Поначалу бывает непросто представить себе,
Поначалу бывает непросто представить себе, как можно использовать отчет сводной таблицы для анализа данных. В этой статье показано, как с помощью базового источника данных создать отчеты сводных таблиц, отвечающие на типичные вопросы, возникающие при анализе данных. Рассмотрены примеры отчетов о продавцах, товарах, заказах и покупателях, причем аналогичным образом нетрудно составить отчеты почти для всех типов исходных данных.
Для простоты все примеры отформатированы с помощью формата «Отчет 5», который может быть применен к отчету сводной таблицы с помощью кнопки Формат отчета.
к первой части статьи, выберите
Чтобы вернуться к первой части статьи, выберите ссылку «Назад» в конце этой статьи.
Общие книги Microsoft Excel являются
Общие книги Microsoft Excel являются простым и гибким средством совместной работы группы пользователей со списками или другими проектами обработки данных. Общая книга позволяет организовать работу с помощью привычных средств Microsoft Excel.
Проекты на основе общих книг легко приспособить к структуре группы. В отличие от базы данных, общая книга Microsoft Excel не требует, чтобы один пользователь принимал на себя всю работу по администрированию. Выдачей разрешений и администрированием проекта не обязательно должен заниматься один человек— задачи управления книгой могут быть равномерно распределены между всеми членами группы.
В этой статье описаны типы проектов, в которых можно эффективно использовать общие книги, и представлен обзор, посвященный подготовке и управлению общей книгой.
Блок-схемы
С помощью блок-схем (или диаграмм последовательности) можно объяснять ученикам, как происходят многоступенчатые процессы (такие как выбор руководителей высшего ранга), а также задать им составление собственных блок-схем, показывающих, как они планируют работать над достижением поставленной цели.
Блок-схемы можно создавать с помощью сочетания разных автофигур на панели инструментов Рисование, включая фигуры и соединительные линии блок-схем.
Быстрое изменение макета
Нужен другой макет отчета сводной таблицы? Требуется поместить сведения о продавцах в строках, а не в столбцах? Интерактивные средства отчета сводной таблицы дают возможность легко повернуть таблицу. Строки и столбцы свободно перемещаются, позволяя извлекать различные сводные данные.
Например, можно переместить поле «Продавец» для отображения данных в строках вместо столбцов.
Если требуется перегруппировать отчет сводной таблицы для рассмотрения данных в различных аспектах, отчет можно быстро «повернуть», переместив поле или изменив порядок элементов в поле.
Чтобы переместить поле, перетащите его в соответствующую область в отчете сводной таблицы. Чтобы изменить порядок элементов в поле, перетащите элемент на другое место в поле.
Для просмотра демонстрации нажмите кнопку Пуск.
В программе Microsoft Excel 2002
В программе Microsoft Excel 2002 доступны средства, позволяющие быстро и довольно просто создавать формулы с использованием функций.
Часто задаваемые вопросы в справочном центре
Зачем нужен справочный центр? Как получить доступ к службе технической поддержки корпорации Майкрософт?
Где найди сведения о более ранних версиях пакета Microsoft Office?
В справочном центре не удалось найти необходимые сведения. Где еще можно поискать ответы на вопросы? Возникла ошибка в работе приложения Office. Какие действия нужно выполнить?
Где получить последние обновления продуктов и наборы исправлений?
Где можно приобрести новые версии продуктов Office?
Что такое проверка данных?
Средства проверки данных Microsoft Excel позволяют установить, какой тип данных нужно вводить в ячейку. Например, может быть разрешен ввод только букв в диапазоне от A до F. Проверка данных может быть настроена таким образом, что пользователи либо не смогут вводить неверные данные, либо после ввода произвольных данных последует обязательная проверка этих данных на допустимость. В средствах проверки предусмотрена возможность настройки сообщений, содержащих сведения о том, какие элементы можно вводить в эту ячейку, а также инструкции по исправлению возможных ошибок.
После ввода данных, не отвечающих установленным требованиям, в программе Microsoft Excel выводится сообщение с инструкциями, составленными при настройке проверки данных.
Проверка данных особенно полезна при создании форм или электронных таблиц, предназначенных для ввода данных другими пользователями, например форм составления бюджета или авансовых отчетов.
В этой статье описывается настройка процедуры проверки данных, включая типы проверяемых данных и выводимые при проверке сообщения, а также предлагается загрузить книгу-образец с примерами проверки, которые можно видоизменить и использовать в собственных электронных таблицах.
Что такое таблица стилей?
Таблица стилей— это правильно составленный документ XML, содержащий специальный набор инструкций для преобразования сведений, находящихся в файле XML. Примененная к файлу XML таблица стилей определяет форматирование (способ отображения) файла XML. Стандарт для таблиц стилей XML называется XSL (Extensible Style Language).
Что такое XML?
XML— это способ размещения структурированных данных (таких как данные листа) в текстовом файле в соответствии со стандартными соглашениями, чтобы эти данные могли быть распознаны различными приложениями. Формат XML позволяет создавать настраиваемые теги, чтобы данные можно было определять, проверять, интерпретировать и передавать между различными приложениями и организациями.
Тег XML описывает данные в текстовом файле (в представленном ниже примере специальные текстовые строки, содержащие названия учебных заведений, описаны как тег «name»). Однако в отличие от формата HTML, теги XML не указывают на форматирование и не определяют, как должны выглядеть данные при их отображении на экране. Формат XML описывает содержимое веб-документа, тогда как теги HTML описывают, как документ выглядит. В XML можно определить неограниченный набор тегов.
Чтобы добавить новое примечание
Выделите текст или элемент, по которому делается примечание. На панели инструментов Рецензирование нажмите кнопку Создать примечание. Введите текст в выноску примечания.
Чтобы изменить примечание
Щелкните выноску примечания, которое требуется изменить. Измените текст по мере необходимости.
Чтобы отправить документ на рецензирование
В меню Файл выберите команду Отправить и подкоманду Сообщение (на рецензию).
