Как находить сумму автоматически
Как находить сумму автоматически
Примечание
Примечание
Использовать кнопку автосуммирования удобнее всего при сложении содержимого соседних ячеек. Если нужно сложить содержимое несколько ячеек, которые расположены одна в разных местах таблицы, необходимо перечислить их все в функции СУММ, разделив точками с запятой. Например, чтобы сложить содержимое ячеек Al, B2 и СЗ, нужно ввести функцию =СУММ(А1;В2;СЗ).
При суммировании чисел ввод функции СУММ вместо построения формул со знаками "+" значительно ускоряет работу. Но Excel может предложить даже лучшее: при суммировании последовательно расположенных строк и столбцов можно использовать кнопку
Как суммировать числа
Как суммировать числа
Примечание
Примечание
СУММ - это лишь одна из сотен функций Excel. (He пугайтесь! Нет необходимости заучивать на память их все и даже многие из них). Кроме всего прочего, эти функции облегчают выполнение статистических и финансовых вычислений, а также ведение баз данных. Некоторые из них будут рассмотрены в главе 9, и еще несколько - в главе 16.
Только что вы узнали, как можно просуммировать два или больше числа, построив формулу, в которой перечисляются соответствующие ячейки, разделенные плюсами. Но если необходимо сложить много чисел — например, подвести итог за 12 месяцев — этот подход не годится, он слишком утомителен. К счастью, в Excel имеется функция СУММ, встроенная формула, применение которой дает тот же результат с гораздо меньшими усилиями. Функция СУММ в особенности полезна, если слагаемые находятся в соседних ячейках, в одной строке или в одном столбце.
Щелкните на ячейке, в которой должна находиться сумма.Как вводить данные
Как вводить данные
Совет
Совет
Если после нажатия клавиши Enter не выделилась ячейка, расположенная непосредственно под предыдущей, в меню Сервис задайте команду Параметры, в появившемся диалоговом окне щелкните на вкладке Редактирование, убедитесь, что установлен режим Перенести выделение после ввода и задайте нужное направление.
Если в строке состояния значится Готово, то в таблицу можно вводить данные. Ввод данных состоит из трех этапов. Во-первых, необходимо активизировать нужную ячейку. Во-вторых, - ввести данные. Наконец, в-третьих, следует сообщить компьютеру, что ввод данных окончен. Обычно это делается посредством нажатия клавиш Enter, табуляции или одной из стрелок. Эта последовательность действий остается неизменной независимо от того, что вводится - текст (например, заголовки столбцов) или числа.
Укажите ячейку, в которую необходимо ввести данные. Если на экране эта ячейка не видна, воспользуйтесь полосами прокрутки, чтобы поместить ее в поле видимости. Щелкните на нужной ячейке, и она станет активной: вокруг этой ячейки появится темная рамка, а кнопки, соответствующие номерам ее строки и столбца, "поднимутся", чтобы можно было легко определить ее адрес.Как вводить данные автоматически
Как вводить данные автоматически
Примечание
Примечание
Возможно, вы уже обратили внимание, что Excel автоматически вводит информацию при выделении ячеек, в первой из которых уже чтото введено. Эта функция называется автозаполнением, а работает она следующим образом: при указании ячейки, находящейся непосредственно под столбиком из одной или более заполненных ячеек, Excel пытается угадать, что нужно ввести, основывая свои домыслы на уже введенных значениях. Например, если уже введено слово Трюфеля, и вы снова нажимаете букву Т, Excel, естественно, предполагает, что снова требуется напечатать Трюфеля, и делает это за вас. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши непосредственно под столбиком ячеек и из появившегося контекстного меню выбрать команду Выбрать из раскрывающегося списка, после чего выбрать нужное значение из списка. Чтобы отключить функцию автозаполнения, выберите команду Сервис | Параметры. В появившемся диалоговом окне щелкните на кнопке Правка и снимите флажок Разрешить автозаполнение ячеек.
Эта глава началась упражнением по ос новам ввода данных. Однако в Excel имеется несколько изящных трюков, ускоряющих ввод наборов данных. Например, если вводятся названия месяцев, не нужно вводить каждый из них в отдельности. Достаточно ввести лишь первый месяц и воспользоваться средством заполнения Excel, которое автоматически выполнит ввод названий остальных месяцев. Это средство заполнения можно использовать и для генерации последовательностей чисел, расположенных через равные промежутки.
