с большим количеством данных может
При работе с большим количеством данных может понадобиться напечатать только отдельный диапазон сведений, например для предоставления сотрудникам на собрании. Существует два способа выделения определенных ячеек. Первый способ обеспечивает максимальный контроль при выделении.Второй способ позволяет быстро выделять ячейки, выделять несколько ячеек, расположенных в разных частях листа, а также ячейки, содержащие данные и расположенные в выбранных столбцах.
Подготовка данных
Чтобы подготовить данные для отчета сводной таблицы, обратитесь к разделу, посвященному данным соответствующего типа.
Подготовка данных из другого отчета сводной таблицы
Для подготовки данных из другого отчета сводной таблицы выполните следующие действия.
Убедитесь в том, что оба отчета сводной таблицы находятся в одной книге. Если исходный отчет сводной таблицы находится в другой книге, скопируйте его в нужную книгу. Проверьте настройки полей страницы. В исходном отчете сводной таблицы настройки полей страницы могли быть изменены для извлечения внешних данных для каждой страницы отдельно. В этом случае необходимо восстановить исходные поля страницы, чтобы внешние данные извлекались для всех элементов одновременно. Для проверки настроек дважды щелкните каждое поле страницы, а затем нажмите кнопку Дополнительно. Если непонятно, какие поля являются полями страницы, обратитесь к иллюстрации в разделе "Структура отчета сводной таблицы" во второй части этой статьи.
Подготовка данных из списка Microsoft Excel или базы данных
Для подготовки данных Microsoft Excel выполните следующие действия.
Убедитесь в том, что список нужным образом организован. Первая строка списка должна содержать заголовки столбцов, так как в программе Microsoft Excel эти данные используются в качестве имен полей отчета. Проверьте, что каждый столбец содержит одинаковые элементы. Например, поместите текстовые данные в один столбец, а числовые значения — в другой. Удалите все автоматические промежуточные итоги. В отчете сводной таблицы промежуточные и общие итоги вычисляются автоматически.
Если планируется добавление данных позже, присвойте диапазону имя. При создании отчета сводной таблицы не забудьте указать это имя при вводе диапазона исходных данных. Тогда появится возможность обновлять отчет сводной таблицы каждый раз при добавлении в диапазон новых данных. Если требуется применение фильтров, используйте команду «Расширенный фильтр». В меню Данные последовательно выберите команды Фильтр и Расширенный фильтр, а затем установите переключатель в положение скопировать результат в другое место. Отфильтрованные данные будут извлечены в другое место на листе, и их можно будет использовать в отчете сводной таблицы. Не стоит фильтровать список на месте и пользоваться командой Автофильтр, так как в этом случае, несмотря на то что некоторые данные будут скрыты, в отчет сводной таблицы будут включены все данные из списка.
Подготовка данных из внешнего источника
Для подготовки данных из внешнего источника выполните следующие действия.
Установите необходимые инструменты и драйверы. Убедитесь, что установлена программа Microsoft Query и необходимые драйверы ODBC или драйверы источников данных. Затем, при создании отчета сводной таблицы с помощью мастера сводных таблиц и диаграмм, используйте программу Microsoft Query для извлечения внешних данных. В перечисленных ниже случаях данные должны быть извлечены до запуска мастера. Просмотрите следующий список. Если в нем содержится применяемый вами способ извлечения данных, использование программы Microsoft Query посредством мастера сводных таблиц и диаграмм невозможно. Вместо этого воспользуйтесь перечисленными инструкциями и вставьте данные в книгу Microsoft Excel. Затем с помощью мастера выделите диапазон листа с внешними данными, как в любом другом списке Microsoft Excel.
Подключение к данным Microsoft Office. Подключение к данным Microsoft Office является лучшим способом извлечения внешних данных для отчетов. Файлы .odc позволяют извлечь данные как из простой таблицы базы данных, так и из базы данных OLAP. Поэтому для отбора включаемых в отчет записей нет необходимости объединять данные из нескольких таблиц во внешней базе данных или применять фильтры перед созданием отчета.
Файлы запросов и шаблоны отчетов. Чтобы использовать файл запроса (с расширением .dqy, .oqy или .rqy) для извлечения данных, откройте файл запроса в программе Microsoft Excel. Для использования шаблона отчета (.xlt), не содержащего другой отчет сводной таблицы, просто откройте нужный шаблон.
Запросы с параметрами. Чтобы использовать запрос с параметрами для извлечения данных, необходимо сначала создать запрос с параметрами в программе Microsoft Query, возвращающий данные в программу Microsoft Excel. Создание запроса с параметрами для извлечения исходных данных из баз данных OLAP невозможно. Сведения о создании запроса с параметрами содержатся в справке Microsoft Query.
Веб-запросы. Чтобы использовать веб-запрос для извлечения данных через Интернет, необходимо создать веб-запрос и передать данные в программу Microsoft Excel. Чтобы создать веб-запрос, в меню Данные последовательно выберите команды Импорт внешних данных и Создать веб-запрос.
Подготовка документа при коллективной работе
Использование имеющихся материалов. Вы начинаете работу с просмотра последнего контракта и решаете, какие его части требуется убрать или исправить и какие следует оставить. Очевидно, конкретные подробности старого проекта должны быть удалены, но можно оставить общее введение и данные, относящиеся к вашей фирме. (Для экономии времени ваша фирма может сохранить образец контакта в виде шаблона.)
Вставка вопросов или примечаний по старым материалам. По ходу работы вы можете обнаружить, что возникают вопросы по используемой информации (например, было решено увеличить ставки и было изменено доменное имя, но дебатируется вопрос, не стоит ли использовать при работе с клиентом известное ему старое имя). Чтобы привлечь внимание членов группы к этим вопросам, вы решаете вставить вопросы в виде примечаний.
Подготовка к консолидации данных из нескольких диапазонов
Для подготовки данных из нескольких списков Excel выполните следующие действия.
Убедитесь в том, что списки организованы. Например, в списках должны совпадать имена строк и столбцов тех элементов, которые требуется обобщить. Удалите все автоматические промежуточные итоги. В отчете сводной таблицы промежуточные и общие итоги вычисляются автоматически.
Если планируется добавление данных позже, присвойте диапазонам имена. При создании отчета сводной таблицы не забудьте указать эти имена при вводе диапазонов исходных данных. Тогда появится возможность обновлять отчет сводной таблицы каждый раз при добавлении в диапазон новых данных.
Подготовка книги для совместной работы
Если предполагается использовать общую книгу, необходимо решить несколько вопросов, связанных с созданием и настройкой книги.
Настройка возможностей, которые нельзя изменить после того, как книга стала общей. Для общих книг некоторые команды и возможности программы Microsoft Excel становятся частично или полностью недоступными. Например, если в книгу включен отчет сводной таблицы, необходимо внести все изменения в макет и настроить отчет перед тем, как сделать эту книгу общей. Когда книга станет общей, пользователи смогут просматривать отчет, но не смогут его изменять. Любое условное форматирование или правило проверки данных, установленное перед тем, как книга стала общей, будет продолжать работать, но изменить настройки будет невозможно. Для получения списка возможностей, которые необходимо настроить перед тем, как книга станет общей, введите фразу Недоступные возможности в общих книгах в окне мастера ответов Microsoft Excel 2002.
Определение объема записываемых исправлений. В программе Microsoft Excel можно записывать все изменения, внесенные в общую книгу, включая сведения о пользователе, внесшем изменения, и типе изменений. При удалении сведений записывается копия удаленных данных, позволяющая затем их восстановить. По умолчанию в программе Microsoft Excel изменения хранятся 30 дней, после чего они удаляются при закрытии общей книги.
Можно указать интервал больше 30 дней, но при этом размер книги будет увеличиваться, а операции открытия и сохранения книги будут занимать много времени. Вместо этого сведения об изменениях можно периодически архивировать или, если изменения не записываются, просто отключить эту возможность. Для получения дополнительных сведений о других способах записи изменений введите фразу Запись изменений в окне мастера ответов Microsoft Excel.
Ограничение доступа пользователей. Средства защиты Microsoft Excel позволяют определить пользователей, имеющих доступ к той или иной области общей книги, и доступные им функции, но защиту необходимо установить до того, как книга станет общей. Если общая книга не защищена, любой пользователь может переопределить изменения других пользователей, запретить общий доступ и внести изменения в книгу единолично, в результате чего будет прервана связь других пользователей с книгой и удален журнал изменений. Защита не требуется в проектах, в которых функции администрирования распределены между пользователями.
Защита общей книги устанавливается по уровням. Сначала устанавливается требуемая защита листа, затем — защита книги и в последнюю очередь — защита общего доступа и записи изменений. После установки защиты книги изменить защиту листа невозможно. Защита общего доступа и записи изменений не позволяет изменить защиту книги или листа.
Защита листа устанавливает пределы доступа каждого пользователя по его имени. Данному пользователю можно разрешить изменять только указанные диапазоны или разрешить всем пользователям выполнять только определенные команды. Защита книги действует на всех пользователей и определяет возможность вставки, удаления, скрытия и отображения листов. Защита общего доступа не позволяет запретить общий доступ к книге и предотвращает удаление журнала изменений.
Для получения сведений о каждом виде защиты введите слово защита в окне мастера ответов Microsoft Excel 2002.
Предоставление инструкций пользователям. Сведения об использовании общей книги могут быть помещены непосредственно на рабочий лист. Место ввода данных и их тип можно указать с помощью примечаний, надписей или таких средств, как проверка данных.
Ниже приведен пример инструкций в примечании.
Выбор доступного расположения с достаточным размером памяти. Когда книга становится общей, ее необходимо сохранить на сетевом сервере или в другом месте, где ее смогут открыть другие пользователи. Не следует хранить общую книгу на веб-сервере, так как пользователи не смогут ее редактировать (общие книги сохраняются в формате Microsoft Excel, а не в формате HTML). Если предполагается вести запись изменений, убедитесь, что на диске достаточно места для файла журнала.
Хранение резервных копий. Запись изменений помогает избежать потери данных, но не является заменой резервному копированию книги. Необходимо обеспечить создание резервных копий общей книги, как это делается для обычной книги.
и процентной ставки ограничивается заполнением
Расчет платежей за кредит и процентной ставки ограничивается заполнением шаблона рассрочки платежей в программе Microsoft Excel 2002.
Если панель задач Создание книги не отображается, в меню Файл выберите команду Создать, а затем выберите ссылку Общие шаблоны на панели задач Создание книги. Дважды щелкните шаблон Рассрочка на вкладке Решения. Введите значения в калькулятор платежей по займу, и просмотрите сводные данные и список платежей.
Поиск экспертов по Office (английская версия)
Техническая поддержка
Издательство MS Press
Поиск недопустимых записей в книге
Полученные от других пользователей листы с введенными сведениями могут содержать неверные данные. Для упрощения поиска ошибок программа Microsoft Excel позволяет выделить все данные, не отвечающие заданным условиям, окружностями красного цвета. Для этого служат кнопки Обвести неверные данные и Удалить обводку неверных данных на панели инструментов Зависимости.
Значение в данной ячейке обведено, так как оно не соответствует установленным правилам проверки данных.
После исправления данных в ячейке обводка исчезает. Чтобы подробнее изучить это средство, загрузите книгу-образец, сопровождающую эту статью, и просмотрите лист Неверные данные.
запросы помогают при вставке обновляемых
Веб- запросы помогают при вставке обновляемых данных из Интернета на листы. Веб-запросы были доступны и с предыдущими версиями Microsoft Excel, но теперь они значительно улучшены. При настройке веб-запроса можно переходить на любую веб-страницу так же, как и в обозревателе. На странице можно выбрать одну или несколько таблиц, щелкнув значки, автоматически добавляемые на страницу программой Microsoft Excel.