Автоматически создается сообщение электронной почты с вложенным документом Microsoft Word. В строку темы автоматически помещается фраза «Пожалуйста, проверьте 'имя документа'» и добавляется текст «Пожалуйста, проверьте вложенный документ». Измените по мере необходимости текст сообщения или сразу введите адреса членов вашей группы в поле «Кому» и нажмите кнопку Отправить.
Можно также указать порядок поочередной доставки сообщения членам группы, выбрав в меню Отправить команду По маршруту. Для получения дополнительных сведений о маршрутизации см. раздел Цикл рецензирования в Microsoft Office XP: отправка документа на рецензирование.
Получив сообщение, адресаты найдут вложенное предложение, а средства рецензирования будут автоматически отображаться при открытии вложения. Рецензенты смогут добавлять примечания и предлагать изменения текста. Когда каждый член группы просмотрит документ и ответит на ваш адрес, вы сможете учесть все замечания в одном документе, выполнив сравнение и объединение исправлений и предложений.
Чтобы отслеживать изменения при редактировании
На панели инструментов Рецензирование нажмите кнопку Исправления.
Внесите необходимые изменения, вставляя, удаляя и перемещая текст или графику и изменяя форматирование.
Отслеживание изменений можно отключить, еще раз нажав кнопку Исправления на панели инструментов Рецензирование.
Чтобы ответить на примечание
Выделите примечание, на которое требуется ответить.
На панели инструментов Рецензирование нажмите кнопку Создать примечание. Введите текст в выноску примечания.
Выделите примечание, на которое требуется ответить.
На панели инструментов Рецензирование нажмите кнопку Создать примечание. Введите текст в выноску примечания.
Можно также ввести текст в Область проверки в нижней части экрана.
Примечания позволяют задать собственные вопросы или привлечь внимание к внесенным вами изменениям и объяснить их причины.
Чтобы скрыть примечание
Если примечания включены, выберите в меню Вид команду Разметка.
Чтобы удалить все примечания
На панели инструментов Рецензирование щелкните стрелку рядом с кнопкой Отклонить примечание об изменении или удалении и выберите команду Удалить все примечания в документе.
Чтобы вставить вопросы или примечания
Выделите текст или элемент, по которому делается примечание.
На панели инструментов Рецензирование нажмите кнопку Создать примечание. Введите текст в выноску примечания.
Примечание. Если панель инструментов Рецензирование не выведена на экран, выберите в меню Вставка команду Примечание для вставки первого примечания.
Можно также ввести текст в область проверки в нижней части экрана.
Работа с новой информацией, полученной по электронной почте. Большинство сведений о потребностях клиента вы получаете по электронной почте. Один из ваших сотрудников собрал сведения о текущем клиенте в старом сообщении, которое хранится в архиве вашей почты. После небольшого редактирования это сообщение можно использовать почти дословно. Установив Microsoft Word как редактор электронной почты для Microsoft Outlook®, легко выполнить копирование и вставку из одного документа в другой, а новые средства специальной вставки в программе Word позволяют сохранить уникальное форматирование и стили в создаваемом документе.
Цикл рецензирования в Microsoft Office XP: дискуссии в документах
Каждый, кому приходилось участвовать в коллективном создании документов, знает, что часто работа останавливается при возникновении разногласий. В Microsoft Office XP команда Отправить/Сообщение (на рецензию) позволяет использовать примечания для отслеживания дискуссии по тексту документа.
Если рецензенты используют средство отслеживания изменений и примечания (после команды Сообщение (на рецензию) рецензенты получают документ с автоматически включенными средствами отслеживания), автор документа получает возможность принимать или отклонять изменения, привлекать внимание к частям документа, требующим дальнейшего пояснения, а также задавать вопросы и отвечать на них в выносках примечаний.
Например, предположим, что при работе над предложением вашей консалтинговой фирмы вы уже отправили черновик на рецензию другим членам группы. Собрав полученные ответы, вы убеждаетесь, что противоречия по некоторым вопросам не позволяют выпустить окончательный документ.
Если вам часто приходится разрабатывать документы в составе группы, Microsoft Office XP может облегчить вашу работу. Команда Отправить/Сообщение (на рецензию) позволяет пользователям Office XP получать по электронной почте в виде вложений документы, автоматически подготовленные для совместной работы.
Например, работа небольшой консалтинговой фирмы зависит от контрактов и предложений. Ваша группа в течение нескольких недель собирается для обсуждения вашего последнего предложения. Идеи и пожелания для этого предложения уже собраны, и одному из участников поручено подготовить черновой вариант. Как только он подготовит черновик, вы получаете сообщение электронной почты с вложением для рецензирования.
Большинству исполнителей приходится часто работать в составе группы при создании документов, проектов, предложений и отчетов, которые рассылаются по нескольким адресам на рецензию, для исправлений или на утверждение.
Команда Microsoft Office XP Отправить/Сообщение (на рецензию) облегчает эту часть работы. Теперь после отправки на рецензию в электронной почте в виде вложений документов адресаты получат их автоматически подготовленными для совместной работы.
Новые средства рецензирования Microsoft Office XP не только облегчают совместную работу, помогая отправить документ на рецензию; они также позволяют отслеживать ход работы над документов и включать примечания в окончательный документ.
Например, работа небольшой консалтинговой фирмы зависит от контрактов и предложений. Ваша группа в течение нескольких недель собирается для обсуждения вашего последнего предложения. Идеи и пожелания для этого предложения уже собраны, и вам поручено составить черновой вариант. Вам уже приходилось разрабатывать подобные предложения, поэтому вы садитесь за компьютер и открываете последний удачный контракт вашей фирмы.
Данные не возвращаются либо возвращаются неправильные данные
Существует несколько причин, по которым данные не могут быть импортированы в программу Microsoft Excel.