Первое, что нужно сделать, чтобы создать набор меток—ввести первую метку. Например, если вы собираетесь ввести дни недели, введите название того дня, с которого хотите начать. Можно начать с любого дня недели, вовсе не обязательно с понедельника. Кроме того, можно использовать общепринятые сокращения. Можно написать Понедельник, или Пн — Excel все равно поймет. Исходя из варианта написания, Excel дополнит ряд и напишет далее: Вторник, Среда, и т.д., или - Вт, Ср и т.д. соответственно.Как вводить формулы
Как вводить формулы
Совет
Совет
С первого взгляда на электронную таблицу нельзя определить, какая из ячеек содержит фиксированные данные, а какая — результат вычислений по формуле. Чтобы выяснить это, активизируйте ячейку и посмотрите на строку формул, в которой всегда показывает-ся содержимое ячейки.
Одним из наиболее замечательных свойств электронных таблиц является их способность хранить в ячейках не только фиксированные данные, но также и формулы, — наборы инструкций для выполнения вычислений, .— и показывать результаты. Формула может быть простой, как =2+2 (в Excel все формулы начинаются со знака равенства). Но гораздо полезнее применять формулы со ссылками на ячейки вместо фиксированных чисел. Ссылки на ячейки — это просто адреса ячеек, сообщающие Excel, что следует производить вычисления над текущим содержимым указанных ячеек. Если впоследствии данные, на которые ссылаются, будут изменены, то результат формулы изменится автоматически. Иногда это называют автоматическим пересчетом).
Щелкните на ячейке, в которую хотите ввести формулу, чтобы эта ячейка стала активной.Введите знак равенства. Все формулы
Шаг 1
1. Введите знак равенства. Все формулы должны начинаться со знака равенства, иначе Excel будет считать их текстом. Если вы забудете ввести знак=, то Excel не станет производить вычислений. Он выведет в ячейке только то, что будет введено.
используя либо верхний, либо нижний
Шаг 1
1. Введите =сумм(, используя либо верхний, либо нижний регистр. Excel автоматически преобразует все буквы в прописные. Вводите все маленькими буквами, и не будет проблем с клавишей Caps Lock.
Автосумма панели инструментов для генерации
Шаг 1
Поместите указатель мыши на маркер
Шаг 1
1. Поместите указатель мыши на маркер заполнения. Он примет вид маленького знака "+".
Введите формулу, используя, где можно,
Шаг 2
2. Введите формулу, используя, где можно, вместо чисел ссылки на ячейки. В этом случае, если впоследствии будет изменено любое из чисел, на которые была ссылка, Excel автоматически обновит результаты вычислений, основываясь на новых данных. В формулах используются следующие знаки математических действий:"+" для сложения, "—"для вычитания, "*" для умножения, "/" для деления и "^" для возведения в степень. Показанная на рисунке формула складывает объемы продаж трюфелей за январь, февраль и март, в результате чего подводится итог за первый квартал.
строки состояния показывает сумму выделенных
Шаг 2
2. Примечание
Примечание
Индикатор СУММ = строки состояния показывает сумму выделенных чисел и является удобным средством быстрого определения суммы нескольких чисел. Как осуществля-ется выделение, описано в главе 4.
Если суммируются соседние ячейки, введите ссылку на первую из них, потом поставьте двоеточие (:) и затем — ссылку на последнюю ячейку. Если ячейки не смежные, перечислите через запятую ссылки на них. (Всякая прямоугольная группа смежных ячеек называется зоной, границы которой задаются посредством ввода адреса левой верхней ячейки, двоеточия и адреса нижней правой ячейки. Например, в зону В2:С4 входят ячейки В2, ВЗ, В4, С2, СЗ и С4).
в которой будут содержаться результаты
Шаг 2
1. Активизируйте ячейку, в которой будут содержаться результаты вычисления функции СУММ. Нужно выбрать ячейку либо внизу столбца, либо в правом конце строки, без пропусков ячеек.