Получение дополнительных сведений о веб-запросах
Оперативная справка в программе Microsoft Excel включает полные разделы справки о веб-запросах. Для получения дополнительных сведений о веб-запросах см. справку Microsoft Excel.
Получение электронной почты для рецензирования
Полученное вами сообщение электронной почты было создано, когда разработчик выбрал в окне документа в меню Файл команду Отправить и подкоманду Сообщение (на рецензию). При этом автоматически создается сообщение электронной почты, содержащее как вложение рецензируемый документ. Кроме того, для сообщения, созданного командой Сообщение (на рецензию), в строку темы автоматически помещается фраза «Пожалуйста, проверьте 'имя документа'» и добавляется текст «Пожалуйста, проверьте вложенный документ».
Во время чтения этого сообщения дважды щелкните вложение, чтобы открыть его. При открытии вложенного документа автоматически включаются средства рецензирования, позволяющие изменить предложение.
Получение сообщений об ошибках
XML — это структурированный язык. Правильно составленный файл XML должен быть синтаксически правильным и содержать открывающие и закрывающие теги. Чтобы файл XML, созданный не в программе Excel, был распознан и открыт в программе Excel, этот файл должен содержать тег <?xml version="1.0"?> и, кроме того, должен быть правильно составленным документом XML. Если указанный тег пропущен, то файл не распознается как файл XML и открывается в программе Excel как текстовый файл.
При открытии в программе Excel неправильно составленного файла XML выводится сообщение об ошибке, содержащее сведения о том, почему этот файл не может быть открыт, иногда с указанием строки и позиции обнаруженной ошибки. Например:
Не удается открыть файл из-за того, что:
The following tags were not closed: имя_тега
Не удается открыть файл из-за того, что:
A string literal was expected, but no opening quote character was found.
Строка x, Позиция y.
<имя_тега имя_атрибута=значение1>значение2</имя_тега>
После исправления ошибки файл можно успешно открыть в программе Excel.
Пошаговое вычисление формул
Даже если формула введена правильно, может быть неправильно выбран порядок функций и операций, что не позволит получить нужный результат. Средство «Вычисление формулы» позволяет вычислить отдельные части формулы (особенности сложных формул), чтобы можно было определить, в какой части формулы содержится ошибка.
Вычисление формул подобно использованию средств отладки в среде программирования. Вычисление формулы можно осуществлять пошагово, самостоятельно выбирая вычисляемую часть формулы.
Допустим, в ячейку D5 введена следующая формула:
=ЕСЛИ(СРЗНАЧ(B2:B5)<50,СУММC2:C5),0)
Если среднее значение диапазона ячеек B2:B5 не превышает 50, тогда вне зависимости от результата суммирования значений ячеек в диапазоне C2:C5 в качестве результата этой формулы будет выведено значение 0.
Для пошагового вычисления формулы можно использовать средство «Вычисление формулы». Например, при первом открытии диалогового окна Вычисление формулы первое выражение в формуле будет подчеркнуто следующим образом:
=ЕСЛИ(СРЗНАЧ(B2:B5)<50,СУММ(C2:C5),0)
При нажатии кнопки Вычислить будет вычислено значение подчеркнутого выражения, а результат выведен следующим образом (предполагается, что в ячейках диапазона B2:B5 содержатся следующие значения: 51, 49,39, и 68):
=ЕСЛИ(51,75<50,СУММ(C2:C5),0)
Снова нажмите кнопку Вычислить и обратите внимание, что поскольку 51,75 больше 50, выражению возвращается логическое значение ЛОЖЬ:
=ЕСЛИ(ЛОЖЬ,СУММ(C2:C5),0)
Пока этому выражению возвращается логическое значение ЛОЖЬ, вся формула будет возвращать нулевое значение.
Чтобы вычислить формулу, выберите в меню Сервис команду Зависимости формул и подкоманду Вычислить формулу.
Примечание. Средство Показать этапы вычисления доступно в меню смарт-тега Параметры проверки ошибок. Это средство подобно средству «Вычисление формулы», за исключением того, что в выведенном на экран диалоговом окне первое выражение уже вычислено.
Поиск экспертов по Office (английская версия)
Техническая поддержка
Издательство MS Press
Предложение изменений в документе
Программа Microsoft Word 2002 позволяет предложить изменения в содержимом или форматировании документа.
Чтобы изменить текст, достаточно обычным образом отредактировать документ. Внесенные изменения будут выделены цветом, а описывающие изменения примечания генерируются автоматически и отображаются в выносках примечаний на полях.
Чтобы предложить изменения в форматировании, достаточно обычным образом изменить форматирование. Можно предложить изменение имени, размера или цвета шрифта, стиля текста, размера полей, маркеров или нумерации и т. д. Любые изменения форматирования будут пояснены в выносках.
Если требуется просмотреть, как будет выглядеть документ с учетом всех ваших предложений и замечаний, выберите параметр Измененный документ в первом поле со списком на панели инструментов Рецензирование.
При внесении изменений и предложений исходный текст и форматирование не теряется. Всегда можно сравнить изменения с исходным текстом, выбрав параметр Исправления в исходном документе в первом поле со списком на панели инструментов Рецензирование. Окончательное решение принимает автор исходного документа после получения исправлений от вас и других членов группы.
Преимущества использования надстройки MSN MoneyCentral Stock Quotes
В отличие от обычного веб-запроса в программе Microsoft Excel, который также позволяет извлекать сведения о биржевых котировках, надстройка MSN MoneyCentral Stock Quotes позволяет выполнять следующие действия.
Возвращать только необходимые сведения. Например, единственными необходимыми сведениями может являться отношение доходов к расходам компании. Создавать формулу, используя функцию, не только возвращающую необходимые данные, но ссылающуюся на другие ячейки на листе и рассчитывающую общий результат в одной ячейке.
Для быстрого преобразования чисел из
Для быстрого преобразования чисел из текстового формата в числовой можно использовать кнопку Параметры проверки ошибок.
В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем перейдите на вкладку Проверка ошибок. Установите флажки Включить фоновую проверку ошибок и число сохранено как текст. Выберите диапазон ячеек, содержащих числа, сохраненные как текст, помеченные зеленым индикатором ошибки в верхнем левом углу каждой ячейки. Нажмите кнопку Параметры проверки ошибок, которая отображается рядом с диапазоном, а затем выберите команду Преобразовать в число.
Примечание. Кнопка Параметры проверки ошибок отображается рядом с диапазоном, если активная ячейка в диапазоне содержит ошибку, например числа, сохраненные как текст. Если активная ячейка содержит ошибку, но не содержит числа в текстовом формате, команда Преобразовать в число может быть недоступна после нажатия кнопки Параметры проверки ошибок.
Пример XML
Представленный ниже пример XML является списком учебных заведений с указанием названия и адреса. Этот пример показывает, как выглядит файл XML в текстовом редакторе.
<?xml version="1.0" ?>
<universities>
<university>
<name>UCSB</name>
<location>Santa Barbara, CA</location>
</university>
<university>
<name>University of Texas at Arlington</name>
<location>Arlington, TX</location>
</university>
<university>
<name>USM</name>
<location>Hattiesburg, MS</location>
</university>
</universities>
Примеры использования функции MSNStockQuote в формуле
Следующий пример показывает формулу, рассчитывающую потери или доходы за одну акцию. Формула в ячейке C2 использует функцию MSNStockQuote для возвращения последней цены акции (ссылка на ячейку A2), а затем вычитает цену покупки (ссылка на ячейку B2).
Используя похожую модель, можно легко ввести другой значок акции или цену покупки в ячейки B2 или A2, и формула будет рассчитывать другой результат. Если требуется результат для нескольких значков, введите их в столбец A, цены покупки введите в столбец B и заполните формулу в столбец C. Если используются относительные ссылки строк, как в примере, они будут обновлены для расчета различных результатов потерь и доходов для каждой строки.
Примеры проверки
Лучший способ изучения средства проверки данных— это знакомство с ним в действии. Загрузив книгу-образец, сопровождающую эту статью, вы увидите примеры каждого типа проверки и всех типов сообщений. В этой книге имеются указания по просмотру параметров настройки каждой проверяемой ячейки и копированию параметров проверки в ваши собственные книги, где эти параметры можно при необходимости изменить.
Продолжение дискуссии при подготовке окончательного текста
Что происходит, если необходимо отправить документ к конкретному сроку, но группе требуется продолжить дискуссию? Вы можете просто скрыть примечания при печати окончательной копии или удалить примечания и создать вторую электронную версию документа без примечаний и исправлений.
Программа Microsoft Internet Explorer
Программа Microsoft Internet Explorer (версии 5.0 или более поздней) предлагает два способа создания веб-запроса в программе Microsoft. Эти способы описаны ниже.
Приложение Microsoft Excel позволяет работать
Приложение Microsoft Excel позволяет работать со всеми правильно составленными файлами XML (то есть с любыми файлами, структура которых соответствует стандарту XML). Кроме того, корпорация Майкрософт предложила формат электронных таблиц XML (XMLSS) специально для листов Excel. Все это дает возможность выполнять следующие действия:
открытие любого правильно составленного файла XML;
создание веб-запросов к источникам данных XML правильного формата; сохранение книги в формате электронных таблиц XML (XMLSS).
В данной статье рассматривается механизм отображения файла XML при его открытии в программе Excel.
Просмотр подмножества данных
Фильтр позволяет быстро отобрать подмножество данных. Для этого с помощью поля страницы нетрудно разбить отчет сводной таблицы на отдельные «страницы». Каждая страница содержит подмножество данных, обобщенных в отчете сводной таблицы.
Например, можно добавить поле страницы для категории «Год». Это поле позволит просматривать сведения о продажах за один год (например, 2003 год) или за все года одновременно.
Другие причины использования полей страницы.Если отчет сводной таблицы содержит много полей, поля страниц позволяют сохранить отчет компактным и удобным для чтения. Если данные извлекаются из больших внешних баз данных некоторых типов, можно добавить, а затем настроить поля страницы для ограничения объема извлекаемых данных. Это избавит вас от долгого ожидания и проблем с памятью при получении данных.
Просмотр результатов в ячейках без прокрутки
Окно контрольного значения предназначено для просмотра содержимого ячеек без непосредственного прокручивания. Допустим, в строку 162 вводятся данные, которые могут повлиять на результат формулы в ячейке A10. Чтобы не выполнять прокручивание обратно до ячейки A10 для проверки результатов формулы, можно просмотреть, как изменилось значение формулы в ячейке при помощи окна контрольного значения, вне зависимости от текущего расположения на рабочем листе. Можно также просматривать значения ячеек из других листов или рабочих книг. Помимо этого, можно щелкнуть ссылку на ячейку в Окне контрольного значения, чтобы выделить просматриваемую ячейку. Чтобы просмотреть ячейку, щелкните ячейку и выберите команду Добавить контрольное значение.
Работа со средствами рецензирования
На панели инструментов Рецензирование имеется ряд кнопок, помогающих редактировать документ. При работе над предложением вам может потребоваться удалить, изменить или добавить примечания по форматированию или разделам текста. Кнопки на панели инструментов Рецензирование помогают выполнить эти задачи.
Когда документ первый раз приходит на рецензию, в первом раскрывающемся списке на панели инструментов Рецензирование автоматически отображается параметр Исправления в измененном документе. Этот параметр позволяет видеть любые исправления выделенными другим цветом и с пометками на полях согласно текущим настройкам исправлений. Пользователь также имеет возможность увидеть, как будет выглядеть окончательный документ с учетом исправлений, выбрав в поле со списком параметр Измененный документ. Параметр Исправления в исходном документе позволяет увидеть удаленный текст зачеркнутым, а новый текст выделенным метками на полях. Для того чтобы увидеть исходный документ, выберите в поле со списком параметр Исходный документ.
