окно и щелкните на имени нужной рабочей книги. При запуске Excel в нижней части экрана на панели задач появится кнопка, соответствующая этой программе. При создании или открытии каждой новой рабочей книги на панели задач появляются кнопки с названиями этих книг. Перейти к другой открытой книге Excel можно с помощью щелчка на одной из этих кнопок
на панели задач. Можно также
Шаг 6
В оглавлении выбранной папки найдите
Шаг 6
4. В оглавлении выбранной папки найдите ту рабочую книгу, которую нужно открыть, и дважды щелкните на ней. На экране появится рабочая книга, а ее имя будет отображено в панели заголовка. Теперь можно дополнять рабочую книгу новыми данными, производить правки существующих данных или делать и то и другое вместе.
Если рабочая книга содержит много
Шаг 6
6. Если рабочая книга содержит много листов, и вы не видите ярлычка листа, на который нужно перейти, воспользуйтесь кнопками прокрутки ярлычков, расположенных слева от них. Простые стрелки позволяют перемещаться на один ярлычок за раз в направлении, указанном стрелкой. Стрелки с черточками позволяют переместиться к последней или к первому ярлычку рабочей книги.
Если привыборе меню Файл удерживать
Шаг 7
6. Совет
Совет
Если привыборе меню Файл удерживать нажатой клавишу Shift, вместо команды Закрыть появится команда Закрыть все, позволяющая закрыть сразу все открытые файлы.
Правка формул выполняется так: дважды щелкните на нужной ячейке. После этого некоторые ссылки на ячейки в формуле будут отображены другим цветом, а ячейки, на которые они ссылаются в рабочей таблице, — заключены в цветную рамку. Внесите требуемые изменения и нажмите Enter. После внесения всех исправлений Excel выполнит пересчет формулы и отобразит в ячейке новый результат.
Иногда бывает полезно открыть рабочую
Шаг 7
6. Совет
Совет
Иногда бывает полезно открыть рабочую книгу, произвести в ней изменения и сохранить ее под новым именем. При этом исходная книга попрежнему остается на диске под своим старым именем. Для выполнения этих действий воспользуйтесь командой Сохранить как в меню Файл, как описано выше в этой главе.
Совет
Совет
Существует удобный и быстрый способ, позволяющий заново открывать одну из четырех рабочих книг, сохранявшихся последними. Достаточно войти в меню Файл и в его последних строках отыскать имя файла нужной рабочей книги.
Шаг 7
Шаг 7
7.
Электронные таблицы Excel
Как редактировать содержимое таблицы
Как редактировать содержимое таблицы
Существует много причин, по которым возникает необходимость вносить изменения в таблицу: исправление записей, корректировка данных, уточнение введенной формулы и т.п. Правка содержимого ячеек во многом одинакова, независимо от того, содержит ли ячейка текст, число, формулу или функцию, вроде функции суммирования СУММ. В этом разделе изложены несколько основных принципов редактирования. В дополнение к этому материалу, в главе 6 описаны несколько общепринятых приемов по отмене действий и проверке правописания.
Примечание
Примечание
Редактирование означает изменение содержимого рабочей таблицы, но не изменение ее внешнего вида. Совсем, что касается улучшения вида рабочих таблиц, вы ознакомитесь в главе 8.
Как спросить "А что если?"
Как спросить "А что, если?"
Попытка анализа ситуаций типа "а что, если" дает повод вставлять в таблицу различные числа и смотреть, как они влияют на результаты. Что если банк уменьшит процентную ставку по ссуде на 1%? Что если в следующем квартале показатели спроса подскочат на 100 000? Что, если в следующем году новый менеджер достанет 2 млн. на развитие нового дела? Такой анализ ситуаций по схеме "а что, если" в Excel позволяет мгновенно обыгрывать разнообразные ситуации. Все, что от пользователя требуется, это подставлять в таблицу нужные данные и позволять функциям автоматического пересчета Excel исправно выполнять свою работу.
Примечание
Примечание
Можно изменять сколь угодно много величин, необходимых для расчетов. Хотя в примерах, приведенных на этих страницах, рассматриваются случаи полного обновления наборов данных, можно было бы также посмотреть, что произойдет, если будут изменены только отдельные числа.
Кaк выделять части таблицы
Кaк выделять части таблицы
В Excel часто бывает необходимо выделять группы ячеек, чтобы потом работать с ними одновременно. Выделенные ячейки окрашиваются в синий цвет. Исключение составляет активная ячейка, которая остается белой. Можно выделить любой четырехугольный блок ячеек, а также целые столбцы, строки или всю таблицу. Можно даже сформировать блоки, включающие в себя несмежные ячейки.
