Как пользоваться шаблоном

После того, как шаблон сформирован, создать книгу на его основе очень просто. Хотя теоретически для этого можно использовать и обычную рабочую книгу, при этом всегда остается риск испортить оригинал. В случае с шаблонами этого не происходит, поскольку Excel создает копию файла, оставляя оригинал нетронутым и готовым для создания на его основе следующей книги.

Из меню Файл выберите команду Создать. К сожалению, в этом случае нельзя воспользоваться кнопкой

Как создать шаблон

Если вы часто создаете рабочие книги с одинаковым внешним видом и структурой, шаблоны могут значительно ускорить работу. Шаблон (template) представляет собой специальный файл, содержащий информацию, которая не меняется от книги к книге — текст, форматы, параметры страницы, формулы, макросы и иллюстрации. Вместо того, чтобы каждый раз создавать книгу "с нуля", в качестве отправной точки можно использовать шаблоны. В этом разделе вы узнаете, как формировать шаблоны, а в следующем — как использовать их в качестве основы для рабочей книги.

Примечание
Примечание

Можно также создавать шаблоны, которые потом будут использованы по умолчанию при создании рабочих книг, таблиц и т.п. Например, если создать используемый по умолчанию шаблон, он будет автоматически открываться каждый раз при создании нового файла рабочей книги с помощью кнопки

Как выполнить макрос

После того, как макрос записан, выполнить его, т.е. при помощи единственной команды заново автоматически "проиграть" всю последовательность записанных действий, очень просто. Выполнить можно любой макрос, записанный в открытой в данный момент рабочей книге. Есть два способа выполнения макроса: с помощью команды Макрос из меню Сервис или с помощью присвоенной макросу комбинации клавиш.

Примечание
Примечание

Редактирование макроса — достаточно сложный процесс, требующий определенных познаний в языке программирования, на котором пишутся макросы. Макрос — это маленькая компьютерная программа. Если в диалоговом окне Макрос случайно щелкнуть на кнопке Изменить или Войти, го появится окно с компьютерным кодом. Не впадайте в панику Просто щелкните на кнопке закрытия, находящейся в верхнем правом углу экрана. Это вернет дро-граммув исходное состояние.

Откройте, если нужно, рабочую книгу, над которой будут выполняться записанные в макросе действия, и выделите нужные ячейки. Из меню Сервис выберите команду Макрос, а из появившегося вложенного меню — команду Макросы.

Как записать макрос

Как уже говорилось, макросы позволяют ускорить работу, автоматически выполняя часто встречающиеся последовательности действий. Проще всего создать макрос, записав его — т.е. создав в Excel запись последовательности выполняемых действий, которые потом должны осуществляться автоматически. Перед записью макроса необходимо заранее хорошо продумать эту последовательность, возможно, даже выполнить ее пару раз. В противном случае можно записать макрос с ошибками, которые впоследствии будет не так-то просто обнаружить и исправить, гораздо легче и быстрее будет переписать макрос заново.

В строке Имя макроса введите

Шаг 1

2. В строке Имя макроса введите имя макроса. Хотя Excel и предлагает имена вроде Макрос! или Макрос2, лучше придумать нечто более содержательное, более отвечающее назначению данного макроса. Допускаются имена длиной до 62 символов. Имя должно начинаться с буквы и может состоять из букв, цифр и символа подчеркивания.

Шаг 1

2. На экране появится диалоговое окно Макрос, в котором перечисляются все макросы из всех открытых в данный момент книг. Чтобы в этом списке значились макросы только из какой-нибудь одной книги, необходимо выбрать соответствующий режим ч списке Находится в. Поскольку личная книга макросов открыта всегда, при работе в Excel ее макросы доступны всегда. Щелкните на имени макроса, который следует выполнить. В разделе Описание в нижней части окна появится описание выбранного макроса.