Различия между средством доступа
Если импорт данных в программу Microsoft Excel осуществляется с помощью OLE DB или источников данных ODBC, дальнейшая обработка данных после подключения зависит от типа подключения.
Подключение к средствам доступа OLE DB или источникам данных ODBC в программе Microsoft Excel 2002 стало более удобным, чем когда-либо раньше. Для создания подключений к OLE DB или источникам данных ODBC используется команда Импортировать данные или Создать запрос (меню Данные, команда Импорт внешних данных). Каждый источник данных имеет уникальные свойства и ограничения, которые полезно знать.
| Извлечение данных по одному элементу из поля страницы | Не поддерживается (требуется программа Microsoft Query) | Поддерживается |
| Восстановление подключения при перемещении источника данных | Поддерживается | Не поддерживается |
| Создание файлов .odc из таблицы запроса или сводной таблицы | Поддерживается посредством метода SAVEASDOC языка Visual Basic для приложений | Не поддерживается |
| Создание запросов с параметрами | Не поддерживается | Поддерживается |
| Изменение запросов | Вручную в диалоговом окне | Допускается в запросе |
подготовка исходных данных
Перед созданием отчета сводной таблицы убедитесь в том, что исходные данные хорошо организованы и готовы к работе.
Этот раздел посвящен типам данных, которые могут быть использованы для создания отчета сводной таблицы, и их подготовке. После подготовки данных отчет сводной таблицы можно создать с помощью мастера сводных таблиц и диаграмм. С помощью мастера выбираются исходные данные. Это могут быть данные, заранее введенные в таблицу Microsoft Excel, или данные из базы данных, называемой «внешним источником данных». Если выбран внешний источник данных, мастер предоставляет доступ к отдельной программе Microsoft Query для соединения с источником и отбора только нужных данных.
создание отчета сводной таблицы
Создание отчета сводной таблицы начинается с указания используемых данных и создания структуры отчета. Это делается с помощью мастера сводных таблиц и диаграмм. Затем с помощью панели инструментов Сводные таблицы можно поместить данные в эту структуру.
Например, можно выбрать категории включаемых данных (затененные синим цветом) и соответствующие значения данных для обобщения (затененные желтым цветом).
Затем выберите расположение категорий данных в строках и столбцах отчета сводной таблицы. По завершении создания отчета в программе Microsoft Excel автоматически происходит обобщение значений данных с вычислением итогов.
Использование мастера сводных таблиц и диаграмм
Откройте книгу в том месте, где требуется создать отчет сводной таблицы. Если отчет создается на основе списка Microsoft Excel или базы данных, щелкните ячейку в списке или базе данных. В меню Данные выберите пункт Сводная таблица. Выполните инструкции шага 1 мастера сводных таблиц и диаграмм, а затем в группе Вид создаваемого отчета установите переключатель в положение сводная таблица. Выполните инструкции шага 2. Если данные извлекаются из внешнего источника, дополнительные сведения об использовании Microsoft Query и мастера запросов можно найти в справке Microsoft Excel или Microsoft Query. На шаге 3 нажмите кнопку Готово.
Создание макета отчета сводной таблицы
Перетащите кнопки полей из окна Список полей сводной таблицы в помеченные области на диаграмме сводной таблицы.
Если требуется поменять расположение полей, перетащите их из одной области в другую. Чтобы удалить поле, перетащите его за пределы отчета сводной таблицы.
В некоторых случаях не требуется создавать макет отчета сводной таблицы непосредственно на листе. Например, если исходные данные извлекаются из большой базы данных, создание макета на листе может занять много времени. В этом случае на шаге 3 мастера сводных таблиц и диаграмм нажмите кнопку Макет, чтобы создать макет отчета сводной таблицы.
Дополнительные сведения об отчетах сводных таблиц, включая настройку и печать, представлены в следующем разделе этой статьи.
настройка отчета сводной таблицы
Создание отчета сводной таблицы является только первым шагом — достаточно вспомнить, сколько вопросов возникло по поводу данных. Отчет сводной таблицы не просто статический отчет. Его можно использовать для интерактивного поиска значимых данных. Просмотрите сведения подробно или вернитесь к обобщенным данным. Просмотрите суммы продаж по регионам или динамику продаж во времени. Выполните необходимую настройку.
Добавление и удаление данных. Быстрое изменение макета. Просмотр подмножеств данных с помощью полей страниц. Отображение только необходимых сведений.
печать отчета сводной таблицы
Предполагается напечатать отчет сводной таблицы? Если отчет сводной таблицы содержит несколько страниц, можно настроить параметры печати для управления печатным представлением отчета.
Чтобы упростить переход с одной страницы отчета сводной таблицы на другую, нетрудно автоматически воспроизвести подписи в верхней части каждой страницы.
Для логичного распределения данных по страницам можно вставить автоматические разрывы страниц.
Например, разрыв страницы может разделять элементы в поле «Месяц».
На напечатанной странице можно повторить подписи из строк 1 и 2, а также повторить элемент внешнего поля строки «Апрель».
Следующие процедуры описывают настройку параметров печати для отчета сводной таблицы. Для предварительного просмотра печатного отчета после настройки параметров можно выбрать команду Предварительный просмотр (меню Файл). Если отчет готов к печати, нажмите кнопку Печать.
Повторение заголовков строк на каждой печатаемой странице
Убедитесь в том, что отчет сводной таблицы является единственным отчетом в области печати. Для этого щелкните отчет сводной таблицы, нажмите кнопку Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы и выберите команду Выделить, а затем — команду Таблица целиком. В меню Файл выберите команду Область печати, а затем — команду Задать. В меню Файл выберите команду Параметры страницы, перейдите на вкладку Лист, а затем убедитесь в том, что поля сквозные строки и сквозные столбцы пусты. Нажмите кнопку ОК. Щелкните отчет сводной таблицы. На панели инструментов Сводные таблицы нажмите кнопку Сводная таблица, а затем выберите команду Параметры таблицы. В группе Формат установите флажок печать заголовков.
Повторение внешних элементов поля строки на каждой печатаемой странице
Щелкните отчет сводной таблицы. На панели инструментов Сводные таблицы нажмите кнопку Сводная таблица, а затем выберите команду Параметры таблицы. В группе Формат установите флажок повторять подписи на каждой странице печати.
Печать разделов отчета сводной таблицы на отдельных страницах
Дважды щелкните внешнее поле строки, содержащее элементы, которые требуется напечатать на отдельных страницах. Например, если требуется автоматически вставить разрыв страницы между каждым типом продукции, дважды щелкните поле строки «Тип». Нажмите кнопку Макет. В группе Параметры печати установите флажок Разрыв страницы после каждого элемента, а затем дважды нажмите кнопку ОК. В меню Вид выберите команду Разметка страницы и внесите необходимые корректировки в автоматические разрывы страниц. Разрыв страницы можно переместить путем перетаскивания, а удалить — с помощью клавиши DELETE.
См. также
Excel 2002 — пример: отчеты сводных таблиц (на английском языке)
Создание диаграммы
С помощью средств создания диаграмм на панели инструментов Рисование можно создавать самые различные диаграммы.
 Циклическая | Непрерывный циклический процесс | Возможность быстрого просмотра распределения обязанностей по уборке класса или графика дежурств. Изучение жизненного цикла различных животных. | ||
 Целевая | Шаги для достижения цели | Ход сбора банок с консервами на благотворительные нужды. Создание списка для чтения, в котором каждая следующая книга сложнее предыдущей. | ||
 Радиальная | Отношения между элементами или основным и второстепенными элементами | Организация спортивных команд, состоящих из капитана и рядовых игроков. Попробуйте хотя бы раз сделать этого тихоню, уткнувшего свой нос в книгу, капитаном! Наглядное изображение того, в каких отношениях друг к другу находятся персонажи книги или рассказа. | ||
 Диаграмма Венна | Области перекрытия элементов | Развитие навыков классификации данных и счета. Сравнение различных видов на уроках биологии. (Попробуйте найти что-нибудь общее между подростками и взрослыми.) | ||
 Пирамидальная | Фундаментальные отношения | Обучение правильному распределению времени и организации труда. Изучение композиции заметки в газете, написанной в стиле перевернутой пирамиды. |
При добавлении или изменении диаграммы она отображается в нарисованном пространстве, окруженная непечатаемой границей и маркерами изменения размера.
Можно изменять размеры диаграмм с помощью команд по изменению размера, увеличивая или уменьшая рабочее пространство, можно также избавиться от лишнего места, подвинув границу ближе к диаграмме.
Можно отформатировать всю диаграмму с помощью встроенных стилей или отформатировать отдельные ее части так же, как и сами фигуры: добавить цвет и текст, изменить толщину линии и стиль, добавить заливку, текстуру и фон. Для добавления элементов и сегментов диаграммы, а также для их перемещения вперед и назад используйте панель инструментов Диаграмма.
Самым легким способом создания диаграммы
Самым легким способом создания диаграммы Ганта является использование программы Microsoft Project вместо программы Microsoft Excel. Microsoft Project является программой планирования задач, что упрощает отслеживание временной шкалы проекта и составление диаграммы. Программа Microsoft Excel не содержит встроенный формат диаграммы Ганта. Тем не менее, можно создать диаграмму Ганта в программе Microsoft Excel, настроив линейчатую диаграмму с накоплением.
Эта статья описывает создание диаграммы Ганта, приведенной ниже.
Откройте новый лист в программе Microsoft Excel и введите следующие значения в ячейки от A1 до D6:
| Начальная дата | Завершено | Осталось | |
| Задача 1 | 01.08.2000 | 205 | 10 |
| Задача 2 | 15.10.2000 | 200 | 120 |
| Задача 3 | 15.12.2000 | 140 | 200 |
| Задача 4 | 06.02.01 | 44 | 345 |
| Задача 5 | 06.05.01 | 0 | 380 |
Выберите диапазон ячеек A1:D6 и нажмите кнопку Мастер диаграмм. На шаге 1 выберите пункт Линейчатая в поле Тип, а затем выберите подтип Линейчатая диаграмма с накоплением отражает вклад каждой категории в общую сумму (название каждого подтипа диаграммы отображается в нижней части диалогового окна). Нажмите дважды кнопку Далее, а затем кнопку Готово.
Дважды щелкните первые ряды на диаграмме. Это ряды для Начальная дата. Если в программе Microsoft Excel 2002 используются цвета, установленные по умолчанию, то эти ряды имеют голубой цвет. На вкладке Вид диалогового окна Формат ряда данных установите переключатель в положение Невидимая в группе Граница, а в положение Прозрачная в группе Заливка, а затем нажмите кнопку ОК. Дважды щелкните ось категорий (x), которая на линейчатой диаграмме расположена вертикально. На линейчатой диаграмме оси x и y поменяны местами. Перейдите на вкладку Шкала и установите флажок обратный порядок категорий. Перейдите на вкладку Шрифт, выберите цифру 8 в поле Размер, а затем нажмите кнопку ОК. Дважды щелкните ось значений (x), которая на линейчатой диаграмме расположена горизонтально. Поле выполнения последнего шага эта ось будет расположена в верхней части области диаграммы. Перейдите на вкладку Шкала и введите следующие значения в соответствующих полях:
минимальное значение: 36739;
максимальное значение: 37441;
цена основных делений: 61;
цена промежуточных делений: 1.
Эти значения являются серийными номерами, представляющими даты, используемые для оси значений (y). Минимальное значение 36739 представляет дату 1 августа 2000 года. Максимальное значение 37441 представляет дату 4 июля 2002 года. Цена основных делений 61 представляет около двух месяцев, а цена промежуточных делений представляет один день. Чтобы просмотреть серийный номер даты, введите дату в ячейку, а затем примените к ячейке числовой формат Общий.