При создании или обновлении запроса убедитесь в том, что соединение с интрасетью или Интернетом установлено. Некоторые страницы используют сценарии для создания таблиц с данными. Веб-запросы Microsoft Excel не поддерживают эти типы страниц. Для отображения веб-страницы в диалоговом окне Веб-запрос используется компонент веб-обозревателя Microsoft Windows, чтобы можно было выбрать необходимые данные. В этом диалоговом окне сценарии и привязка данных отображаются вместе. При извлечении данных с веб-узла для импорта или обновления в программе Microsoft Excel этот компонент не используется. Единственными используемыми сведениями являются исходный необработанный HTML-текст без повторной обработки сценариев и привязки данных перед извлечением данных. Если веб-страницей управляет не ваша компания, то это ограничение обойти нельзя. Если содержимым веб-страницы управляете вы или ваша компания, то можно использовать переадресацию, описанную выше.
Данные не возвращаются с защищенных узлов (узлы, для которых требуется пароль)
Программа Microsoft Excel не поддерживает получение данных с защищенных веб-узлов, не использующих защиту Microsoft Windows NT®. Примером этого может служить веб-узел банка, позволяющий просматривать сведения о состоянии личного счета.
Данные отображаются неправильно в качестве дат
Программа Microsoft Excel автоматически интерпретирует даты при вводе данных. Например, запись «06-03» будет преобразована в «6 марта». Автоматическое распознавание дат в программе Microsoft Excel можно отключить в диалоговом окне Параметры веб-запроса (кнопка Параметры в диалоговом окне Изменить веб-запрос).
Добавление и удаление данных
Если в отчет сводной таблицы необходимо добавить дополнительные сведения, например данные о продажах с разбивкой по продавцам, это нетрудно сделать путем добавления или удаления категорий сведений.
Например, добавьте поле «Продавец».
Если требуется увеличить или уменьшить количество категорий данных, отображаемых в отчете сводной таблицы, достаточно добавить или удалить поле строки, столбца или страницы.
Чтобы добавить поле, перетащите поле из окна Список полей сводной таблицы в соответствующую область отчета сводной таблицы. Чтобы удалить поле, перетащите его за пределы отчета сводной таблицы.
Для просмотра демонстрации нажмите кнопку Пуск.
Примечание. Изменение данных непосредственно в отчете сводной таблицы не допускается. Следует сначала изменить исходные данные, а затем обновить отчет сводной таблицы.
Дополнительные сведения
Коллекция образцов диаграмм. Добавление к диаграммам привлекательных элементов форматирования. Веб-узел Microsoft Education (на английском языке). Более подробные инструкции по созданию графиков и диаграмм см. в справке Excel.
Чтобы напечатанный отчет было легче сканировать, воспользуйтесь кнопкой Формат отчета на панели инструментов Сводные таблицы для быстрого переключения в формат, в котором данные для каждого поля строки располагаются с отступом (подобно текстовой структуре). Кроме того, все итоги для поля данных будут помещены в отдельный столбец.
Если проекту становится тесно в рамках общей книги...
Если журнал изменений ведется регулярно, то с течением времени размер общей книги может увеличиться настолько, что загрузка книги будет происходить очень медленно. Если размер книги мешает эффективной работе с книгой, поиску сведений и обслуживанию, если управление доступом пользователей занимает много времени, а сами пользователи постоянно нуждаются в разрешении конфликтов, — в таких случаях книгу можно преобразовать в базу данных Microsoft Access. Формат Microsoft Access хорошо подходит для любого листа, который стал слишком большим, сложным и трудным в обслуживании, поскольку программа Microsoft Access обеспечивает безопасную работу в многопользовательском режиме и располагает средствами для сохранения точности и целостности данных. Программа Microsoft Access предназначена для организации, эффективного хранения и извлечения больших объемов данных.
Где можно приобрести новые версии продуктов Office?
Сведения о приобретении продуктов Office опубликованы на странице Как купить программное обеспечение Microsoft.
Чтобы больше узнать о пакете Office XP перед тем, как приобрести его, посетите Домашнюю страницу Microsoft Office.
Где найди сведения о более ранних версиях пакета Microsoft Office?
Использование ссылок Office 2000. В правой области на каждой странице справочного центра содержится ссылка на страницу Статьи и советы по Microsoft Office 2000, содержащую ссылки на справочные статьи по Office 2000. Расширение поиска. В поле Поиск введите только название продукта или номер версии. Например, введите «97» для получения ссылок на справочные статьи по Microsoft PowerPoint® 97. Поиск выдаст больше результатов, чем при вводе дополнительных уточняющих слов, однако так больше шансов найти раздел с нужными сведениями. Поиск по ключевым словам. В поле Поиск введите одно или два ключевых слова вместо всего вопроса целиком. Можно также использовать различные комбинации слов. Например, попробуйте ввести «электронная почта» вместо слова «сообщение».
Где получить последние обновления продуктов и наборы исправлений?
Обновления и наборы исправлений для определенной используемой системы доступны на странице Обновления. Ссылка на эту страницу расположена на левой панели каждой страницы справочного центра.
Примечание. Узел обновлений продуктов может сам определить, какие обновления требуются вашему компьютеру. При этом никакие сведения в корпорацию Майкрософт не отправляются.
Общие обновления, надстройки, дополнения, конвертеры и средства для просмотра доступны в Центре загрузки Microsoft Office.
Гибкость надстройки MSN MoneyCentral Stock Quotes
Надстройка предлагает простой интерфейс, не требуется даже вводить функцию. Просто щелкните необходимые параметры. Если требуется настроить результаты, можно вручную построить множество различных формул для расчета необходимых результатов.
Чтобы использовать надстройку MSN MoneyCentral Stock Quotes, необходимо сначала загрузить ее с веб-узла Microsoft Office (английская версия), установить ее, а затем нажать кнопку Справка на панели инструментов MSN MoneyCentral Stock Quotes Add-in для получения необходимых сведений.