Шаг 1

Создать на стандартной панели инструментов или комбинации клавиш Ctrl+N. Для этого выберите команду Файл | Сохранить как, присвойте файлу имя Книга, из списка Тип файла выберите Шаблон, из списка Папка — папку XLSTART (она должна находиться в папке Program Files\Microsofi Office\Officell), и щелкните на кнопке Сохранить. Сначала создайте рабочую книгу, содержащую таблицы, текст (в том числе названия таблиц, заголовки строк и столбцов), формулы, форматы и т.п. — все, что вы хотели бы включить в книги, основанные на этом шаблоне. Убедитесь, что шаблон не содержит специфической информации (например, данных о сбыте) не являющейся общей для всех таблиц.

Шаг 1

Создать на стандартной панели инструментов или комбинацией клавиш Ctrl+N. В результате этих действий автоматически открывается новая книга на основании используемого по умолчанию шаблона. Excel вам и слова не даст сказать о том, какой шаблон вы хотели бы использовать.

Чтобы впоследствии можно было быстро

Шаг 2

3. Чтобы впоследствии можно было быстро вызвать макрос с помощью комбинации клавиш, состоящей из клавиши Ctrl и буквы, введите эту букву в окно Сочетание клавиш. Если при этом удерживать нажатой клавишу Shift, то макросу будет присвоена комбинация клавиш Ctrl+Shift плюс введенная буква.

Шаг 2

3. Чтобы выполнить макрос, щелкните на кнопке Выполнить. Можно также дважды щелкнуть на имени макроса. В результате будут автоматически выполнены все действия, записанные в макросе. Например, если при записи макроса был создан серый фон вокруг ячеек, в результате выполнения этого макроса такой же фон появится вокруг ячеек, выделенных перед его выполнением.

Шаг 2

1. Из меню Файл выберите команду Сохранить как. В появившемся диалоговом окне в строке Имя файла введите имя шаблона. О том, как сохранять файлы в Excel, см. главу 3.

Шаг 2

1. На экране появится область задач Создание книги. Она позволяет как открыть существующий файл рабочей книги, так и создать новую книгу. Чтобы создать новую книгу на основе одного из сохраненных ранее шаблонов, в разделе Шаблоны выберите опцию На моем компьютере.

к записи нового макроса, щелкните

Шаг 4

5. Чтобы приступить к записи нового макроса, щелкните на кнопке ОК. Диалоговое окно закроется, а в левой части строки состояния появится слово Запись. Кроме того, на экране появится маленькая панель инструментов с кнопкой

Шаг 4

6. Примечание
Примечание

Макрос, хранящийся в личной книге макросов, нельзя удалить, просто выбрав его имя в диалоговом окне Макрос и щелкнув на кнопке Удалить. Необходимо предварительно "сделать видимой" личную книгу макросов, воспользовавшись для этого командой Отобразить изменю Окно. В появившемся диалоговом окне следует выбрать нужную книгу и щелкнуть на кнопке ОК. После этого можно удалить записанный в ней макрос обычным способом, а затем с помощью команды Окно | Скрыть снова скрыть личную книгу.
Совет
Совет

Чтобы присвоить уже записанному макросу комбинацию клавиш, воспользуйтесь командой Сервис | Макрос | Макросы. Выберите из списка нужный макрос, щелкните на кнопке Параметры и задайте комбинацию клавиш, как описано в предыдущем разделе. В этом диалоговом окне можно также добавить или изменить описание макроса.

Шаг 4

3. Совет
Совет

В качестве шаблонов можно использовать готовую книгу. Для этого откройте ее, удалите все частные данные, которые не будут переходить из книги в книгу, оставив только общую, не изменяющуюся информацию, и сохраните переработанный таким образом файл, как шаблон.
Excel предложит сохранить новый шаблон в папке Шаблоны, имя которой будет значиться в списке Папка. Если хотите, можно сохранить шаблон в любой из существующих папок, вложенных в папку Шаблоны или создать в ней собственную папку, воспользовавшись кнопкой

Шаг 4

Сохранить или воспользовавшись командой Файл \ Сохранить. После этого все книги, основанные на этом шаблоне, изменятся в соответствии с изменениями, внесен-ными в шаблон. Примечание
Примечание

Опция Из имеющейся книги области задач Создание книги, расположенная в разделе Создание, позволяет использовать в качестве шаблона любую рабочую книгу Excel.
В появившемся диалоговом окне Создание документа выберите вкладку Общие, если шаблон был сохранен в папке Шаблоны. В противном случае щелкните на вкладке с названием папки, вложенной в папку Шаблоны, в которой хранится шаблон. Кстати, в этом диалоговом окне представлены только те папки, в которых находятся шаблоны Excel.