Теперь протащите указатель мыши по
Шаг 2
2. Теперь протащите указатель мыши по ячейкам, в которых должны будут находиться остальные элементы ряда. Обратите внимание, что в процессе перетаскивания появляется экранная подсказка, сообщающая, что будет введено в текущую ячейку.
Ссылки на ячейки можно вводить
Шаг 3
3. Примечание
Примечание
Ссылки на ячейки можно вводить как прописными буквами, так и строчными. После окончания ввода формулы все буквы будут преобразованы в прописные.
Введите набранную формулу, щелкнув на кнопке
Введите закрывающую скобку
Шаг 3
3. Введите закрывающую скобку ) и щелкните на кнопке
Щелкните на
Шаг 3
2. Щелкните на кнопке
Когда вы отпустите кнопку мыши,
Шаг 3
3. Когда вы отпустите кнопку мыши, Excel автоматически дополнит список. Эту методику можно использовать не только для ввода месяцев и дней недели, но также и для таких последовательностей, как 1-й квартал, 2-й квартал и т.д.
Ввод или нажав клавишу Enter,
Шаг 4
Ввод или нажмите Enter, Tab
Шаг 4
Автосумма на стандартной панели инструментов.
Шаг 4
Шаг 4
Шаг 4
4. Кнопка
в ячейке содержатся результаты вычислений
Шаг 5
4. Как видите, теперь в ячейке содержатся результаты вычислений — объем продаж трюфелей за первый квартал. Однако когда бы вы ни активизировали эту ячейку, в строке формул будет показана формула, результат которой указан в ячейке.
Шаг 5
Шаг 5
5.
Щелкните на
Шаг 5
3. Щелкните на кнопке
с последней заполненной ячейкой, называется
Шаг 5
Можно также ввести формулу, щелкнув
Шаг 6
5. Можно также ввести формулу, щелкнув сначала на кнопке вставки функции
Шаг 6
Шаг 6
Ввод или нажмите клавишу Enter,
Шаг 6
Шаг 6
Шаг 6
5.
в строке формул. На экране
Шаг 7
и столбцы. Для этого нужно
Шаг 7
5. Совет
Совет
Можно складывать одновременно строки и столбцы. Для этого нужно выделить суммируемые числа и еще один свободный столбец справа и свободную строку внизу, куда будут заноситься суммы, и щелкнуть на кнопке Автосумма. Подробно выделение групп ячеек описывается в следующей главе.
Снова щелкните на кнопке
Еще раз перетащите маркер заполнения
Шаг 7
7. Еще раз перетащите маркер заполнения по ячейкам, которые хотите заполнить данными. Когда отпустите кнопку мыши, Excel заполнит выделенные ячейки согласно образцу.
Повторяя описанные выше действия можно
Шаг 8
4. Повторяя описанные выше действия можно ввести любые данные.
На сей раз, поскольку было
Шаг 8
Шаг 8
Шаг 8
8.
В ячейках Е4, Е5, Е6
Шаг 9
Если щелкнуть на различных ячейках,
Шаг 9
6. Если щелкнуть на различных ячейках, содержащих только что вычисленные суммы, то окажется, что все они содержат суммы чисел, расположенных непосредственно над или слева от активной ячейки.
Суммировать числа можно также, выбрав
Шаг 10
7. Совет
Совет
Суммировать числа можно также, выбрав СУММ из раскрывающегося списка функций, который появляется в строке формул при вводе знака равенства или при щелчке на кнопке редактирования формул
Если ввод данных завершается щелчком
Внимание!
Если ввод данных завершается щелчком на кнопке
Распространенными ошибками при использовании СУММ
Внимание!