Htm2chm_about
|
Created using htm2chm 3.0 Download it NOW! |
Теперь можно получать обновляемые биржевые
Теперь можно получать обновляемые биржевые котировки в программе Microsoft Excel, вставив функцию MSNStockQuote в ячейку листа. Эта функция позволяет вычислять формулы, основанные на значениях, возвращаемых функцией. Можно легко создавать собственный финансовый анализ.
Функция MSNStockQuote, доступная в надстройке MSN® MoneyCentral™ Stock Quotes, возвращает цену акции компании либо другие указанные сведения об акции, такие как: максимальная цена за день, минимальная цена за день, спрос, предложение, окончательная цена и др. Можно обновлять функцию для получения последних сведений. Надстройка предлагает даже интерфейс, позволяющий быстро и легко создавать таблицы финансовых сведений.
Использование графиков и диаграмм Excel2002 в учебном процессе
Учителям хорошо известно, что все учатся по-разному. Одни ученики обладают аналитическим складом ума, другие мыслят образами. И каждый из них играет свою роль: в каждом классе есть свои клоуны, тихони, шалуны, болтуны, легкомысленные особы и отшельники.
Истина заключается в том, что в большинстве людей намешано много разных черт. Поэтому чем больше разных способов используется для подачи материала, тем лучше его усваивают ученики.
Графики и диаграммы Microsoft Excel 2002 можно использовать для объяснения сложных понятий, более живого изложения скучного материала, а также чтобы заинтересовать учащихся и следить за их успехами.
Учителя и администраторы могут использовать разные виды диаграмм для контроля за успеваемостью в разных классах, тенденциями развития, а также для ведения статистики и учета других сведений об учениках или целых учебных округах.
Использование кнопки «Изменить»
Другим способом помещения табличных данных с веб-страницы в книгу Microsoft Excel является использование кнопки Изменить в окне обозревателя Microsoft Internet Explorer. Эта кнопка включает программу Microsoft Excel как редактор всех веб-страниц. Если данные, которые требуется экспортировать в программу Microsoft Excel, найдены, щелкните стрелку рядом с кнопкой «Изменить», а затем выберите команду Изменить в Microsoft Excel.
Использование команд «Копировать» и «Вставить»
Другим способом создания веб-запроса является запуск программы Microsoft Internet Explorer (версии 4.0 или более поздней). Затем можно скопировать табличные данные, которые требуется импортировать, а затем вставить их в книгу Microsoft Excel. При вставке данных в книгу Microsoft Excel следует использовать кнопку Параметры вставки, чтобы выбрать параметр Создать обновляемый веб-запрос.
Для получения дополнительных сведений о кнопке Параметры вставки и других смарт-тегах см. Быстрое выполнение задач с помощью смарт-тегов в приложениях Microsoft Office XP.
Использование команды «Импортировать данные»
Традиционным способом создания веб-запроса является использование команды Создать веб-запрос (меню Данные, команда Импортировать внешние данные). Если требуется вставить один из запросов, поставляемых с программой Microsoft Excel, или веб-запрос, созданный и сохраненный ранее, можно использовать команду Импортировать данные (меню Данные команда Импортировать внешние данные).
Использование контекстного меню
Теперь можно экспортировать табличные данные, найденные на веб-странице, в программу Microsoft Excel, используя контекстное меню. Щелкните правой кнопкой данные и выберите команду Экспорт в Microsoft Excel. Эта возможность позволяет начать создание веб-запроса из окна обозревателя Microsoft Internet Explorer.
Использование переадресации веб-запроса
При создании веб-запроса на определенную таблицу на веб-странице программа Microsoft Excel ищет HTML-тег o:WebQuerySourceHRef. Если этот атрибут присутствует, это означает, что автор веб-страницы предусмотрел желание пользователей создавать веб-запросы на страницу и разработал специальную версию таблицы данных, имеющую другой веб-адрес. Преимущество заключается в том, что пользователи веб-запроса, вместо соединения с таблицами в формате HTML, получают данные в формате XML Spreadsheet.
Примером переадресации веб-запроса в Microsoft Office XP может служить список, помещенный на узле, основанном на SharePoint Team Services. Если был установлен веб-узел, основанный на SharePoint Team Services, и на этом веб-узле был создан список, можно создать веб-запрос на список и программа Microsoft Excel будет использовать переадресацию для соединения с источником данных.
Использование полей страницы для просмотра подмножества данных
Если в отчет сводной таблицы включено поле страницы, отчет становится трехмерным, состоящим из нескольких «страниц». Каждая страница содержит подмножество данных, обобщенных в отчете.
Чтобы просмотреть другую страницу, нажмите кнопку со стрелкой рядом с элементом поля страницы, а затем щелкните нужный элемент в списке.
Использование примечаний для дискуссии
Разработчик документа перед отправкой на рецензию может вставить в документ выноски примечаний с вопросами. Рецензенты также могут использовать примечания для пояснений по любым вопросам и для аргументации в пользу внесенных изменений. Вы можете ответить на примечание, изменив существующее примечание или добавив новое.
Использование примера веб-запроса
Веб-запрос «Биржевые котировки MSN® Money Central™ Investor», поставляемый с программой Microsoft Excel, позволяет вставить последние биржевые котировки в электронную таблицу. Следует использовать подкоманду Импортировать данные (меню Данные, команда Импорт внешних данных), а затем выбрать Биржевые котировки MSN MoneyCentral Investor в качестве исходных данных. Для значения параметра следует использовать значок интересующей акции. Например, для получения курсов акций Microsoft следует ввести MSFT. После создания запроса его значения можно обновлять, чтобы получить новые котировки.
Использование средств программы Microsoft Excel для выявления ошибок
Помимо проверки орфографии, в программе Microsoft Excel 2002 можно выполнить проверку наличия ошибок. Выполнить такую проверку можно, если в меню Сервис выбрать команду Проверка наличия ошибок. При этом будет выполнена проверка формул на наличие ошибочных значений, чисел в текстовом формате, а также поиск формул со ссылками на пустые ячейки и т. д.