Остановка записи. Если ее трудно

Шаг 5

Остановка записи. Если ее трудно найти, воспользуйтесь командой Панели инструментов из меню Вид, после чего в появившемся диалоговом окне выберите пункт Остановка записи. С этого момента все выполняемые вами действия — даже ошибочные — включаются в макрос. Вот почему полезно заранее подробно продумать все действия. Совет
Совет

Если назначить макросу комбинацию клавиш, используемую для выполнения какого-либо другого действия, то в той книге, где хранится макрос, это действие уже нельзя будет выполнить с помощью этой комбинации клавиш. Например, если макросу, записанному в определенной книге, присвоить комбинацию клавиш Ctrl+P, то после этого, когда эта книга открыта, с помощью данной комбинации клавиш нельзя будет вывести что-либо на печать. Поэтому лучше, по возможности, использовать для макросов комбинации клавиш, начинающиеся с Ctrl+Shift. Это уменьшит вероятность совпадения новой комбина-ции с уже существующими.
Выполните последовательность действий, которая должна быть записана. После того, как окончите запись, щелкните на кнопке

Шаг 5

Создать папку.

Шаг 5

3. Выберите нужный шаблон и щелкните на кнопке ОК или дважды щелкните на пиктограмме шаблона.

Остановка записи или выберите команду

Шаг 6

Остановка записи или выберите команду Сервис | Макрос | Остановка записи. Совет
Совет

Если при записи макроса установить режим Личная книга макросов, то этот режим остается в силе, пока пользователь сам его не изменит. Поэтому, если не хотите, чтобы все последующие макросы помещались в личную книгу макросов, лучше сразу после записи вернуться в диалоговое окно Запись макро-са и установить в нем режим Эта книга.

Шаг 6

4. Щелкните на кнопке Сохранить. Если при этом появится диалоговое окно Свойства, можно, либо указать в нем свойства нового файла, либо пропустить этот шаг, щелкнув на кнопке ОК. Из меню Файл выберите команду Закрыть, чтобы закрыть шаблон и сделать его недоступным для дальнейших изменений.

Шаг 6

4. Примечание
Примечание

Если есть шаблоны, используемые в Excel по умолчанию, для их применения не требуется никаких специальных действий. Щелкните на кнопке

Шаг 7

6.

Шаг 7

Создать на панели инструментов. Копия используемого по умолчанию шабло-на откроется сама. Excel создаст книгу на основе шаблона, как показано на рисунке. Обратите внимание, что имя книги отличается от имени шаблона. Новой книге присваивается имя, указанное в шаблоне плюс номер, вводимый в каждую книгу в отдельности. Используя шаблон, вы не рискуете испортить оригинал при сохранении основанной на нем копии.

и сделать все необходимые изменения.

Шаг 8

5. Теперь можно ввести в новую книгу данные и сделать все необходимые изменения. В данном примере, в частности, вводятся название квартала, названия месяцев и объемы продаж.

После того, как все изменения

Шаг 9

6. После того, как все изменения внесены, щелкните на кнопке

Сохранить на стандартной панели инструментов

Шаг 10

Сохранить на стандартной панели инструментов или воспользуйтесь командой Файл | Сохранить, после чего, либо сохраните файл под автоматически присвоенным именем, либо придумайте ему более содержательное. Совет
Совет

Чтобы удалить шаблон, щелкните правой кнопкой мыши на его имени в диалоговом окне Создание документа и выберите команду Удалить из появившегося контекстного меню. Однако этим способом нельзя удалять шаблоны, используемые по умолчанию.