Распространенными ошибками при использовании СУММ и других функций являются отсутствие знака равенства и открывающей круглой скобки. О закрывающей скобке не беспокойтесь: если этого не сделаете вы, Excel поставит ее сам. В главе 4 описываются способы редактирования содержимого ячеек и исправления ошибок, подобных этим. Используя туже стратегию, можно подсчитать квартальные итоги оставшихся элементов. Если группа состоит не из 3-Х, а 10 или 100 ячеек, применение функции СУММ значительно облегчит вам жизнь. На последующих страницах приведено несколько методов, которые позволяют вычислять сумму еще быстрее, а в главе 9 описывается удобный способ быстрой генерации подобных формул и функций. Совет
Совет
При использовании функции СУММ - и при создании формулы, рассмотренной на предыдущей странице — вы просто вводили вручную все ссылки на ячейки. Этот процесс можно ускорить, и часто значительно, выделив нужные ячейки при помощи мыши. Например, чтобы просуммировать числа, находящиеся в ячейках В4:В8 (с В4 по В8), можно ввести =СУММ(, перетащить курсор мыши (одновременно удерживая нажатой левую кнопку) по ячейкам В4— В8, ввести символ), и нажать Enter.
тега присутствует на экране только
Внимание!
Кнопка сшрт- тега присутствует на экране только до тех пор, пока вы не начнете выполнять какое-нибудь следующее действие в Excel. Примечание
Примечание
С помощью маркера заполнения можно как создавать последовательности данных, так и копировать формулы (см. главу 9).
Подобным образом формируются последовательности чисел. Начинать следует с ввода первых двух значений последовательности. Excel вьиислит интервал между ними и использует его для продолжения ряда. Если, например, начать с 1 и 2, то Excel продолжит ряд, введя 3, 4 и т.д. Если ввести 110 и 120, то Excel продолжит: 130, 140,... После того, как первые два числа введены, выделите их, перетащив по ним указатель мыши. В нижнем правом углу нижней ячейки появится маркер заполнения, охватывающий обе выделенные ячейки.
Как открыть хранящуюся на диске рабочую книгу
Как открыть хранящуюся на диске рабочую книгу
Совет
Совет
Редактируя открытую рабочую книгу, не забывайте сохранять сделанные изменения с помощью команды Сохранить в меню Файл или с помощью кнопки Сохранить панели инструментов.
Смысл сохранения файлов рабочей книги на диске состоит в том, что к ним можно вернуться позже — для просмотра и переработки. Если необходимо вернуть на экран созданную ранее рабочую книгу, то ее следует открыть. Открытие рабочей книги сопровождается отображением ее на экране в том состоянии, в котором она была в момент последнего сохранения. Открыв файл, можно продолжить работать в нем, как и прежде. Хотя в Excel нет ограничений на количество рабочих книг, которые можно открыть одновременно, но если их слишком много, у компьютера могут возникнуть проблемы, связанные с недостатком памяти. В этом случае достаточно закрыть одну или несколько открытых рабочих книг и продолжить работу.
В меню Файл выберите команду Открыть или щелкните на кнопкеКак работать с рабочими листами
Как работать с рабочими листами
Совет
Совет
Подобно полосам прокрутки, кнопки прокрутки ярлычков позволяют сменять выводимые на экран ярлычки, но не меняют активной рабочей таблицы. Чтобы активизировать новую рабочую таблицу, щелкните на ее ярлычке. Кроме тою, если рабочая книга содержит не больше 3-4 рабочих листов, кнопки прокрутки ярлычков могут не действовать: может оказаться, что им нечего прокручивать на экране, по-скольку все листы и так на нем помещаются.
Помните, что рабочая книга подобна папке-скоросшивателю, в которой собрано множество рабочих листов, Некоторое время можно пользоваться каким-нибудь одним из них, однако иногда удобно в одной книге разместить сразу несколько взаимосвязанных рабочих листов (называемых также листами). При этом легко просматривать данные, а также выполнять вычисления, используя числа из одного или всех листов. (В главе 15 более подробно описана работа с такими сложными таблицами). Например, рабочая книга продажи товаров должна состоять из различных листов, по одному на каждый квартал текущего года. При этом можно подвести итоги по каждому кварталу, а также выделить отдельный лист с подведением годовых итогов.
Чтобы просмотреть новый лист, щелкните на ярлычке его рабочей таблицы в нижней части окна рабочей книги. Это называется активизацией рабочей таблицы.Как сохранить и закрыть рабочую книгу
Как сохранить и закрыть рабочую книгу
Когда впервые создается в Excel рабочая книга, она временно хранится в оперативной памяти компьютера (RAM — Read Access Memory). Но такая память подобна грифельной доске, с которой все полностью стирается, стоит только выключить компьютер. Если выключится компьютер или в сети случайно пропадет напряжение, результаты работы исчезнут мгновенно и безвозвратно. Точнее говоря, это произойдет в том случае, если вовремя не сохранить данные. Сохранение рабочей книги означает, что она записывается на диск — жесткий диск или дискету, — так что к ней можно будет возвратиться позже.