Если включена фоновая проверка ошибок (по умолчанию она включена), нет необходимости самостоятельно запускать проверку наличия ошибок. Если в программе Microsoft Excel ячейка воспринимается как содержащая ошибку, она помечается зеленым треугольником. При выделении ячейки на экран выводится смарт-тег Параметры проверки ошибок. Если щелкнуть расположенную на смарт-теге стрелку, можно получить дополнительные сведения или просмотреть список дополнительных средств, таких как Справка по этой ошибке, Показать этапы вычисления и Пропустить ошибку.
В программе Microsoft Excel также доступна панель зависимостей, позволяющая графически отслеживать влияющие ячейки (ячейки, ссылки на которые содержатся в формуле проверяемой ячейки) и зависимые ячейки (ячейки с формулами, содержащими ссылку на проверяемую формулу). На следующей иллюстрации индикатор синего цвета обозначает зависимые и влияющие ячейки.
Использование веб-запроса с XML-источниками данных
Программа Microsoft Excel поддерживает чтение и запись XML. Это означает возможность создания веб-запросов на XML-файлы. Можно создать веб-запрос на любой XML-файл, но если используется схема XML Spreadsheet, то таблица может содержать формулы. При использовании веб-запроса для извлечения данных из XML-файла необходимо установить флажок полностью формат HTML в диалоговом окне Настройка веб-запроса.
Примечание. При создании веб-запроса на XML-файл программа Microsoft Excel использует первую доступную инструкцию. Если инструкция не включена, программа Microsoft Excel определяет правильную схему: XML Spreadsheet, MSPersist или ни одна из них. Программа Microsoft Excel обрабатывает файл в соответствии со схемой. Если ни одна схема не подходит, программа Microsoft Excel будет использовать общий код XML Flattening. Программа Microsoft Excel сохраняет XML-файлы в схеме таблицы. Это единственный доступный формат для сохранения XML-файлов в программе Microsoft Excel.
Использование всплывающих подсказок для облегчения ввода аргументов функции.
Теперь при вводе формулы, содержащей функцию, в программе Microsoft Excel выводится всплывающая подсказка с указанием необходимых аргументов функции. Каждый раз при вводе аргумента следующий аргумент функции, который нужно указать, будет выделен. Помимо этого, если щелкнуть название функции в окне всплывающей подсказки, на экран будет выведен раздел справки, содержащий дополнительные сведения и примеры использования функции.
Изменение веб-запроса
Изменяя запрос, можно изменить тип и форматирование возвращаемых данных. Щелкните ячейку, содержащую данные запроса, а затем нажмите кнопку Изменить запрос на панели инструментов Внешние данные.
Как файл XML отображается в программе Excel?
При открытии файла XML в программе Excel (предполагается, что связанные таблицы стилей не используются) этот файл XML «линеаризуется», то есть преобразуется в двумерный лист, состоящий из строк и столбцов. Теги XML отображаются как заголовки столбцов, а данные отображаются в строках под соответствующими заголовками. Открытые в Excel файлы XML доступны только для чтения, поэтому сохранить исходный файл в формате электронных таблиц XML нельзя.
При открытии файла XML, связанного с таблицей стилей, можно либо открыть файл без применения таблицы стилей, либо применить определенную таблицу стилей (если файл связан с несколькими). Если применяется связанный файл XSL, то именно этот файл XSL определяет представление данных (представленный далее пример к этому случаю не относится).
Если связанный файл XSL отсутствует или не применяется, первый элемент (корневой узел) используется в качестве заголовка и отображается в ячейке A1 («/universities» в приведенном ниже примере). Остальные теги сортируются в алфавитном порядке во второй строке. Файл XML, пример которого был приведен ранее, отображается в программе Excel следующим образом.
| /university/location | /university/name |
| Santa Barbara, CA | UCSB |
| Arlington, TX | University of Texas at Arlington |
| Hattiesburg, MS | USM |
Данные каждого тега отображаются в третьей и последующих строках электронной таблицы. Каждая строка содержит один уникальный набор данных.
Как получить доступ к службе технической поддержки корпорации Майкрософт?
Ссылка на Службу технической поддержки (английская версия) расположена в правой области на каждой странице справочного центра.
Копирование и вставка для сохранения стилей
Буфер обмена Microsoft Office позволяет копировать и вставлять в документы данные из сообщений электронной почты с сохранением уникального форматирования.
В сообщении электронной почты выделите и скопируйте текст, с которым вы будете работать.
В окне документа Microsoft Word выберите в меню Правка команду Буфер обмена Office. Будет открыта область задач «Буфер обмена».
В документе установите курсор в месте вставки текста. Затем в области задач «Буфер обмена» щелкните элемент, который требуется вставить. Текст будет вставлен в документ. Чтобы выбрать параметры форматирования, щелкните значок Параметры вставки (значок буфера обмена), который появляется под вставленным текстом. Выберите Использовать форматирование конечного фрагмента, чтобы шрифт и стиль вставленного текста совпадал с шрифтом и стилем текущего документа.
Для получения дополнительных сведений о буфере обмена Microsoft Office XP прочитайте статью Просмотр до 24 элементов в буфере обмена Office XP.
Работа с новыми данными из Microsoft PowerPoint или Microsoft Excel. Ваша группа имеет подробные электронные таблицы по финансовым операциям клиента, и вы хотели бы сравнить их с потенциальным увеличением доходов, которое обеспечит предлагаемая вами услуга. Вам также хотелось бы использовать хорошие сводки о проблемах клиента, имеющиеся в предварительной презентации, составленной членом вашей группы. Данные из Microsoft PowerPoint и Microsoft Excel можно скопировать и вставить в Microsoft Word.
Работа с новыми данными из рукописных заметок. Для отслеживания дискуссий и собраний ваша фирма использует планшетные компьютеры и средства распознавания рукописного текста Microsoft Word 2002. Эти данные можно скопировать и вставить в новый документ обычным образом. Дополнительные сведения содержатся в статье Распознавание рукописного текста в Office XP(английская версия) .