Для отмены результатов действия макроса

Внимание!

Для отмены результатов действия макроса нельзя воспользоваться командойОгменигь. Поэтому пользова ться макросами следует осторожно. Если у вас остаются сомнения или вы применяете этот макрос впервые, сохраните свою работу перед его запуском. Это позволит в случае неудачи вернуть все на свои места (закрыв файл без сохранения и открыв его снова). Откройте рабочую книгу, в которой будет записан макрос. Выберите лист, над которым будут выполняться действия и, если нужно, выделите область. Из меню Сервис выберите команду Макрос и из появившегося вложенного меню — пункт Начать запись.

Как просматривать файлы в веб или сети интранет

Excel позволяет просматривать файлы рабочей книги и веб-страницы, находящиеся на веб-узлах или в сети интранет вашей компании так же, как если бы вы были подключены к Интернету и браузеру. Файлы Excel отображаются в окне Excel. Однако, если нужно просмотреть веб-страницу (т.е. HTML-файл), можно запустить браузер прямо из Excel. Это средство буквально "прорубает" для Excel окно в огромный мир Интернет. Несмотря на то, что веб-страницы можно открыть и в Excel, при этом зачастую утрачиваются многие режимы форматирования и представления графических данных; страницы выглядят намного лучше, если просматривать их с помощью браузера, такого как Internet Explorer.

Совет
Совет

Если на панели Веб-узел щелкнуть на кнопке

Как создавать вебстраницы в Excel

Как создавать веб-страницы в Excel

Опубликование данных в Интернете — отличный способ сделать информацию более доступной для других пользователей (либо сотрудников вашей компании, либо для всей компьютерной братии). Для создания веб-страниц, содержащих данные Excel и диаграммы можно воспользоваться специальной командой Сохранить как веб-страницу.

Выделите группу ячеек, содержащих данные, которые должны быть включены в веб-страницу или выделите одну, из ячеек с данными, если в веб-страницу нужно включить все данные рабочей таблицы.

Как вводить гиперссылки

В настоящее время Excel обладает возможностью вводить в свои рабочие книги гиперссылки. Гиперссылки — это элементы (текстовая или графическая информация), щелкнув на которых, можно перейти в другие документы. Документы, куда вы переходите (файлы назначения), могут представлять собой рабочие книги Excel, документы, подготовленные в текстовом процессоре, графическую информацию и даже веб-страницы. Эти файлы могут храниться на компьютере, в локальной сети или в Интернете. Гиперссылки позволяют быстро открывать файлы, не задумываясь об их именах и местонахождении.

Чтобы создать текстовую гиперссылку, сначала введите текст. Если нужный текст уже существует, перейдите к следующему пункту. Лучше всего в тексте предоставить пользователям некоторую информацию о том, куда приведет их эта гиперссылка.

Выделите текст, используемый для гиперссылки.

Шаг 1

1. Выделите текст, используемый для гиперссылки. В качестве гиперссылки можно использовать текстовую информацию из одной или нескольких ячеек.

Шаг 1

1. В меню Файл выберите пункт Сохранить как веб-страницу. На экране появится диалоговое окно Сохранение документа.

Шаг 1

Найти в Интернете, то вы окажетесь на используемой по умолчанию странице поиска. Можно создать новую страницу поиска. Для этого откройте веб-страницу или файл, которые будут использованы в качестве страницы поиска. Такой файл или страницу следует открывать из Excel, а не из браузера. Для этого в строке Имя файла диалогового окна Открытие документа необходимо ввести URL-адрес. Затем в меню кнопки Переход панели инструментов Веб-узел выберите пункт Установить страницу поиска и затем в появившемся диалоговом окне щелкните на кнопке Да. Если панель инструментов Веб-узел еще не отображается на экране, выберите команду Вид | Панели инструментов | Веб-узел. В окне Адрес, расположенном в правом конце панели инструментов Веб-узел, введите адрес веб-страницы. Например, чтобы перейти к веб-узлу, в котором содержится информация о социально ориентированных инвестициях, можно набрать http://www.pridefund.com. Чтобы ускорить дело, в адресе можно опустить часть http://; она подразумевается по умолчанию.