Также на вкладке Шкала установите флажок пересечение с осью X (категорий) в максимальном значении.
Перейдите на вкладку Выравнивание и в группе Ориентация введите число 45 в поле градусов. Перейдите на вкладку Шрифт и в группе Начертание выберите пункт полужирный. В поле Размер выберите цифру 8, а затем нажмите кнопку ОК. Щелкните легенду правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Формат легенды. Перейдите на вкладку Размещение и установите переключатель в положение внизу, посередине. Внутри легенды щелкните Начальная дата, чтобы выбрать, а затем нажмите клавишу DEL.
После завершения шагов, описанных выше, получится диаграмма, которая выглядит аналогично примеру. Может понадобиться изменить размер диаграммы, используя мышь, чтобы просмотреть все метки, представленные в диаграмме. При необходимости может быть добавлено дополнительное форматирование.
настраивающей базу данных для хранения
Мастер шаблонов является программой-надстройкой, настраивающей базу данных для хранения данных, введенных из формы Microsoft Excel. После загрузки программы-надстройки в меню Данные будет добавлена команда Мастер шаблонов. Программа-надстройка «Мастер шаблонов» доступна на веб-узле Microsoft Excel.
Мастер можно использовать с любой формой листа, имеющей ячейки для ввода данных. Мастер организует ссылки из ячеек в шаблоне формы (созданная книга, используемая как основа для других похожих книг) на поля в созданной базе данных. При создании новой книги на основе шаблона, вводе данных в ячейки с ссылками и сохранении книги Microsoft Excel создает новую запись в базе данных, содержащую данные из формы.
Например, предположим, что необходимо собрать данные о связанных с работой повреждениях с различных производственных узлов, соединенных сетью. Для этого сначала следует создать форму на листе, запрашивающую информацию, необходимую для каждого отчета о повреждении. Затем с помощью мастера шаблонов нужно создать шаблон из данной формы и связать его с основной базой данных. При заполнении нового отчета о повреждении, основанного на шаблоне, автоматически будет создаваться запись в базе данных.
Создание графика
Можно создать график на основе листа электронной таблицы или внедрить в виде объекта на другой лист. Можно также опубликовать график на веб-странице. Для создания графика необходимо сначала ввести его данные на лист электронной таблицы Excel. Затем нужно выделить эти данные или использовать Мастер диаграмм (в меню Вставка выберите команду Диаграмма) для выбора нужного вида графика и установки его параметров. Можно также использовать панель инструментов Диаграммы для создания основного графика, который можно отформатировать позже.
в отчетах, которые могут быть
Можно объединять листы, представления (наборы параметров отображения и печати) и сценарии (именованные наборы данных, используемые в моделях листов) в отчетах, которые могут быть выведены на печать с помощью программы-надстройки «Диспетчер печати». Добавленный отчет сохраняется вместе с книгой, поэтому отчет можно распечатать позднее.
Например, если существуют сценарий «Лучший случай», сценарий «Худший случай» и два различных пользовательских представления «Итоги» и «Подробности», то существует возможность создания отчета со сценарием «Лучший случай» и представлением «Подробности» и отчета со сценарием «Лучший случай» и представлением «Итоги».
Если в меню Вид нет команды Диспетчер отчетов, следует загрузить надстройку «Диспетчер отчетов». Программа-надстройка доступна на веб-узле Microsoft Excel.
В меню Вид выберите команду Диспетчер отчетов. Нажмите кнопку Добавить. В поле Имя отчета введите имя отчета. В поле Лист щелкните лист, который требуется использовать как первый раздел отчета. Выполните одно из следующих действий.
Если требуется выделить представление для первого раздела отчета, то в поле Представление установите флажок Представление, а затем выберите представление. Если требуется выделить сценарий для первого раздела отчета, то в поле Сценарий установите флажок Сценарий, а затем выберите сценарий.
Если требуется добавить раздел в список в поле Разделы в этом отчете, нажмите кнопку Добавить. Повторяйте эти действия, пока не будут созданы все разделы отчета.
Примечание. Программа Microsoft Excel печатает разделы отчета в том порядке, в котором они перечислены.
В меню Вид выберите команду Диспетчер отчетов. В поле Отчеты выберите отчет, который требуется изменить, а затем нажмите кнопку Изменить. Выполните следующие действия.
Чтобы добавить новый раздел, щелкните нужный лист, представление или сценарий в группе Раздел для добавления, а затем нажмите кнопку Добавить.
Чтобы удалить раздел, щелкните раздел в поле Разделы в этом отчете, а затем нажмите кнопку Удалить.
Чтобы изменить порядок разделов, щелкните раздел, который требуется переместить, а затем нажмите кнопку Вверх или Вниз.
Чтобы последовательно пронумеровать страницы отчета, установите флажок Последовательная нумерация страниц.
Примечание. Программа Microsoft Excel печатает разделы отчета в том порядке, в котором они перечислены в поле Разделы в этом отчете.
В меню Вид выберите команду Диспетчер отчетов. В поле Отчеты выберите отчет, который требуется распечатать. Нажмите кнопку Печать. В поле Копии введите число копий.
Создание собственного веб-запроса
Имея представление о работе веб-запросов, можно легко создавать собственные веб-запросы. Перед созданием веб-запроса необходимо знать веб-страницу, с которой требуется получать данные, и ее адрес.
Способ представления данных листа электронной таблицы на графике
График связан с данными, на основе которых он создан, и автоматически обновляется при изменении данных на листе. Это свойство графика особенно удобно, если при вводе данных была совершена ошибка или часть данных была изменена.
Маркер данных. Каждый маркер данных соответствует одному числу на листе. Маркеры данных одного образца или цвета представляют один и тот же ряд данных (соответствующие точки, отложенные на графике). В приведенном выше примере маркер данных, расположенный справа, отображает количество мальчиков, зачисленных в 2001 г. (5 190).
Основная линия сетки. В Excel создается ось значений на основе листа данных. Следует иметь в виду, что ось значений в приведенном выше примере имеет диапазон от 4 700 до 5 300, соответствующий диапазону значений на листе. Линии сетки — это линии, которые можно добавить в график для упрощения просмотра и оценки данных, они обозначают основные интервалы на оси (основные линии сетки). Можно также отобразить вспомогательные линии сетки, отмечающие интервалы между основными линиями.
Имена категорий. В Excel заголовки столбцов и строк на листе с данными используются в качестве имен для каждой из главных осей. В приведенном выше примере заголовки строк листов 1998, 1999, 2000 и 2001 отображаются в виде имен вдоль каждой оси.
Имена рядов данных графика. Заголовки столбцов и строк также используются в Excel в качестве имен рядов данных. Имена рядов отображаются в легенде графика — поля, в котором содержатся образцы или цвета, назначенные рядам данных или категориям диаграммы. В приведенном выше примере заголовки строк «Девочки» и «Мальчики» отображаются как имена рядов.
Советы по использованию графика. При наведении указателя на элемент графика отображается совет по использованию графика, содержащий имя данного элемента. Например, при наведении указателя на легенду отображается совет, содержащий слово «Легенда».
Способы создания веб-запроса в программе Microsoft Excel
Существует несколько различных способов создания веб-запроса в программе Microsoft Excel.
Сравнение данных о клиентах
Начало отчета сводной таблицы. Начните с исходных данных, содержащих сведения о клиентах. Здесь приведены несколько записей исходных данных, использованных для отчетов в данном разделе. Чтобы отобразить весь исходный диапазон, загрузите книги, сопровождающие данную статью.
Щелкните ячейку в исходных данных. В меню Данные выберите пункт Сводная таблица. Следуя инструкциям мастера, выполните шаги с 1 по 3. Макет отчета сводной таблицы можно создать с помощью кнопки Макет на третьем шаге мастера или прямо на листе.
Поквартальный отчет о приобретенных клиентами товарах. Перетащите поле «Клиент» и «Товар» в область строк. Затем перетащите поля «Кв 1», «Кв 2», «Кв 3» и «Кв 4» в область «Данные».
Определение двух самых выгодных товаров, приобретенных каждым клиентом в третьем квартале. Выделите поле «Товар», нажмите кнопку Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы, а затем выберите команду Сортировка и десятка лучших. В группе Автоотображение лучшей десятки выберите параметр включено. В поле со списком отображать выберите параметр наибольших и введите 2.
Определение самого выгодного клиента в первом квартале. Выделите поле «Клиент», нажмите кнопку Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы, а затем выберите команду Сортировка и десятка лучших. В группе Автоотображение лучшей десятки выберите параметр включено. В поле со списком отображать выберите параметр наибольших и введите значение 1.
Определение двух самых выгодных клиентов для каждого товара. Перетащите поле «Товар» на поле «Клиент». Выделите поле «Клиент», нажмите кнопку Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы, а затем выберите команду Сортировка и десятка лучших. В группе Автоотображение лучшей десятки выберите параметр включено. В поле со списком отображать выберите параметр наибольших и введите значение 2.
Сравнение диаграмм и графиков
Диаграммы и графики являются образным способом представления данных. Они используются для визуальной подачи материала и позволяют упростить его восприятие.Однако между ними существуют определенные различия.
Диаграмма предназначена для выполнения следующих задач.
Демонстрация или объяснение того, как устроен тот или иной объект. Выявление отношения между частями и целым.
Использование диаграмм больше всего подходит для наглядной подачи абстрактного материала и «оживления» документов. Например, можно показать с помощью диаграммы взаимоотношения персонажей романа.
График предназначен для выполнения следующих задач.
Представление данных в виде таблицы или графика. Схематическое отображение определенных данных.
Использование графика очень помогает упростить просмотр и усвоение сложного материала, такого как сравнение, моделирование и прослеживание тенденций развития на основе каких-либо данных. Например, вместо того чтобы анализировать несколько столбцов данных электронной таблицы, можно использовать график для просмотра того, как менялись статистические данные по зачислению мальчиков и девочек в течение нескольких лет.
Сравнение продавцов
Начало отчета сводной таблицы. Начните с исходных данных, содержащих сведения о продавцах. Здесь приведены несколько записей исходных данных, использованных для отчетов в данном разделе. Чтобы отобразить весь исходный диапазон, загрузите книги, сопровождающие данную статью.
Выделите ячейку в исходных данных. В меню Данные выберите пункт Сводная таблица. Следуйте инструкциям мастера, выполняя шаги с 1 по 3. Обратите внимание на то, что можно создать макет сводной таблицы, нажав кнопку Макет на третьем шаге мастера, либо можно создать макет отчета прямо на листе.
Какова сумма заказов для каждого продавца? Перетащите поле «Продавец» в область строк, а затем перетащите поле «Сумма заказа» в область данных.
Каковы суммы заказов для продавцов в указанной стране? Перетащите поле «Страна» в область страниц. Тогда можно будет переключаться между страницами для просмотра данных по каждой стране.
На каком месте находится продавец по сумме заказов? Для сортировки продавцов щелкните поле «Продавец», нажмите кнопку Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы, а затем выберите команду Сортировка и десятка лучших. В группе Параметры сортировки установите переключатель в положение по убыванию, а затем в поле с помощью поля выберите пункт Сумма по полю Сумма заказа.
Какие продавцы входят в пятерку лучших? Чтобы просмотреть первые элементы в списке, щелкните поле «Продавец», нажмите кнопку Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы, а затем выберите команду Сортировка. В группе Автоотображение лучшей десятки установите переключатель в положение включено, выберите пункт наибольших в поле Отображать, а затем введите число 5.