Отслеживание изменений при редактировании. Средства отслеживания изменений при редактировании позволяют при работе с данными из разных источников учитывать изменения формата и содержимого при работе над документом.
Лицензионное соглашение
Даный справочник является собственностью владельца сайта www.dreamprogs.narod.ru dr.AMikа. Этот справичник может распостранятся как бесплатно так и платно, взависимости от желания его автора. Использование нашего справочника в комерческих целях незапрещается. Вы можете его свободно продавать в разных магазинах или софт порталах, но обезательно должны сообщить про это меня на емаил andriyko@rambler.ru или dr.amik@mail.ru, и после того, как получите мое разрешение можете продавать другим. А вот бесплатное распространение нашего справочника незаперещено, в таком случае просто дайте мне знать где, и на каком сайте вы поместили этот справочник или материалы из него.
Листы графиков и внедренные графики
Можно создать график на основе определенного листа электронной таблицы (он называется график листа) или в виде внедренного графика на уже существующем листе. При любом способе создания графика он связан с исходными данными на листе, поэтому он автоматически обновляется при обновлении данных на листе.
Внедрение графика
Внедренный график считается графическим объектом и сохраняется как часть листа, в который он внедрен. Внедренные графики лучше всего использовать в случае необходимости печати одного или нескольких графиков вместе с листом данных.
Использование листа графика
Лист графика представляет собой отдельный лист книги со своим собственным именем. Можно использовать лист графика, если требуется просмотреть большие и сложные графики или внести в них изменения отдельно от данных листа, а также когда требуется сэкономить место на экране при работе с листом.
Настройка проверки данных
После определения типа проверки, которая будет использоваться в ячейках листа, настройка параметров проверки может быть выполнена с помощью команды Проверка (меню Данные). Инструкции по настройке содержатся в книге-образце, которую можно загрузить по ссылке из этой статьи, а также в справке Microsoft Excel 2002. Ниже дан общий обзор настройки процедуры проверки.
Настройка электронной таблицы. Начните с ввода данных и формул в электронную таблицу. Если используется список доступных записей, введите этот список и присвойте ему имя. Определение параметров ячеек. Начиная с первой подлежащей проверке ячейки, задайте в диалоговом окне Проверка вводимых значений нужный тип проверки, сообщение для ввода и сообщение об ошибке, если такие сообщения требуется. Настройка проверки для других ячеек. Для экономии времени можно скопировать параметры проверки первой ячейки для всех остальных ячеек, а затем изменить их. Проверка правил проверки данных. Попробуйте ввести в ячейку сначала допустимые, а потом недопустимые данные и убедитесь, что параметры проверки установлены правильно и сообщения появляются в нужный момент. Для внесения изменений в параметры проверки воспользуйтесь командой Проверка. После изменения процедуры проверки одной ячейки можно автоматически применить эти изменения ко всем остальным ячейкам, имеющим такие же параметры. Настройка списка допустимых значений. Если используется список допустимых значений, его можно сделать недоступным для пользователей. Чтобы пользователи не могли самостоятельно изменять этот список, его можно поместить в другую книгу, настроить проверку данных, скрыть книгу, содержащую список, и защитить ее паролем. Не зная пароль, пользователи не смогут открыть книгу со списком. Применение защиты в случае необходимости. Если требуется защитить лист или книгу, можно сделать это после завершения настройки проверки данных. Перед установкой защиты книги убедитесь, что все проверяемые ячейки разблокированы, иначе пользователи не смогут вводить данные в ячейки. Открытие общего доступа к книге в случае необходимости. Если требуется открыть общий доступ к книге, можно сделать это после завершения настройки проверки данных. Если книга открыта для общего доступа, изменение параметров проверки данных невозможно, пока не будет закрыт общий доступ, однако проверка указанных ячеек такой книги программой Microsoft Excel будет осуществляться по-прежнему. Проверка результатов для обнаружения недопустимых данных. После ввода данных пользователями проверка книги с целью поиска недопустимых данных может быть выполнена следующим способом.
Не импортируется форматирование
По умолчанию веб-запрос не импортирует форматирование (только неформатированный текст). Это происходит потому, что некоторое форматирование HTML не совместимо с последующим анализом в программе Microsoft Excel. Например, объединенные ячейки являются стандартным форматированием HTML, но объединенные ячейки не совместимы с отчетом сводной таблицы и диаграммы. Чтобы сохранять форматирование, установите переключатель в положение только формат RTF или полностью формат HTML в диалоговом окне Параметры веб-запроса (кнопка Параметры в диалоговом окне Изменить веб-запрос).
Области применения общих книг
Общие книги хорошо подходят для отслеживания состояния, сбора и обобщения сведений, составления списков. Если каждому пользователю необходимо назначить отдельную область листа, за своевременное обновление которой он будет отвечать, с возможностью просмотра результатов работы остальных сотрудников, используйте общую книгу. Кроме того, пользователям можно разрешить добавлять данные в конец списка.
Ниже приведен пример общей книги для группы бухгалтеров, занимающихся просроченной дебиторской задолженностью.
Главный бухгалтер, создавший эту общую книгу, назначает сотрудников для ведения учета по различным регионам. Если сотрудники определяют, что платежи задерживаются, каждый из них может добавить строку на лист. Если один сотрудник отвечает за работу с тридцатидневной задолженностью, он может обновлять столбец C при отправке последних уведомлений и при получении платежей. Другой сотрудник, составляющий расписание платежей для клиентов, имеющих девяностодневную задолженность, может обновлять столбец E. Для отражения сведений о состоянии каждый сотрудник вводит в столбец A примечания, обозначенные красными треугольниками. Главный бухгалтер постоянно держит книгу открытой на экране и просматривает изменения, используя автоматическое обновление каждые несколько минут.
Общая книга не всегда подходит для больших и сложных моделей листов, в которых структура и формулы часто изменяются или принимают законченный вид лишь со временем. Книги такого типа удобнее вести одному владельцу или пользователям, изменяющим и обновляющим сведения по очереди.