На стандартной панели инструментов щелкните

Шаг 2

2. На стандартной панели инструментов щелкните на кнопке

Шаг 2

2. Чтобы сохранить в формате веб-страницы ( формат документа HTML) всю книгу, в разделе Сохранить выберите режим всю книгу. Для сохранения отдельного листа выберите режим выделенное: Лист.

Шаг 2

2. Совет
Совет

Щелкнув на кнопке

Добавить гиперссылку или выберите команду

Шаг 3

Добавить гиперссылку или выберите команду Вставка | Гиперссылка. На экране появится диалоговое окно Добавление гиперссылки. В разделе Связать с: выберите опцию файлом, веб-страницей. Если устанавливается связь с файлом и этот файл находится на вашем компьютере или в локальной сети, из списка Папка выберите нужную папку. Щелкните на названии файла в списке расположенном под списком Папка. Название файла появится в строке Адрес:.

Шаг 3

3. По умолчанию в качестве заголовка вебстраницы используется имя файла (если сохраняется вся рабочая книга) или название листа (если сохраняется один рабочий лист). Чтобы изменить заголовок веб-страницы, щелкните на кнопке Изменить и в диалоговом окне Задание заголовка страницы введите новый заголовок.

Шаг 3

Начальная страница на панели инструментов Веб-узел, вы оказываетесь на начальной странице Microsoft. Чтобы создать новую начальную страницу, откройте ее, находясь в Excel. Затем в меню кнопки Переход панели инструментов Веб-узел выберите пункт Установить начальную страницу, а затем в появившемся диалоговом окне щелкните на кнопке Да. Нажмите клавишу Enter. Будет загружен браузер, и вы моментально окажетесь на выбранном веб-узле. Чтобы загрузить HTML-файл, расположенный на вашем компьютере или в локальной сети щелкните на кнопке Переход и выберите из появившегося меню пункт Открыть гиперссылку.

с вебстраницей, расположенной на удаленном

Шаг 4

4. Если нужно установить связь с вебстраницей, расположенной на удаленном сервере, щелкните на кнопке

Шаг 4

4. Для сохранения данных Excel в формате HTML щелкните на кнопке Сохранить. Примечание
Примечание

HTML (Hypertext Markup Language — язык ссылок гипертекста) представляет собой язык, используемый для создания веб-страниц. Не пугайтесь: HTML удивительно прост. Он включает в себя текст веб-страницы с дополнительными кодами. Эти коды используются для того, чтобы сообщить браузеру способ форматирования страницы. Если хотите побольше узнать об этом языке, обратитесь к какой-нибудь хорошей книге, посвященной HTML.
Примечание
Примечание

Просмотр файлов в веб осуществляется с помощью специализированных программ (браузеров). В настоящее время одной из самых распространенных программ этого типа явля-ется Internet Explorer компании Microsoft.
Чтобы получить доступ к дополнительным возможностям создания веб-страниц, щелкните на кнопке Опубликовать. Выберите из списка Выбрать: какую именно часть книги следует опубликовать. Программа позволяет опубликовать: всю книгу, опубликованные ранее элементы книги, любой из ее листов или диапазон ячеек.

Шаг 4

4. В диалоговом окне Открытие объекта в Интернете в поле Адрес: введите путь к файлу или адрес в Сети. Чтобы иметь возможность выбрать файл, размещенный на локальном или сетевом диске, щелкните на кнопке Обзор.