Каковы показатели продавцов в указанном квартале? Перетащите поле «Дата заказа» в область строк. Исходные данные содержат фактические даты заказов, но было бы удобнее сгруппировать даты по кварталам. Для этого щелкните правой кнопкой поле «Дата заказа», выберите команду Группа и структура, а затем — команду Группировать. В поле с шагом выберите пункт кварталам. Затем перетащите поле «Дата заказа» за границы отчета.
Как изменяются показатели работы продавца по кварталам? Перетащите поле «Продавец» в поле «Дата заказа».
Из чего складывается указанная сумма заказов? Дважды щелкните ячейку в отчете сводной таблицы, чтобы просмотреть данные «под» ней. Ниже представлена часть сведений для ячейки C5 — продажи сотрудника в первом квартале.
Какой процент составляет указанный заказ от общей суммы заказов? В этом случае требуется создать новое поле данных и использовать дополнительные вычисления. Таким образом, можно сравнить исходное поле данных («Итог») и новое поле данных («Процент итога»). Сначала перетащите поле «Сумма заказа» в область данных. Дважды щелкните новое поле Сумма заказа, нажмите кнопку Дополнительно и в группе Дополнительные вычисления выберите пункт Доля от общей суммы.
Какое вознаграждение должен получить каждый продавец? Все продавцы получают вознаграждение в размере 10%, но требуется установить вознаграждение в 15% тем продавцам, у которых сумма заказов за квартал превысила 20 000 р. Для создания формулы, в которой используются данные сводной таблицы, можно воспользоваться вычисляемым полем. Щелкните отчет, нажмите кнопку Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы, выберите команду Формулы, а затем — команду Вычисляемое поле. В поле Имя введите текст Сумма вознаграждения. В поле Формула введите нужную формулу. Если требуется использовать данные существующего поля, щелкните поле в списке Поля, а затем нажмите кнопку Добавить поле.
Сравнение товаров
Начало отчета сводной таблицы. Начните с исходных данных, содержащих сведения о товарах. Здесь приведены несколько записей исходных данных, использованных для отчетов в данном разделе. Чтобы отобразить весь исходный диапазон, загрузите книги, сопровождающие данную статью.
Щелкните ячейку в исходных данных. В меню Данные выберите пункт Сводная таблица. Следуя инструкциям мастера, выполните шаги с 1 по 3. Обратите внимание на то, что можно создать макет сводной таблицы, нажав кнопку Макет на третьем шаге мастера, либо можно создать макет отчета прямо на листе.
Какова общая сумма продаж для каждой категории товаров? Перетащите поле «Категория» в область строк, а затем перетащите поле «Продажи» в область данных.
Какова общая сумма продаж для каждого товара? Перетащите поле «Товар» в область строк.
Какие три товара каждой категории пользуются наибольшим спросом? Чтобы просмотреть первые элементы в списке, щелкните поле «Товар», нажмите кнопку Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы, а затем выберите команду Сортировка. В диалоговом поле Автоотображение лучшей десятки выберите команду Включено. В поле Показать выберите параметр первые и введите значение 3.
Какова сумма продаж каждого товара за квартал? Перетащите поле «Квартал» в область столбцов.
Как соотносятся суммы продаж в первом и втором кварталах? Чтобы сосредоточить внимание только на двух кварталах, щелкните стрелку в поле «Квартал». Установите флажки только для первых двух кварталов.
Каковы средние, наибольшие и наименьшие промежуточные итоги продаж напитков? Для промежуточных итогов можно использовать сразу несколько функций итогов. Дважды щелкните поле «Категория», а затем выберите один или несколько параметров в группе Итоги.
Каковы средние и минимальные суммы продаж? В этом случае потребуется создать два новых поля данных, а затем изменить функцию суммирования для каждого поля данных. Таким образом, можно сравнить исходное поле данных (сумма) и два новых поля данных (среднее и минимум). Сначала второй раз перетащите поле «Продажи» в область данных, а затем еще раз сделайте то же самое. Дважды щелкните поле, содержащее второй набор данных, а затем выберите параметр Среднее в группе Итоги. Дважды щелкните поле, содержащее третий набор данных, и выберите параметр Минимум в группе Итоги.
Более простые отчеты сводных таблиц представлены в следующем разделе этой статьи.
Сравнение заказов
Начало отчета сводной таблицы. Начните с исходных данных, содержащих сведения о заказах. Здесь приведены несколько записей исходных данных, использованных для отчетов в данном разделе. Чтобы отобразить весь исходный диапазон, загрузите книги, сопровождающие данную статью.
Щелкните ячейку в исходных данных. В меню Данные выберите пункт Сводная таблица. Следуя инструкциям мастера, выполните шаги с 1 по 3. Макет отчета сводной таблицы можно создать с помощью кнопки Макет на третьем шаге мастера или прямо на листе.
Просмотр индивидуальных заказов. Перетащите поля «Товар», «Цена», «Количество» и «Скидка» в область строк. Перетащите поле «Отпускная цена» в область данных. Затем перетащите поле «КодЗаказа» в область страниц. Теперь можно будет переключаться между страницами для просмотра данных о каждом заказе.
Сводные отчеты могут включать или исключать скрытые данные в промежуточных итогах. Например, итоговые данные о заказах, приведенные ниже, не включают пункты налога и стоимости перевозки. Если требуется включить все пункты в итоговые данные, можно воспользоваться кнопкой Учитывать скрытые элементы в итогах на панели инструментов Сводные таблицы.
Сколько продано единиц каждого товара? Перетащите поле «Товар» в область строк, а затем перетащите поле «Количество» в область данных.
Какова средняя цена каждого товара? Перетащите поле «Товар» в область строк, а затем перетащите поле «Цена» в область данных. Теперь можно заменить функцию суммирования данных в поле «Цена» функцией вычисления среднего значения. Дважды щелкните поле «Цена», а затем выберите функцию Среднее в группе Итоги.
Какие товары входят в десятку самых дорогих? Сначала нужно заменить функцию суммирования данных в поле «Цена» функцией определения максимального значения. Дважды щелкните поле «Цена», а затем выберите функцию Максимум в группе Итоги. Далее следует показать первые десять элементов в поле «Товар». Выделите поле «Товар», нажмите кнопку Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы, а затем выберите команду Сортировка и десятка лучших. В диалоговом поле Автоотображение лучшей десятки выберите параметр включено. В поле со списком отображать выберите параметр наибольших и введите значение 10.
Структура отчета сводной таблицы
В программе Microsoft Excel для обозначения частей отчета сводной таблицы используются специальные термины. Если вы не знакомы с этими терминами, прочтите этот раздел в качестве краткого введения.
Поле строки. Поле из исходных данных, которым в отчете сводной таблицы задана ориентация по строкам. Например, «Регион» и «Продавец» являются полями строк. Поле столбца. Поле из исходных данных, которым в отчете сводной таблицы задана ориентация по столбцам. Например, «Тип» является полем столбца. Поле страницы. Поле из исходных данных, которым в отчете сводной таблицы задана ориентация по странице (фильтр). Например, «Год» является полем страницы. Можно использовать поле «Год» для отображения обобщенных данных за 2003 год, 2004 год и т. д. Элемент. Подкатегория поля строки, столбца или страницы. Например, поле «Тип» содержит следующие элементы: «Напитки», «Молоко» и «Мясо», а поле «Продавец» — элементы «Кротов», «Белова», «Ясенева» и «Попов». Поле данных. Поле из исходных данных, содержащее значения для обобщения. Например, «Сумма продаж» является полем данных.
Для большинства типов исходных данных можно выбрать способ обобщения (например «Сумма», «Среднее» и «Количество значений»). Поле данных обычно обобщает числа, но может обобщать текстовые данные. Например, нетрудно подсчитать, сколько раз упоминается указанный фрагмент текста (например, «Да» или «Нет») в каком-либо поле.
Область данных. Ячейки в отчете сводной таблицы, содержащие обобщенные данные. Например, значение в ячейке C5 обобщает продажи напитков Кротовым в восточном регионе в 2003 году. Другими словами, это отчет по суммам продаж для каждой строки в исходных данных, содержащих элементы: «Кротов», «Напитки», «Восточный» и «2003».
в программе Microsoft Excel 2002.
Компонент Microsoft Map недоступен в программе Microsoft Excel 2002. Карты можно открывать в более ранних версиях программы Microsoft Excel, однако нельзя создавать новые карты или изменять уже существующие.
Создать карту для использования в программе Microsoft Excel 2002 можно с помощью специальной программы, такой как Microsoft MapPoint®. Дополнительные сведения можно получить на веб-узле Microsoft MapPoint.
Типы баз данных, поддерживаемые мастером
База данных может представлять собой список Microsoft Excel или базу данных Microsoft Access, Microsoft FoxPro, dBASE или Paradox, для которой установлены необходимый драйвер ODBC и другие компоненты доступа к данным. Сохраните базу данных в сетевой папке, к которой имеют доступ все пользователи, работающие с формой.
Типы данных, которые можно использовать
Список Microsoft Excel или база данных. Внешние данные. Это может быть, например, файл базы данных, текстовый файл или источник в Интернете. Несколько диапазонов консолидации. Можно объединять и обобщать данные из нескольких списков Microsoft Excel.
Другой отчет сводной таблицы. На основе одних и тех же данных могут быть созданы несколько отчетов сводных таблиц. За счет повторного использования существующего отчета сводной таблицы при создании нового отчета достигается экономия памяти и места на диске. Эта операция устанавливает связь между исходным и новым отчетами сводных таблиц. Так, в случае обновления данных исходного отчета обновляются также данные в новом отчете и наоборот.
Типы проверяемых данных
В программе Microsoft Excel можно указать следующие типы данных, допустимых для ввода в ячейки.
Числа. Укажите, должно ли содержимое ячейки быть целым или десятичным числом. Можно установить минимальное и максимальное значение, исключить определенное число или диапазон чисел, а также использовать формулу для определения допустимости числа.
Дата и время. Установите минимальное или максимальное значение, исключите определенные даты или интервалы времени либо используйте формулу для определения допустимости значений даты и времени.
Длина текста. Введите ограничения на количество знаков, которые могут быть введены в ячейку, или задайте минимальное количество знаков.
Список значений. Составьте для ячейки список допустимых значений, например, «маленький», «средний», «большой», и разрешите вводить в ячейку только указанные значения. Можно снабдить ячейку стрелкой с раскрывающимся списком, которая появляется при выделении ячейки и упрощает выбор значений из списка.
Типы возможных сообщений
Для каждой проверяемой ячейки возможен вывод двух разных сообщений. Одно из них будет появляться перед вводом данных, а другое — после попытки ввода неверных данных. Если включен помощник, эти сообщения выводятся в окне помощника.
Сообщение для ввода. Сообщение этого типа выводится, как только пользователь щелкает проверяемую ячейку. Данное сообщение может содержать инструкции пользователю о типе данных, которые можно вводить в эту ячейку.
Сообщение об ошибке. Сообщение этого типа выводится только в том случае, когда пользователь вводит неверные данные и нажимает клавишу ENTER. Можно выбрать одно из трех сообщений об ошибке.
Сообщение. Это сообщение не предотвращает ввод неверных данных. Кроме заданного текста оно содержит значок информации, кнопку ОК, позволяющую вводить неверные данные в ячейку, и кнопку Отмена для восстановления предыдущего значения ячейки. Предупреждение. Это сообщение не предотвращает ввод неверных данных. Оно содержит заданный текст, значок предупреждения и три кнопки: Да — для ввода неверных данных в ячейку, Нет — для возвращения в ячейку и ее дальнейшего изменения и Отмена — для восстановления предыдущего значения ячейки. Останов. Это сообщение не позволяет вводить неверные данные. Оно содержит заданный текст, значок остановки и две кнопки: Повторить — для возврата в ячейку и ее дальнейшего изменения и Удалить — для восстановления предыдущего значения ячейки. Это сообщение не предназначено для использования в качестве меры безопасности: запрет на ввод недопустимых данных с последующим нажатием клавиши ENTER можно обойти путем копирования и вставки данных в ячейку.