Обновление данных
Веб-запрос может быть обновлен вручную (панель инструментов Внешние данные, кнопка Обновить данные) или автоматически. Использование этой возможности гарантирует наличие последних сведений в электронных таблицах.
Обновление записей и создание отчетов на основе базы данных
Из сохраненных данных можно создавать отчеты или использовать их как любую базу данных. Чтобы изменить данные в записи, следует повторно открыть и изменить сохраненную копию формы, связанной с этой записью. При удалении копии формы соответствующая запись остается в базе данных, а все ее будущие обновления необходимо будет выполнять из программы управления базой данных. Удалить эту запись можно как любую другую в базе данных этого типа.
Откройте книгу, в которую будут вводиться данные, копируемые в базу данных. Подписи следует вводить в ячейку над или слева от той, в которую требуется поместить вводимые данные. Подписи будут использоваться как имена полей в базе данных. В меню Данные выберите команду Мастер шаблонов. Следуйте инструкциям мастера. Для получения справки для шага нажмите кнопку Справка в окне мастера.
Примечания
Если на шаге 4 мастера шаблона при создании базы данных были включены записи из существующих книг, то расположение данных в существующих книгах должно соответствовать расположению ячеек, выбранных для полей данных. Например, если в мастере шаблонов будет указано, что данные в ячейке D4 на листе «Личные _данные» связаны с полем «Код сотрудника» в базе данных, во всех имеющихся книгах с данными, которые требуется добавить в базу данных, код сотрудника также должен храниться в ячейке D4 на листе «Личные_данные». Если соответствие нарушено, то мастер добавит неполные или пустые записи в базу данных. Если на шаге 2 мастера шаблонов был выбран тип базы данных dBASE или Microsoft FoxPro, можно выбрать только папку, в которой содержится база данных. Не следует включать имя файла в поле Укажите имя и положение базы данных. В противном случае при выборе базы данных отображается сообщение «Непредвиденная ошибка». Для того чтобы шаблон стал доступным всем пользователям, сохраните шаблон в доступном месте в сети. Затем требуется создать ярлык для папки или шаблона, а пользователи, в свою очередь, должны поместить этот ярлык в свою папку «Шаблоны».
Выберите в меню Файл команду Открыть. В поле Папка откройте папку, содержащую копию формы, связанной с изменяемой записью базы данных. Щелкните книгу, содержащую форму, а затем нажмите кнопку Открыть. Измените сведения в форме. В меню Файл выберите команду Сохранить. Выберите, следует ли обновить текущую запись или создать новую, а затем нажмите кнопку ОК.
Примечание. Если вы не имеете сохраненную копию формы для записи, которую следует изменить или вы не уверены, какая книга связана с записью, используйте программу, работающую с базой данных, для изменения записи в базе данных.
Обобщение и анализ данных
«Общую картину» данных можно получить с помощью средств обобщения и анализа данных в отчете сводной таблицы. Для статистической обработки данных в программе Microsoft Excel 2002, например, путем подсчета суммы, среднего значения или количественных показателей, ввод формул вообще не требуется.
У меня нет особых предпочтений,
Февраль 2002 г.
Эмма Нельсон (Emma Nelson)
У меня нет особых предпочтений, когда речь идет об использовании программ Microsoft Excel 2002 и Microsoft Access 2002, однако иногда лучшей программой для обработки данных оказывается совсем не та, которая ожидалась.
Правильный выбор особенно важен, когда доступ к данным и их обновление должны производиться максимально быстро и точно. Этот обзор посвящен выбору программы, наиболее подходящей для обработки имеющихся данных.
Обе программы Microsoft Access и Microsoft Excel предоставляют следующие возможности:
мощные запросы для сортировки и фильтрации данных; сложные расчеты для извлечения нужных сведений; сводные таблицы и сводные диаграммы для обработки данных в интерактивном режиме; получение отчетов на основе данных и их просмотр в различных форматах; формы для добавления, изменения и удаления данных, а также для перехода от одних данных к другим;
слияние в программе Microsoft Word для, например, массового изготовления наклеек с адресами; подключение к внешним данным с последующим просмотром, запросами и изменением данных без их импорта; создание веб-страниц для вывода данных только для чтения или для доступа к ним в изменяемом формате; импорт данных из внешних баз данных (Access, Microsoft SQL Server™) и других типов файлов (.txt или .htm).
Обе программы размещают данные столбцами, которые называются также полями и содержат сведения определенного типа (тип данных). В верхней ячейке каждого столбца находится подпись столбца. Единственное отличие заключается в том, что строка в программе Microsoft Excel называется записью в программе Microsoft Access.
Рассмотрим в качестве примера создание штатной ведомости. Этот список должен содержать пять столбцов: табельный номер, фамилия, инициалы, номер рабочего телефона, дата приема на работу. Верхняя ячейка каждого столбца будет содержать текстовую подпись с описанием соответствующих данных.
Основной критерий выбора: являются данные реляционными или нет?
Если логика данных позволяет хранить их в виде одной таблицы или листа, так и следует поступать. Под логикой здесь понимается непосредственная связь данных в каждом столбце, которые должны находиться в одной простой таблице формата Access или Excel. Они должны размещаться и обновляться единообразно. Данные такого типа, находящиеся на одной странице или листе (но не на нескольких!), называются простыми или нереляционными данными. Приведенный выше пример со списком персонала описывает именно этот случай: инициалы сотрудников не хранят в другой таблице отдельно от их фамилий.
«Типичной задачей Microsoft Excel2002 является управление списками. Если логика данных позволяет хранить их в виде одной таблицы или листа, так и следует поступать».
Тем не менее, если данные требуют хранения в разных таблицах, нужна реляционная база данных. Каждая таблица по существу представляет собой описание типа данных, например заказов клиентов. Если требуется реляционная база данных, то для данных определено отношение один-ко-многим. Например, в базе данных заказов клиентов одна таблица будет содержать имена клиентов, а другая — их заказы. У каждого клиента может быть несколько заказов. Кроме того, понадобится еще одна таблица для сведений о заказах, так как каждый заказ может включать несколько строк позиций. Реляционные данные лучше всего хранить в базе данных Microsoft Access.