Совет
Совет
Для выделения блока при помощи клавиатуры активизируйте один угол выделяемой области и, удерживая нажатой клавишу Shift, с помощью клавиш управления курсором переместитесь в противоположный угол этой области, после чего отпустите клавишу Shift.
Для полной замены содержимого ячейки
Шаг 1
1. Для полной замены содержимого ячейки наберите новое содержимое, а затем либо нажмите Enter, Tab или любую из клавиш управления курсором, либо щелкните на кнопке
Вставьте данные так же, как
Шаг 1
1. Вставьте данные так же, как и любые другие данные таблицы Excel.
Можно выбрать всю строку, щелкнув
Шаг 1
1. Можно выбрать всю строку, щелкнув на ее номере. Указатель мыши должен иметь вид
к записи нового содержимого ячейки
Шаг 2
в которых используются проверочные данные.
Шаг 2
2. Отметьте результаты в ячейках с формулами, в которых используются проверочные данные. Возможно, придется записать или распечатать результаты (см. главу 5), чтобы можно было сопоставить их с результатами из других наборов проверочных данных.
Шаг 2
Шаг 2
а заменить содержимое определенной ячейки,
Шаг 3
2. Чтобы не модифицировать, а заменить содержимое определенной ячейки, дважды щелкните на ней или нажмите F2. Не щелкайте дважды на границе ячейки, не то сдвинете ее! Мигающий курсор говорит о том, что данная ячейка готова к редактированию, и указывает точку вставки. В это время в строке состояния будет написано Правка. Если ячейка содержит результаты вычислений по формуле или с использованием функции, эта формула или функция появятся на экране.
Замените проверочные данные на новые.
Шаг 3
3. Замените проверочные данные на новые. Вопросы правки содержимого ячеек были рассмотрены в предыдущем разделе.
Это дает возможность выделить все
Шаг 3
и удаляйте символы, необходимые для
Шаг 4
3. Теперь вводите и удаляйте символы, необходимые для модификации содержимого ячейки. Для изменения положения точки вставки можно воспользоваться клавишами управления курсором. Затем можно вставить новый текст или нажать Del или Backspace для его удаления. Клавишей Backspace удаляются символы слева от точки вставки, клавишей Del — справа от точки вставки.
Снова проверьте результаты, сопоставляя их
Шаг 4
4. Снова проверьте результаты, сопоставляя их с только что полученными. Можно заметить, что формула, с помощью которой рассчитываются показатели за октябрь, суммирует текущие величины, расположенные в верхних ячейках; если какая-нибудь из этих величин изменяется, сумма автоматически пересчитывается.
Таким же способом можно выделить
Шаг 4
2. Таким же способом можно выделить весь столбец, щелкнув на его буквенном обозначении. (Напомним, что указатель мыши должен иметь вид
Для завершения редактирования нажмите Enter
Шаг 5
4. Для завершения редактирования нажмите Enter или Tab или щелкните на кнопке
и заменять пробные величины для
Шаг 5
5. Совет
Совет
Вместо того, чтобы вставлять и заменять пробные величины для оценки их влияния, в таблице можно создать несколько разделов, различающихся только пробными величинами. Затем можно просмотреть сразу все результаты подстановок различных данных. Размещение в таблице одинаковых частей облегчается, если вы умеете копировать данные; этот вопрос рассматривается в главе 7.
Повторяйте шаги 4 и 5 каждый раз, когда нужно проанализировать пробные величины.
Это позволяет выделить все ячейки
Шаг 5
Шаг 6
Шаг 6
Шаг 6
Шаг 6
Для выделения все рабочей таблицы
Шаг 6
3. Для выделения все рабочей таблицы щелкните на кнопке Выделить все — она находится непосредственно над строкой 1 и слева от столбца А — или нажмите Ctrl+A.
Чтобы изменить размер выделенной области,
Шаг 7
4. Совет
Совет
Чтобы изменить размер выделенной области, можно воспользоваться методом Shift-щелчок. Отметьте, где находится активная ячейка, нажмите клавишу Shift и, удерживая ее, перейдите к последней ячейке выделяемой области и щелкните кнопкой мыши. При этом будет установлена граница прямоугольной области между активной ячейкой и той, на которой щелкнули.