Если ни одно из сообщений об ошибке не задано, в программе Microsoft Excel используется пометка, указывающая, допустимы ли введенные пользователем данные, которая позволяет легко найти недопустимые записи. При этом пользователь не уведомляется о том, что введенные им данные недопустимы.
При сохранении книги личные данные,
При сохранении книги личные данные, такие как имя, название организации, имя пользователя, последним сохранившего книгу и т. д., могут сохраняться вместе с книгой. Чтобы удалить эти сведения, выполните следующие действия.
В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем перейдите на вкладку Безопасность. Установите флажок удалять личные сведения из файла при его сохранении. Сохраните книгу.
Следующие личные сведения удаляются из документа.
Свойства файла: «Автор», «Руководитель», «Учреждение», «Автор изменений». Имя последнего пользователя, который прекратил общий доступ (монопольно использовал) общую книгу. Маршруты. Заголовок сообщения электронной почты, созданного с помощью кнопки Электронная почта. Имена, связанные с отчетом сводной таблицы, изменяются на «Автор». Имена, связанные с комментариями и сценариями, изменяются на «Автор». Пути, связанные с загруженными компонентами и смарт-тегами. Имя пользователя, последним открывавшего книгу. Личные представления.
Примечания
Личные сведения и общей книги не удаляются. Если требуется удалить сведения из общей книги, необходимо сначала отключить совместное использование. Книги, содержащие макросы, могут содержать дополнительные личные сведения, которые не могут быть удалены этим способом.
Управление общей книгой
Администрирование общей книги начинается с обучения рабочей группы совместной работе с книгой, а затем осуществляется контроль и разрешение проблем, связанных с конфликтами при внесении изменений или с разрывом соединения.
Инструкции для пользователей по работе с общей книгой Пользователи должны знать, что для просмотра своих и чужих изменений в книге ее необходимо сохранить. Пользователям доступны для настройки некоторые параметры общей книги и такие средства, как автоматическое сохранение и обновление книги через определенные интервалы времени; сохранение собственных фильтров и параметров печати или использование соответствующих настроек, установленных при открытии общего доступа к книге; отображение или скрытие форматирования, используемого для выделения изменений, внесенных самим пользователем и другими пользователями. Пользователям следует подсказать, что для получения справки можно ввести фразу Изменение общих книг в окне мастера ответов Microsoft Excel 2002 и прочитать раздел «Изменение общей книги».
Если в организации используются несколько версий программы Microsoft Excel, убедитесь в том, что все пользователи, работающие с общей книгой, используют программу Microsoft Excel 97 или более позднюю версию для Microsoft Windows или программу Microsoft Excel 98 или более позднюю версию для «Макинтошей».
Конфликтующие и нежелательные изменения. Когда два пользователя одновременно пытаются сохранить изменения в одной ячейке, появляется диалоговое окно Возник конфликт доступа и требуется выбрать, какое изменение следует сохранить в книге. Пользователям могут понадобиться дополнительные сведения о предотвращении конфликтов и их разрешении.
Все пользователи общей книги обладают равными правами при разрешении конфликтов. Если ведется запись изменений, то изменения, которые привели к конфликту, отображаются на листе журнала. Для получения сведений о вариантах разрешения конфликтов введите фразу Разрешение конфликтов в окне мастера ответов Microsoft Excel 2002, а затем выберите раздел «Разрешение конфликтующих изменений в общей книге».
Запись изменений можно также использовать для выявления и отклонения нежелательных изменений. Например, сотрудник Калинин удалил некоторые записи из книги просроченной дебиторской задолженности во вторник, когда был получен платеж, тогда как он должен был отметить эти записи как полученные и дождаться оплаты чека банком. Начальник Калинина может записать изменения для восстановления удаленных записей. Для этого следует перейти на лист журнала, применить фильтр, чтобы найти все изменения, сделанные данным сотрудником в указанный день, и просмотреть удаленные данные.
После обнаружения удаленных данных можно скопировать их из столбца «Старые значения» на рабочий лист. Для получения дополнительных сведений об отображении и использовании листа журнала введите фразу Изменение журнала в окне мастера ответов Microsoft Excel 2002.
Разъединенные пользователи. Любой пользователь может отключить другого пользователя от общей книги. Кроме того, связь может быть потеряна из-за неполадок при доступе к серверу или сети. Разъединенные пользователи не могут сохранять изменения в общей книге. Если режим записи изменений включен, у такого пользователя есть возможность сохранить книгу под другим именем, а затем объединить свои изменения с исходной общей книгой. Допускается автономная работа с копиями общей книги с последующим объединением всех изменений.
Для получения сведений об объединении изменений в общей книге введите фразу Объединение книг в окне мастера ответов Microsoft Excel 2002.
Контроль за ходом работы. Нетрудно узнать, кто из пользователей редактирует общую книгу в данное время. Автоматические обновления позволяют просматривать изменения по мере их появления. Если для используемой общей книги открыть диалоговое окно Управление доступом к файлу (меню Сервис, команда Доступ к книге), то вкладка Правка будет содержать список пользователей, у которых эта книга открыта. Группа Обновлять изменения на вкладке Подробнее позволяет задать интервал обновления этих данных (отображаются только сохраненные изменения).
Изъятие книги из общего доступа для настройки. Иногда требуется прекратить совместное использование книги, чтобы изменить структуру, настройки или воспользоваться командами, доступными только в автономном режиме, а также для предоставления разрешений новым пользователям, что требует изменения параметров защиты. При прекращении совместного использования книги отключаются все пользователи, работающие с книгой, и необратимо удаляется журнал изменений. Поэтому разъединенные пользователи не смогут объединить свои изменения, если книга снова станет общей.
В связи с этим рекомендуется составить расписание профилактических работ, чтобы не мешать пользователям. К началу профилактики все пользователи должны объединить свои изменения, закрыть книгу и скопировать или напечатать журнал изменений. Для получения дополнительных сведений введите фразу Отмена общего доступа в окне мастера ответов Microsoft Excel 2002.
Условия использования программы Microsoft Access
Программу Microsoft Access следует использовать при следующих условиях.
Для хранения данных требуется реляционная база данных (из нескольких таблиц). В будущем может потребоваться добавить несколько таблиц к исходному простому или нереляционному набору данных.
Например, требуется хранить сведения о клиентах: имя и фамилия, адрес и номер телефона, но число типов данных может расшириться за счет действий клиентов, таких как заказы. В таких случаях удобнее с самого начала реализовать проект с помощью базы данных Microsoft Access. Объем данных очень велик (тысячи записей).
Например, сведения о штате крупной компании лучше хранить в базе данных Microsoft Access.
Большая часть данных представляет собой длинные строки текста (не чисел). Необходимые данные извлекаются из нескольких внешних баз данных.
Например, если требуется постоянно выполнять импорт и экспорт данных в базы данных Microsoft Access, то для максимальной совместимости имеет смысл работать в программе Microsoft Access. Необходимо поддерживать постоянную связь с крупной внешней базой данных, например с базой данных, созданной с помощью сервера Microsoft SQL Server. Выполняются сложные запросы.
Например, в крупной компании при обработке заказов клиентов требуется искать имена клиентов, хранящиеся в базе данных SQL Server, в процессе приема новых заказов в программе Microsft Access. Связь с базой данных SQL Server может поддерживаться в представлении «Таблица» программы Microsoft Access. При добавлении или поиске имени клиента происходит обращение к базе данных SQL Server, но только что полученные сведения о новом заказе хранятся локально в таблицах Microsoft Access. С базой данных работает много пользователей, и требуются надежные средства обновления данных.
Например, технически подготовленные пользователи могут пользоваться страницами доступа к данным Microsoft Access, а остальным пользователям будет достаточно форм с более дружественным интерфейсом.
Условия использования программы Microsoft Excel
Программу Microsoft Excel следует использовать при следующих условиях.
Данные представляются в простой или нереляционной форме (не требуется реляционная база данных из нескольких таблиц).
Чаще всего это справедливо по отношению к данным, представленным преимущественно в числовом виде, например финансовый бюджет за текущий год. Данные в основном используются в расчетах и статистических сравнениях, например при анализе затрат и прибыли по бюджету организации. Объем данных не слишком велик (не более 15000 строк).
В дополнение к автосуммированию
В предыдущих версиях программы Microsoft Excel доступна кнопка «Автосумма», при нажатии которой выполняется подсчет суммы значений диапазона ячеек. Теперь при помощи той же самой кнопки можно выполнить подсчет среднего значения, числа ячеек в диапазоне, а также выбрать максимальное или минимальное значение ячеек в диапазоне. Выделите диапазон ячеек, щелкните стрелку кнопки Автосумма и выберите действие, которое нужно выполнить (Суммировать, Среднее, Число, Максимум или Минимум).
В некоторых таблицах на страницах с рамками не отображаются значки
При просмотре веб-страницы, использующей рамки, в диалоговом окне Веб-запрос некоторые значки выделения таблицы не отображаются. Нажатие кнопки Обновить может разрешить эту проблему, но часто это приводит к переходу набора рамок на главную страницу. Чтобы отобразить значки таблицы, нажмите дважды кнопку Скрыть значки.
В справочном центре не удалось найти необходимые сведения. Где еще можно поискать ответы на вопросы?
Если с помощью справочного центра не удалось разрешить интересующий вопрос, попробуйте выполнить поиск в справке продукта. Посетите веб-узел службы технической поддержки корпорации Майкрософт (английская версия), чтобы найти нужные сведения.
Посетите группы новостей поддержки продуктов корпорации Майкрософт и пообщайтесь с другими пользователями, работающими с продуктами Microsoft, включая наиболее опытных профессионалов корпорации Майкрософт. Выполните поиск в базе знаний Microsoft Knowledge Base (английская версия), содержащей сведения о технической поддержке и средствах самостоятельного устранения неполадок для продуктов Microsoft. Ознакомьтесь с часто задаваемыми вопросами (английская версия) по каждому продукту. Задайте вопрос о поддержке продуктов через Интернет (английская версия). Позвоните в службу технической поддержки корпорации Майкрософт (английская версия).
Вопросы печати
Даже если лист прекрасно смотрится на экране, это не означает, что его уже можно печатать. В этой статье собраны советы о том, как сэкономить время и бумагу, избежать наиболее общих проблем при печати документов и добиться отличных результатов.
Чтобы сделать данные на листе удобными для чтения и понимания, выполните одно или несколько следующих действий.
Создание верхнего и нижнего колонтитула. На предназначенный для печати лист можно добавить верхний и нижний колонтитулы с полезными сведениями об этом листе, например номерами страниц и заголовком листа. В меню Файл выберите команду Параметры страницы и перейдите на вкладку Колонтитулы. Можно использовать встроенные колонтитулы или создать их самостоятельно. Кроме того, в колонтитулах могут использоваться рисунки.
Печать подписей строк и столбцов. Если лист занимает несколько страниц, на каждой из них можно напечатать заголовки строк и столбцов, чтобы не запутаться в данных. В меню Файл выберите команду Параметры страницы и перейдите на вкладку Лист. Чтобы напечатать заголовки столбцов на каждой странице, выберите элемент сквозные строки, а затем укажите строки, которые будут содержать заголовки столбцов. Чтобы напечатать заголовки строк на каждой странице, выберите элемент сквозные столбцы, а затем укажите столбцы, которые будут содержать заголовки строк.
Проверка полноты представления данных. Если ширина столбца недостаточна, текст может не поместиться в столбце, а вместо чисел могут появиться знаки ######. Чтобы разместить данные, ширину столбца можно увеличить.