Нетрудно заметить прямую связь между объемом данных и сложностью их эффективной организации. Чем больше данных, тем очевиднее необходимость размещения их в нескольких таблицах Microsoft Access. Для упрощения обработки данных и обеспечения их точности в программах Microsoft Access и Microsoft Excel предусмотрены уникальные идентификаторы. В программе Microsoft Access это первичный ключ (значок в виде ключа, появляющийся в режиме конструктора таблицы), который однозначно определяет каждую запись. В программе Microsoft Excel каждая строка обозначается номером, а каждый столбец — буквой, поэтому на каждую ячейку или диапазон ячеек имеется своя ссылка, например B5. В жизни у каждого есть номер социального страхования — лучший уникальный персональный идентификатор.
« В программе Microsoft Access есть первичный ключ, а в Microsoft Excel — ссылка на ячейку. У человека есть номер социального страхования — лучший уникальный персональный идентификатор».
Обратите внимание, что при обращении к врачу или при приеме на работу наряду с фамилией и именем требуется номер медицинского или пенсионного страхования. Дело в том, что однофамильцы и даже полные тезки далеко не редкость. Уникальные идентификаторы почти всегда числовые. Они обеспечивают целостность данных и предотвращают появление дубликатов записей или данных в ячейках, которые не удается распознать (так называемые пустые значения). Кроме того, с помощью числовых идентификаторов быстрее всего извлекаются данные при поиске или сортировке.
Основы веб-запросов
Лучшим способом получения сведений об основах веб-запросов является ознакомление с одним из веб-запросов, включенным в программу Microsoft Excel.
составлен большой список данных, содержащий
Предположим, составлен большой список данных, содержащий объемы продаж каждого вида продукции, и требуется извлечь из этого списка значимые сведения, чтобы ответить на следующие вопросы.
Каков общий объем продаж по каждому региону? Какая продукция лучше продается? Какой продавец работает более эффективно?
Для ответа на эти и другие вопросы можно создать отчет сводной таблицы, представляющий собой интерактивную таблицу, которая осуществляет автоматическое извлечение, организацию и обобщение данных. Полученный отчет можно затем использовать для анализа данных, например, путем их сравнения, поиска закономерностей и взаимосвязей, а также анализа тенденций.
В качестве примера можно использовать следующие исходные данные...
... для создания отчета сводной таблицы, отражающего динамику продаж каждого вида продукции по каждому региону.
Возможности отчета сводной таблицы.
Отображение только необходимых сведений
Можно отображать или скрывать элементы в поле строки или столбца, например, указанные виды продукции или продавцов. Можно также отображать или скрывать сведения об элементах в полях строки или столбца.
Например, в поле «Тип» можно скрыть все позиции товаров, кроме напитков.
В отчете сводной таблицы можно детализировать сведения или скрыть их для представления «общей картины».
Отобразите или скройте элементы в строке или столбце. Щелкните стрелку в поле, а затем установите или снимите необходимые флажки. Например, в поле «Тип» можно скрыть все элементы продукции, кроме элемента «Напитки».
Отобразите или скройте определенные сведения для элемента. Щелкните элемент в поле, а затем нажмите кнопку Отобразить детали или Скрыть детали на панели инструментов Сводные таблицы. При необходимости щелкните поле с деталями, которые требуется отобразить.
Например, для элемента «Напитки» в поле «Тип» можно включить больше деталей, показав продажи по годам.
Отобразите базовый источник данных для указанной ячейки данных. Дважды щелкните ячейку для просмотра детальных сведений. Например, дважды щелкните промежуточные итоги для категории «Напитки» по региону «Восточный», чтобы просмотреть записи исходных данных, используемых для вычисления значения ячейки.
Отправка документа на дальнейшее рецензирование
Закончив рецензирование документа, добавление примечаний и предложение изменений, можно вернуть документ отправителю, нажав кнопку Ответить с изменениями на панели инструментов Рецензирование.
Отправка документа на рецензирование
После предварительных изменений черновик вашего предложения готов для отправки на рецензию другим членам группы. Следует сохранить документ на вашем компьютере и подготовить почтовое сообщение с запросом на рецензирование предложения.
Ответ на вопросы соавторов в документе
Если вы обнаружите, что имеются вопросы по документу, над которым вы работаете, то программа Word 2002 позволяет ответить на эти вопросы в самом документе.
Предположим, что в вашей фирме идут дебаты о ценах, которые вы должны предложить компании, для которой пишется предложение. Поскольку ценовой план является частью предложения, участник группы, составивший черновик, включает вопрос о ценах в выноску примечания. Вы можете ответить на этот вопрос, вставив в ответ собственное примечание.
Печать диапазона ячеек
Щелкните первую ячейку в диапазоне, который нужно напечатать. Выполните одно из следующих действий.
Чтобы выделять ячейки с данными по одной, нажмите клавишу SHIFT, а затем используйте клавиши со стрелками для выделения нужных ячеек.
-или-
Чтобы выделить диапазон смежных ячеек, нажмите клавиши SHIFT+CTRL, а затем используйте клавиши со стрелками для выделения нужных ячеек. Примечание. При удерживании нажатой клавиши СТРЕЛКА ВНИЗ выделяются все ячейки этого столбца, которые содержат данные. Клавиши СТРЕЛКА ВПРАВО и СТРЕЛКА ВЛЕВО используются для выделения диапазонов ячеек с меньшим шагом.
-или-
Чтобы выделить несмежные ячейки или диапазоны ячеек, выделите первую ячейку или диапазон ячеек, нажмите клавишу CTRL и выделите остальные ячейки или диапазоны. В меню Файл выберите команду Печать.
В группе Вывести на печать установите переключатель в положение выделенный диапазон, а затем нажмите кнопку ОК.