Другой быстрый способ выделения блока ячеек состоит в том, что активизируется первая ячейка блока, а затем, при нажатой клавише Shift, щелкают на противоположном его углу. Этот прием, называемый иногда методом Shift-щелчок, хорошо работает при выделении больших блоков. С помощью метода Shift-щелчка большой блок данных можно выделить проще и точнее, чем протаскивая указатель мыши по ячейкам. Чтобы выделить дополнительную ячейку или блок без повторного выделения уже выделенного блока нужно, удерживая нажатой клавишу Ctrl, щелкнуть левой кнопкой мыши или протащить курсор мыши при нажатой левой кнопке. Эти приемы иногда называют методами Ctrl+щелчоки Ctrl+протаскивание.
Чтобы отменить выделение ячеек, щелкните
Шаг 8
6. Чтобы отменить выделение ячеек, щелкните в любом месте таблицы или нажмите любую из клавиш управления курсором (клавиши со стрелками, а также клавиши Home, End и т.п.). Если нужно просмотреть другой участок таблицы без повторного выделения выбранных ячеек, можно воспользоваться полосами прокрутки. Совет
Совет
Если уже выбран один или несколько столбцов или строк, можно выделить дополнительные столбцы или строки методом Ctrl+щелчок или методом Ctrl+буксировка курсора принажатой кнопке мыши по буквенным обозначениям столбцов или номерам строк. Этим методом можно воспользоваться также для выбора не-смежных столбцов или строк.
Как изменить расположение страниц и масштаб печати
Как изменить расположение страниц и масштаб печати
Бывают случаи, когда таблица не помещается на стандартном листе, хотя места "не хватает" совсем чуть-чуть. В подобных ситуациях можно воспользоваться несколькими способами уплотнения данных до размеров одной страницы — в том числе печать страницы по длине листа, а не по ширине, а также сжатие размера данных. Такой же подход можно использовать при настройке на заданное число страниц. А если объем выводимых на печать данных невелик, то может оказаться целесообразным увеличить размеры символов, чтобы страница была лучше заполнена, и текст не прижимался к левому верхнему углу листа.
Примечание
Примечание
В этом разделе объясняются некоторые методы улучшения режимов печати. Существуют также несколько способов улучшения представления текста на бумаге. Например, можно выделить текст жирным шрифтом или выровнять заголовки столбцов и расположенных под ними данных. Более подробно эти воп-росы рассмотрены в главе 8.
Как напечатать всю рабочую таблицу или ее часть
Как напечатать всю рабочую таблицу или ее часть
После того, как в режиме предварительного просмотра рабочей таблицы вы убедились, что в ней все правильно, можно двигаться дальше и выводить таблицу на печать. По умолчанию Excel печатает активную рабочую таблицу, но можно также распечатать всю рабочую книгу (т.е. все ее таблицы, содержащие какую-либо информацию) или только выбранный блок ячеек. В случае, если не требуется печатать все страницы рабочей таблицы, вы можете решить самостоятельно, какие страницы и сколько экземпляров печатать.
Как настраивать поля
Как настраивать поля
Вы уже знаете, как путем изменения расположения текста и масштаба печати, а также удаления и вставки разделителей страниц, можно перестраивать данные на страницах, выводимых на печать. Еще один способ управления расположением текста состоит в изменении величины полей — т.е. расстояний от краев листа до печати данных. В Excel поля можно изменять с помощью параметров диалогового окна Параметры страницы или перетаскивая поля с помощью мыши в режиме предварительного просмотра. Метод перетаскивания более нагляден — сразу можно увидеть результат выполняемых действий, но он может оказаться менее точным. Диалоговое окно Параметры страницы содержит также удобные функции центрирования данных на странице.
Войдите в рабочую таблицу, в которой нужно изменить поля, и в меню Файл выберите команду Параметры страницы. Если вы находитесь в режиме предварительного просмотра, достаточно щелкнуть на кнопке Страница.Как печатать колонтитулы
Как печатать колонтитулы
Верхние и нижние колонтитулы — это повторяющийся на каждой странице текст, помещенный в верхней или нижней части страницы соответственно. В частности, в многостраничных таблицах колонтитулы могут облегчить идентификацию данных. Можно создать собственные верхние и нижние колонтитулы, или выбрать их из списка колонтитулов, предлагаемого Excel:
Совет
Совет
По умолчанию колонтитулы размещаются на расстоянии полдюйма от края листа. Если по каким-либо причинам нужно изменить это расстояние, введите новые параметры во вкладке Поля диалогового окна Параметры страницы или в режиме предварительного просмотра перетащите с помощью мыши горизонтальные линии над верхним или под нижним полем.
Примечание
Примечание
Перед выводом на печать полезно просмотреть таблицу в режиме предварительного просмотра, поскольку в окне рабочей таблицы ко-лонтитулы не видны.