Для переноса слов по ширине столбца в меню Формат выберите команду Ячейки и на вкладке Выравнивание установите флажок переносить по словам.
Придание документу удобочитаемого вида. Возможно, на листе понадобится напечатать сетку. Для этого в меню Файл выберите команду Параметры страницы и на вкладке Лист установите флажок сетка. Чтобы читатели печатного документа обратили внимание на определенные данные, удобно воспользоваться автоформатом или другими элементами форматирования, такими как шрифт, цвет, числовые форматы и границы. Выделите диапазон и в меню Формат выберите нужный параметр форматирования. Форматы, обеспечивающие высокое качество отображения на экране, не всегда подходят для печати документа. Например, если на экране документ отображается в цвете, а печататься он будет на черно-белом принтере, необходимо подобрать контрастирующие друг с другом цвета.
Центрирование листа по горизонтали. Чтобы выполнить центрирование листа по горизонтали, в меню Файл выберите команду Параметры страницы и на вкладке Поля в группе Центрировать на странице установите флажок горизонтально.
Центрирование листа по вертикали. Чтобы выполнить центрирование листа по вертикали, в меню Файл выберите команду Параметры страницы и на вкладке Поля в группе Центрировать на странице установите флажок вертикально.
Изменение полей. Если требуется дополнительное место в верхней части листа, например для больших верхних или нижних колонтитулов, границу верхнего поля можно сдвинуть вниз. Выберите в меню Файл команду Предварительный просмотр. Чтобы отобразить маркеры изменения размера полей, нажмите кнопку Поля, а затем перетащите маркер изменения размера поля в нужное положение.
Просмотр всего содержимого листа. Чтобы посмотреть, как будет напечатана каждая страница, в меню Файл выберите команду Предварительный просмотр. В режиме предварительного просмотра отображаются элементы листа, скрытые в обычном режиме, такие как поля, верхний и нижний колонтитулы и заголовки печати.
Быстрое изменение внешнего вида печатаемого листа. Кнопки, расположенные в верхней части окна предварительного просмотра, предназначены для изменения макета и параметров печати листа. Например, можно включить или отключить сетку, добавить номера страниц или изменить порядок печати страниц. После внесения необходимых изменений следует просмотреть лист еще раз.
Расстановка разрывов страниц. Чтобы установить и предварительно просмотреть разрывы страниц, нажмите кнопку Разметка страниц. Для получения дополнительных сведений см. Шаг 4. Исправление неудачных разрывов страниц.
Если лист слишком широк и не умещается на странице, выполните одно или несколько следующих действий.
Переход к альбомной ориентации страницы. Если лист содержит много больше столбцов, чем помещается на странице с книжной ориентацией, попробуйте перейти на альбомную ориентацию страницы.
В меню Файл выберите команду Параметры страницы и на вкладке Страница в группе Ориентация установите переключатель в положение альбомная.
Сжатие листа в зависимости от ширины страницы. Если на странице не помещается лишь несколько столбцов листа, содержимое листа можно сжать. В меню Файл выберите команду Параметры страницы и на вкладке Страница задайте для параметра разместить не более чем на значение 1 в поле стр. в ширину. Чтобы убедиться, что размер шрифта не слишком мал, просмотрите страницу в режиме предварительного просмотра еще раз. Можно задать число страниц в ширину и в высоту, на которых будет напечатан документ, или оставить одно из этих полей пустым.
Изменение ширины полей и столбцов. Если на странице не помещается лишь несколько столбцов листа, можно изменить ширину полей или столбцов. В меню Файл выберите команду Предварительный просмотр. Чтобы отобразить маркеры изменения размера полей и столбцов, нажмите кнопку Поля. Установите маркеры изменения размера в нужное положение.
Расстановка вертикальных разрывов страниц. Если данные не удается разместить на одной странице, можно изменить вертикальные разрывы страниц. В меню Вид выберите команду Разметка страниц. Перетащите вертикальный разрыв страниц в нужное положение. Использование вертикального разрыва страниц может усложнить чтение. Чтобы этого избежать, рекомендуется добавить заголовки печати.
Скрытие столбцов. Если некоторые столбцы содержат данные, которые не должны печататься, такие столбцы можно временно скрыть. Выделите нужные столбцы, выберите в меню Формат команду Столбец, а затем — команду Скрыть. Чтобы снова отобразить столбцы, выделите соседние столбцы справа и слева от скрытых столбцов. В меню Формат выберите команду Строка или Столбец, а затем — команду Отобразить.
Примечание. Если скрыт первый столбец листа, в меню Правка выберите команду Перейти. В поле Ссылка введите A1 и нажмите кнопку ОК. В меню Формат выберите команду Столбец, а затем — команду Отобразить.
Кроме того, строка или столбец могут иметь нулевую высоту или ширину. Наведите указатель на границу кнопки Выделить все.
Когда указатель примет вид
Размещение листа формата A4 на бумаге формата Letter. Для автоматического изменения размера листа формата A4 в соответствии с размером бумаги в принтере, поддерживающем печать только в формате Letter, установите флажок Преобразование A4/Letter. В меню Сервис выберите команду Параметры и на вкладке Международные в группе Печать установите флажок Преобразование A4/Letter.
Печать части листа. Для получения дополнительных сведений см. Шаг 5. Печать всего листа или части листа.
Если лист слишком велик и не помещается на странице, выполните одно или несколько следующих действий.
Сжатие листа в зависимости от страницы. Если на странице не помещается одна или две строки, лист можно сжать. В меню Файл выберите команду Параметры страницы и на вкладке Страница задайте для параметра разместить не более чем на значение 1 в поле стр. в ширину, а затем укажите число страниц в поле стр. в высоту. Чтобы убедиться, что размер шрифта не слишком мал, просмотрите страницу в режиме предварительного просмотра еще раз. Можно задать число страниц в ширину и в высоту, на которых будет напечатан документ, или оставить одно из этих полей пустым.
Расстановка вертикальных разрывов страниц. Если данные не удается разместить на одной странице, можно изменить вертикальные разрывы страниц. В меню Вид выберите команду Разметка страниц. Перетащите вертикальный разрыв страниц в нужное положение. Использование вертикального разрыва страниц может усложнить чтение. Чтобы этого избежать, рекомендуется использовать заголовки печати.
Расстановка горизонтальных разрывов страниц. Чтобы новая страница начиналась с определенной строки, можно изменить горизонтальный разрыв страницы. В меню Вид выберите команду Разметка страницы. В режиме разметки страницы автоматические разрывы страниц обозначаются синими пунктирными линиями, которые программа Microsoft Excel вставляет для разделения листа на несколько страниц.
Изменение положения разрыва страницы осуществляется путем перетаскивания мышью. После изменения положения разрыва страниц вручную синяя пунктирная линия изменит свой вид на сплошную. Можно также вставить новый разрыв страницы вручную. Щелкните заголовок строки, расположенной под строкой, куда нужно вставить разрыв страницы, а затем в меню Вставка выберите команду Разрыв страницы.
Добавление заголовков печати. Наличие заголовков печати удобно, если данные расположены на нескольких страницах. Для получения дополнительных сведений см. Шаг 1. Лист должен быть удобочитаемым.
В меню Файл выберите команду Печать. Для определения частей листа или книги, которые будут напечатаны, выберите нужные параметры в диалоговом окне Печать.
Печать определенной части листа. Если нужно напечатать определенную часть листа лишь один раз, выделите диапазон ячеек, а затем в диалоговом окне Печать в группе Вывести на печать установите переключатель в положение выделенный диапазон. Если необходимо напечатать один и тот же диапазон несколько раз, можно определить диапазон ячеек как область печати. В этом случае при печати листа каждый раз будет печататься только область печати. Чтобы задать область печати, выделите диапазон ячеек, в меню Файл выберите команду Область печати, а затем — команду Задать.
При сохранении листа Microsoft Excel
При сохранении листа Microsoft Excel 2002 в формате электронных таблиц XML большинство возможностей программы Microsoft Excel сохраняются, однако некоторые функции становятся недоступными. Дополнительные сведения представлены в следующей таблице.
Примечание. Дополнительные сведения о программе Microsoft Excel и электронных таблицах XML содержатся в справке Microsoft Excel.
| Система дат 1904 | Сохраняется |
| Звездочки, помечающие итоги для данных OLAP | Сохраняется |
| Стрелки трассировщика зависимостей | Не сохраняется |
| Фоновое обновление, извлечение данных для каждого элемента поля страницы в отдельности | Сохраняется |
| Вычисляемые поля | Сохраняется |
| Вычисляемые элементы | Сохраняется |
| Примечания к ячейкам | Сохраняется |
| Изменения в исходных данных Microsoft Excel | Сохраняется |
| Форматирование знаков и ячеек | Сохраняется |
| Диаграмма и другие графические объекты | Не сохраняется |
| Листы диаграмм, листы макросов, листы диалогов | Не сохраняется |
| Условное форматирование | Сохраняется |
| Дополнительные вычисления | Сохраняется |
| Пользовательский порядок сортировки | Сохраняется |
| Представления | Не сохраняется |
| Дополнительные значения ошибок и значения пустых ячеек | Сохраняется |
| Консолидация данных | Ссылки не сохраняются |
| Ограничения проверки данных и сообщения | Сохраняется |
| Выравнивание распределением | Сохраняется |
| Слои графических объектов | Не сохраняется |
| Диапазоны внешних данных | Сохраняется |
| Сгруппированные элементы в полях | Сохраняется |
| Структурированные форматы | Сохраняется |
| Текст с отступом | Сохраняется |
| Названия диапазонов в формулах | Сохраняется |
| Несколько шрифтов в одной ячейке | Сохраняется |
| Форматы чисел | Сохраняется |
| Файл автономного куба | Сохраняется |
| Структурирование | Не сохраняется |
| Расположение полей страниц сводной таблицы в строках или столбцах | Сохраняется |
| Установка пароля | Данные на листах и в книгах, защищенных паролем, невозможно сохранить. При публикации защищенных данных нельзя использовать пароль, но можно сохранить пароль базы данных с помощью запроса рабочего листа. В этом случае пользователю будет предложено ввести пароль при открытии XML-таблицы. |
| Заливки с узором | Сохраняется |
| Отчеты сводных таблиц | Сохраняется |
| Точность как на экране | Сохраняется |
| Параметры печати и параметры страницы | Сохраняется |
| Стиль ссылок R1C1 | Сохраняется |
| Ссылки на данные на других листах | Сохраняется |
| Повернутый или вертикальный текст | Сохраняется |
| Сценарии | Не сохраняется |
| Сведения из общей книги | Не сохраняется |
| Промежуточные итоги | Числа и вычисления сохраняются. Возможности группировки и структурирования не сохраняются. |
| Вывод промежуточных итогов над группами элементов | Сохраняется |
| Выравнивание по правилам тайского языка | Сохраняется |
| Настройки для совместимости с Lotus | Сохраняется |
| Определяемые пользователем функции | Не сохраняется |
| Проекты Visual Basic для приложений | Не сохраняется |
| Веб-запросы | Сохраняется |
Возникла ошибка в работе приложения Office. Какие действия нужно выполнить?
Техническую поддержку можно получить, обратившись в службу технической поддержки корпорации Майкрософт (английская версия). Можно выполнить поиск в базе знаний Microsoft Knowledge Base (английская версия), содержащей сведения о технической поддержке и средствах самостоятельного устранения неполадок для продуктов Microsoft.
Вставка имеющихся данных в новую базу данных
При настройке новой базы данных возможно наличие нескольких сохраненных копий формы Microsoft Excel, содержащей данные, которые требуется включить в эту базу данных. С помощью мастера шаблонов можно автоматически добавить эти данные в базу данных, если они расположены в тех же ячейках, что и в шаблоне, связанном с этой базой данных.