Совет
Совет
Чтобы убрать рабочую книгу с экрана, не сохраняя ее или какие-либо сделанные в ней изменения, можно также воспользоваться командой Закрыть. Выбрав эту команду, нужно затем ответить Нет на вопрос, хотите ли вы сохранить сделанные изменения.
Как выйти из Excel и войти в него снова
Как выйти из Excel и войти в него снова
Совет
Совет
Чтобы воспользоваться еще какой-нибудь Windows-программой, нет необходимоспг выходить из Excel. Если программа, на которую нужно переключиться, уже открыта, достаточно щелкнуть на окне данной программы (если оно видно на экране) или щелкнуть на кнопке панели зада ч, соответствующей интересующей вас программе. Если же программа, к которой следует перейти, ещснеоткры-та, ее можно запустить из меню кнопки Пуск.
После окончания работы с Excel целесообразно его закрыть, кроме тех случаев, когда вы собираетесь вскоре к нему вернуться или хотите чередовать работу в Excel с работой в какой-нибудь другой программе.
С технической точки зрения нет необходимости закрывать одну программу перед тем, как использовать другую. Но лучше взять за правило выходить из программ, с которыми вы в данный момент не работаете, тогда компьютер будет выполнять свои действия более эффективно, и вам будет легче управляться с рабочим столом.
Закройте все рабочие книги так, как было описано выше. Не слишком огорчайтесь, если забудете сохранить их. Если рабочие книги содержат изменения, которые не были сохранены, а вы пытаетесь выйти из Excel, он спросит, хотители вы сохранить эти изменения. В меню Файл задайте команду Выход или щелкните на кнопке закрытия Excel (кнопкаКак завести новую рабочую книгу
Как завести новую рабочую книгу
Совет
Совет
Хотя сохранять или закрывать текущую рабочую книгу перед тем, как начинать новую, не обязательно, полезно хотя бы сохранить ее, воспользовавшись любым из методов, описанных на предыдущем развороте. Таким образом, есть гарантия, что любая рабочая книга, открытая, но невидимая в данный момент, надежно сохранена на диске на случай непредвиденных обстоятельств. Должно также войти в привычку закрывать файлы рабочих книг, которые больше не используются, во из-бежание путаницы.
При запуске Excel оказывается так любезен, что открывает новую, чистую рабочую книгу. Однако в процессе работы, возможно, понадобится открывать новые книги — это все равно, что достать из стола новый блокнот учетной книги, если новый проект должен быть выполнен на бумаге. Новую рабочую книгу можно начать в любой момент во время работы Excel, даже если не сохранена и не закрыта книга, с которой работали до этого. Когда вы открываете новую рабочую книгу, не закрыв другую, то ранее открытая книга исчезает с экрана, хотя и остается в памяти. Как будет описано ниже в этой главе, можно также открыть (вновь воспроизвести на экране) рабочую книгу, сохраненную на диске перед тем, как начать новую.
Примечание
Примечание
Если закрыть все открытые файлы рабочих книг, то перед вами окажется почти пустой экран и почти полностью посеревшая панель инструментов. Не впадайте в панику. Большая часть панели инструментов бесполезна, потому что для этих кнопок в настоящий момент нет открытой рабочей книги Excel, с которой они могли бы работать. Главное, что можно сейчас сделать — это начать новую рабочую книгу или открыть старую, предварительно сохраненную.
Создать на панели инструментов. Не
Шаг 1
в правом углу
Шаг 1
Открыть на панели
Шаг 1
Сразу после активизации нового листа
Шаг 1
1. Сразу после активизации нового листа возникнет чистое разграфленное поле, на котором можно работать — что-то наподобие чистой страницы в гроссбухе. Здесь можно вводить и править данные, формулы и функции, т.е. выполнять обычные действия.