После этого будет загружен установленный

Шаг 5

Интернет. После этого будет загружен установленный на вашем компьютере браузер. Загрузите с его помощью нужную веб-страницу и закройте браузер. Адрес веб-страницы появится в строке Адрес:. Совет
Совет

Чтобы отредактировать текст гиперссылки (в отличие от ее адреса назначения), установите на ней указатель мыши. Он примет вид

Шаг 5

6. Установив флажок Добавить, можно снабдить веб-страницу свойствами инте-рактивноти. Пользователям может быть предоставлено право работы с электронными таблицами, сводными таблицами или с диаграммами. Установка этого флажка эквивалентна установке флажка Добавить интерактивность в диалоговом окне Сохранение документа. Сделав все установки, щелкните на кнопке Опубликовать.

Шаг 5

5. В диалоговом окне Обзор выберите нужный HTML-файл и щелкните на кнопке Открыть. В целом работа с этим диалоговым окном очень напоминает работу с диалоговым окном Открытие документа. После щелчка на кнопке Открыть загружается браузер и в нем открывается выбранный HTML-файл.

и удерживайте ее пока указатель

Шаг 6

.Нажмите кнопку мыши и удерживайте ее пока указатель не примет вид

Шаг 6

7. После этого Excel сохраняет HTML-файл в заданном месте. С этого момента вы можете просматривать свою вебстраницу, используя браузер, который позволяет открывать HTML-файлы. В качестве примера на рисунке показана свежесозданная веб-страница, для просмотра которой использована программа Internet Explorer—один из самых популярных браузеров. При ее сохранении флажок Добавить интерактивность был снят. Такую таблицу можно только просматривать.

Шаг 6

6. Если HTML- документ сохранен на жестком диске вашего компьютера и вы предполагаете обрабатывать его с помощью Excel, то такой файл лучше всего открыть щелчком на кнопке Открыть. Можно также воспользоваться командой Открыть из меню Файл. Файл будет открыт в программе Excel. Вы сможете внести в него необходимые изменения и снова сохранить на диске в формате HTML или в формате рабочей книги Excel.

в строку формул и, как

Шаг 7

. Ячейка будет выделена. Перейдите в строку формул и, как обычно, внесите необходимые изменения. Чтобы ввести гиперссылку, щелкните на кнопке ОК. Текст, выделенный в пункте 2, окрасится в голубой цвет и будет подчеркнут. Если установить указатель мыши на этой гиперссылке, он примет форму руки с вытянутым указательным пальцем, а экранная подсказка выведет на экран информацию о файле назначения или адресе URL.

Шаг 7

8.

Шаг 8

6. Чтобы перейти к заданному файлу или в заданное место файла, достаточно щелкнуть на гиперссылке. Если файлом назначения является другой файл Excel, он будет открыт. Если он представляет собой файл из другого приложения, такого как Ward, то запускается это приложение и затем открывается файл. Если же адресатом является веб-страница (т.е. адресат находится в Интернете), следует подключиться к провайдеру услуг. При этом запускается браузер — и вы оказываетесь в заданном месте.

в то место, откуда вы

Шаг 9

7. Для возврата в то место, откуда вы пришли, нужно щелкнуть на кнопке

Назад на панели инструментов Excel

Шаг 10

Назад на панели инструментов Excel Веб-узел. Если эта панель не видна, выберите команду Вид | Панели инструментов | Веб-узел. Находясь на веб-странице, где панели Веб-узел нет, вы можете вернуться в Excel с помощью щелчка на кнопке Microsoft Excel на панели задач Windows. Совет
Совет

Чтобы отменить гиперссылку, щелкните на ней правой кнопкой мыши. Из появившегося контекстного меню выберите комаодуУдалить гиперссылку. Чтобы изменить адрес назначения гиперссылки, щелкните на ней правой кнопкой мыши, из контекстного меню выберите коман-ду Изменить гиперссылку, введите имя файла или адрес в диалоговом окне Изменение ги-перссылки и щелкните на кнопке ОК.

документ содержит данные, графику или

Внимание!

Если HTML- документ содержит данные, графику или форматирование, которые не поддерживаются Excel, то при открытии такого файла в Excel эти данные могут быть потеряны или искажены.