Например, если в мастере шаблонов будет указано, что данные в ячейке D4 на листе «Личные_данные» связаны с полем «Код сотрудника» в базе данных, во всех имеющихся книгах с данными, которые требуется добавить в базу данных, код сотрудника также должен храниться в ячейке D4 на листе «Личные_данные».
Ввод чисел
В программе Microsoft Excel число может содержать только следующие знаки:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e
Все знаки плюс (+), стоящие перед числом, игнорируются, а запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Все другие сочетания знаков, состоящие из цифр и иных знаков, рассматриваются как текст.
Введите перед дробью 0 (ноль), например 0 1/2.
Введите перед отрицательным числом знак минус (-) или заключите отрицательное число в скобки ( ).
Все числа в ячейке выровнены по правому краю. Чтобы изменить выравнивание, выделите ячейки, в меню Формат выберите команду Ячейки, перейдите на вкладку Выравнивание, а затем выберите необходимые параметры.
Как правило, числовой формат, применяемый к ячейке, определяется способом отображения числа в таблице. Если в ячейку, имеющую общий числовой формат, введено число, могут быть применены различные числовые форматы. Например, если введено число 14,73р., автоматически применяется денежный формат.
Чтобы изменить числовой формат, выделите ячейки, содержащие числа. В меню Формат выберите команду Ячейки, перейдите на вкладку Число, а затем выберите категорию и формат.
В ячейках, имеющих общий числовой формат, отображаются целые числа (789), десятичные дроби (7,89) или числа, представленные в экспоненциальной форме (7,89E+08), если число длиннее ширины ячейки. Используя общий формат, можно просматривать до 11 разрядов, включая десятичные запятые и такие знаки, как «E» и «+». Чтобы использовать числа с большим количеством разрядов, используйте встроенный экспоненциальный числовой формат (экспоненциальное представление числа) или пользовательский формат.
Независимо от количества отображаемых разрядов числа хранятся с точностью 15 разрядов. Если число имеет больше 15 значащих цифр, разряды после 15-го преобразуются в нули (0).
В программе Microsoft Excel числа хранятся в виде числовых данных, даже если к содержащим их ячейкам был применен текстовый формат. Если такие данные, например коды товаров, необходимо интерпретировать как текст, то сначала желательно применить текстовый формат к пустым ячейкам (в меню Формат выберите команду Ячейки, перейдите на вкладку Число, а затем выберите формат Текстовый в списке Числовые форматы), а затем ввести числа. Если числа уже введены, назначьте ячейкам текстовый формат и, выделяя каждую ячейку, нажимайте клавишу F2, а затем— клавишу ENTER, чтобы ввести данные заново.
Интерпретация знаков как чисел определяется установками свойств в разделе «Языки и стандарты» на панели управления. Выбранные параметры определяют также стандартный формат чисел — например, в системе с американским стандартом точка (.) используется как десятичный разделитель.
Ввод данных в проверяемые ячейки
Далее описан процесс ввода данных пользователем. Чтобы уведомить пользователя о настройках, обеспечивающих ввод правильных данных, могут использоваться сообщения для ввода и сообщения об ошибках. Чтобы увидеть проверку данных в действии, загрузите книгу-образец, сопровождающую эту статью, и просмотрите примеры на листе Сообщения.
Просмотр сообщения для ввода.Если щелкнуть проверяемую ячейку или перейти в нее с помощью клавиш со стрелками, в окне помощника или в отдельном окне сообщения появляется сообщение для ввода. Если ячейка снабжена раскрывающимся списком, справа от ячейки появляется кнопка со стрелкой.
Ввод данных. Пока пользователь вводит данные или нажимает кнопку со стрелкой, чтобы выбрать нужное значение из списка, сообщение для ввода остается на экране (раскрывающийся список может закрыть часть сообщения).
Ввод допустимых данных. Если пользователь вводит допустимые данные и нажимает клавишу ENTER, данные заполняют ячейку.
Ввод недопустимых данных. Если пользователь вводит данные, которые не соответствуют заданным условиям, и на случай ввода таких данных предусмотрено сообщение об ошибке, указанное сообщение появляется в окне помощника или в отдельном окне сообщения. Пользователь может прочесть сообщение и решить, что делать дальше.
При появлении сообщения кнопка ОК позволяет ввести недопустимые данные, а кнопка Отмена — начать ввод заново. При появлении предупреждения кнопка Да позволяет ввести недопустимые данные, кнопка Нет — внести дальнейшие изменения в ячейку, а кнопка Отмена — начать ввод заново. При появлении сообщения об остановке ввод недопустимых данных не допускается, но остается возможность внести изменения в ячейку с помощью кнопки Повтор или начать ввод заново с помощью кнопки Отмена.
Если не задано никаких сообщений, ввод данных в проверяемые ячейки для пользователя ничем не отличается от обычного ввода данных в программе Microsoft Excel. Однако при этом помечаются все ячейки, в которые были введены недопустимые записи, чтобы эти ячейки можно было быстро найти.
Ввод даты и времени
Значения даты и времени обрабатываются в программе Microsoft Excel как числа. Таким образом, представление даты и времени в ячейке зависит от заданного для этой ячейки формата чисел. При вводе даты или времени в ячейку, имеющую основной формат чисел, она приобретает встроенный формат даты или времени соответственно. По умолчанию значения даты и времени выравниваются по правому краю ячейки. Если автоматически распознать формат даты или времени не удается, введенные значения интерпретируются как текст, который выравнивается в ячейке по левому краю.
Параметры, выбранные в разделе «Язык и стандарты» панели управления Microsoft Windows, определяют формат, используемый по умолчанию для текущих даты и времени, включая знаки, которые будут использованы как разделители даты и времени. Например, косая черта (/) и дефис (–) для дат, двоеточие (:) для времени согласно стандартам английского языка (США).
При вводе дат, например «01 декабря», программа Excel сопоставляет сначала день, а потом год. Например, «01 декабря» вводится как 1 декабря текущего года, а не декабрь 2001 года.
Разделите дату и время с помощью пробела.
Чтобы ввести время с использованием 12-часового формата, введите после значения времени пробел, а затем буквы AM или PM (A или P). В остальных случаях время интерпретируется в 24-часовом формате. Например, при вводе значения 3:00 вместо 3:00 PM время будет храниться в ячейке в виде 3:00 AM.
Независимо от формата, используемого для представления даты или времени, в программе Excel все даты хранятся как целые числа, а время сохраняется в виде десятичной дроби. Чтобы показать дату в виде числа или время в виде дроби, выделите ячейки, содержащие дату или время, выберите команду Ячейки в меню Формат, перейдите на вкладку Число, а затем выберите формат Общий в списке Числовые форматы.
Время суток и даты можно складывать, вычитать и производить с ними другие вычисления. Чтобы использовать дату и время в формуле, введите дату или время как функцию ДАТА. Например, приведенная ниже формула возвращает результат, равный 68.
=ДАТА(2004,5,12)-ДАТА(2004,3,5)
В программе Excel для Windows (и Lotus 1-2-3) используется система отсчета дат с начала столетия; в этой системе числу 1 соответствует дата 1 января 1900 г. В программе Microsoft Excel для «Макинтошей» используется система отсчета дат, начиная с 1904 года; в ней числу 1 соответствует 2 января 1904 г. Чтобы изменить систему отсчета дат, выберите в меню Сервис команду Параметры, а затем на вкладке Вычисления в группе Параметры книги установите флажок Система дат 1904. Установите систему дат 1904 для книги, которая используется совместно с другими книгами, в которых эта система отсчета дат была установлена ранее.
Если в программе Microsoft Excel для Microsoft Windows был открыт файл, созданный в программе Microsoft Excel для «Макинтошей» версии 2.0 или более поздней версии, то программа Microsoft Excel распознает формат файла и автоматически преобразует даты в систему дат 1900. И наоборот, если открывается файл Microsoft Excel для Microsoft Windows на «Макинтоше», даты преобразуются в систему дат 1904.
Ввод текста
Текст — это любое сочетание чисел, пробелов и нечисловых знаков. Например, текстом считаются следующие данные:
10AA109, 127AXY, 12-976, 208 4675.
Весь текст в ячейке выровнен по левому краю. Чтобы изменить выравнивание, выберите команду Ячейки в меню Формат, перейдите на вкладку Выравнивание, а затем выберите необходимые параметры.
На вкладке Выравнивание установите флажок переносить по словам.
Нажмите клавиши ALT+ENTER.
Выбор подходящей функции
В программе Microsoft Excel в диалоговом окне Мастер функций - шаг 1 из 2 введите краткое описание действия, которое нужно выполнить, и на экран будет выведен список функций, которые можно использовать в подобном случае. Например, при вводе вопроса «как рассчитать ежемесячные выплаты по ссуде» будет предложено использовать функцию ППЛАТ (расчет платежей по ссуде) или функцию КПЕР (расчет количества периодов выплат для инвестиций).
Вырезание и вставка примеров функций из интерактивной справки
Интерактивная справка теперь еще более незаменима в использовании! Выберите функцию, справку по которой необходимо получить, и изучите пример ее использования в нижней части области справки. В разделе справки можно вырезать пример, содержащий формулы и данные, вставить его на рабочий лист и проверить выполнение расчетов, чтобы выяснить, как работает формула. На следующей иллюстрации приведен пример, подобный примерам, доступным в справке.
Зачем нужен справочный центр?
Справочный центр Microsoft Office представляет собой ресурс, содержащий советы, статьи, пошаговые инструкции и ссылки на связанные ресурсы. По вопросам устранения ошибок приложений, поддержки продуктов и получения сведений о конкретных приложениях обращайтесь в службу технической поддержки корпорации Майкрософт (английская версия).
Зачем проводить сравнение?
Справедливый вопрос. Все-таки программа Microsoft Excel не является системой управления базой данных. Это программа управления табличными данными, элементы которых хранятся в строках и столбцах ячеек, называемых листами. Наиболее общей задачей в программе Microsoft Excel является управление списками, например списками номеров телефонов или данных о персонале. По сравнению с этим в программе Microsoft Access данные хранятся в таблицах, которые очень похожи на листы, но предназначены для выполнения сложных запросов, связывающих данные из различных таблиц, расположений и даже полей в других таблицах.
Таким образом, обе программы прекрасно подходят для обработки данных, но у каждой есть свои очевидные преимущества в зависимости от типа данных и выполняемых с ними действий.
с этими сводными отчетами, загрузите
Чтобы работать непосредственно с этими сводными отчетами, загрузите книги, сопровождающие данную статью. Помимо копий всех исходных данных и отчетов, использованных в статье, эти книги содержат четыре отчета сводных диаграмм, поясняющих графический способ представления данных.
Защита данных в программах Microsoft Access и Microsoft Excel
Независимо от используемой программы важно обеспечить защиту данных. Воспользуйтесь следующими советами.
При каждом обновлении данных создавайте резервную копию файла. Не допускайте наличия пустых ячеек в строках и столбцах, содержащих данные. По возможности всегда скрывайте важные данные от просмотра с помощью средства скрытия/отображения данных. Управляйте доступом пользователей для защиты данных. Меры безопасности включают:
шифрование
защиту паролями
разрешения на уровне пользователей
цифровые подписи
доступ только для чтения
Если у вас возникнут вопросы, обратитесь к справке любой из двух программ: введите свой вопрос в поле Введите вопрос в строке меню и нажмите клавишу ENTER.
Сведения об авторе
Эмма Нельсон (Emma Nelson) пишет статьи для веб-узла Средства в Интернете для Office и помогает разрабатывать средства коммуникации и доставки содержимого для следующей версии пакета Microsoft Office.
